EXECUTIVE ASSISTANT

EFFIK, filiale du groupe ITALFARMACO est un laboratoire pharmaceutique français spécialisé dans les domaines de la santé de la femme, de la neurologie et des maladies rares.Dans un contexte de forte croissance, nous renforçons notre support de la Direction Générale.Votre rôleAssurer un support de haut niveau à la Direction Générale et coordonne les services généraux pour offrir un cadre de travail performant et sécurisé.Ce poste stratégique combine en effet les responsabilités d'assistanat exécutif et de gestion des opérations internes. Il vise à garantir l'efficacité des dirigeants tout en assurant un environnement de travail optimal pour l'ensemble des équipes.Vos missionsExecutive AssistantGestion de l’agenda et des réunionsOrganiser et coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels des dirigeantsPréparer les dossiers pour les réunions (ordres du jour, compte rendu, documents nécessaires) notamment lors des Comités de Direction, et autres réunions avec le BoardAssurer le suivi des décisions prises lors des réunions (suivi des actions)Organisation des déplacementsPlanifier et organiser les déplacements professionnels (réservations de transport, hébergement, itinéraires) des Dirigeants et autres collaborateurs du siègeOrganiser les réunions au siège avec tous membres du Board (Transferts, Hotels, logistique)Préparer les itinéraires et gérer les imprévus pendant les déplacementsCommunication interne, gestion de projets et évènementiel :Assure la gestion de projets relatifs à la direction généraleOrganiser les séminaires, réunions stratégiques et événements internes.Assurer la communication et la circulation de l’information entre la Direction Générale et les interlocuteurs internes et externes.Gérer les communications écrites et orales de la Direction Générale.Gérer les appels téléphoniques, emails et courriers, en priorisant les demandesAgir comme intermédiaire entre les dirigeants et les interlocuteurs internes et externesRédiger des courriers, notes de synthèse et autres documents professionnels au nom de la directionOffice ManagerCoordination et gestion des locaux :Gérer l’accueil des locauxVeiller à l’entretien des locaux, à l’aménagement des espaces de travail et de vie et à la gestion des déménagements, si nécessaireGérer les espaces de travail (salles de réunion, fournitures, clef) et de vie (cafétéria, machine à café)Gérer le contrôle d’accès aux locaux (création et restitution badges d’accès)Accueillir, coordonner et gérer les entreprises extérieuresGarantir la sécurité des locaux (mise en conformité, gestion des extincteurs, sorties de secours...) et suivi des actions (mise à jour du DUERP, en collaboration avec le département RH, mise aux normes des locaux…)Rédige les procédures nécessaires au fonctionnement des locauxGestion administrative :Assurer le suivi administratif général (courrier, documents légaux, archivage, contrats fournisseurs).Gérer les fournitures de bureau et le matériel nécessaire au bon fonctionnement du bureau.Gérer les contrats et les relations avec les prestataires (fournisseurs, maintenance, téléphonie fixe ...).Optimiser les coûts de fonctionnement des services générauxOrganisation et coordination des événements :Organiser des événements internes et externes (réunions, séminaires, conférences, événements d’entreprise) en lien avec le service RH et les services internes concernés.S'occuper de la logistique pour les événements : réservation de lieux, coordination des prestataires, gestion des invitations.Références des partenaires extérieurs pour les différentes prestations (prestataires ESAT : plateaux-repas, buffet…)Communication au sein des bureauxCoordonne en partenariat avec les responsables de département les actions de communication relative aux bureaux auprès des salariés (siège et terrain)Profil recherchéFormation Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMIUne expérience confirmée en assistanat exécutif ou assistanat de direction dans l’industrie pharmaceutique est requiseMaitrise de l’anglais professionnelCapacité à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs variés.Sens des priorisations, autonomie, rigueur, sens de l’organisationMaîtrise des outils bureautiquesCe que nous offrons :Un rôle clé et transversal.Un laboratoire dynamique avec un portefeuille en pleine croissance.Une évolution progressive vers une polyvalence sur d’autres missions.Des projets variés tout au long de l’année.Process d'entretien1er contact téléphonique avec notre Talent Acquisition : Camille2ème contact visio (30min) avec Camille3ème contact avec la Directrice des Ressources Humaines4ème contact avec la Directrice GénéraleProposition d'embauche #J-18808-Ljbffr