Assistant.e administratif.ve, budget et contrats

L'organisation L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels. L’Ordre national des Pharmaciens regroupe près de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité (titulaires d’officine, pharmaciens fabricants ou exploitants, pharmaciens de la distribution en gros, pharmaciens adjoints d’officine, pharmaciens des D.O.M et collectivités d’Outre-Mer, pharmaciens biologistes et pharmaciens hospitaliers). Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés. Le Conseil national de l'Ordre des pharmaciens est composé de membres élus et de membres nommés. Il est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle. Il coordonne l’action des conseils centraux et joue un rôle d’arbitrage entre les différentes branches de la profession. Il est qualifié pour représenter, dans son domaine d'activité, la pharmacie auprès des autorités publiques et des organismes d'assistance. Il peut, devant toutes les juridictions, exercer tous les droits réservés à la partie civile relativement aux faits portant un préjudice direct ou indirect à l'intérêt collectif de la profession pharmaceutique. Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général, des services communs de l’Ordre, composés de plusieurs Directions (Affaires publiques, européennes et internationales, Exercice professionnel, Affaires Juridiques, Communication, Technologies en santé, Finances, Informatique, RH…) travaillent pour tous les Conseils. La Direction de l’Organisation et des Systèmes d’Information (DOSI) assure la gestion des projets d’évolution du système d’information en coopération avec les directions métiers, opère et maintient en conditions opérationnelles et de sécurité l’infrastructure technique et applicative et assure l’assistance fonctionnelle, technique et la formation des utilisateurs en matière d’utilisation des logiciels, des applications métiers, des sites web et des équipements mis à disposition. Le poste Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur et au sein d’une équipe de plus d’une vingtaine de personnes, vous articulez votre activité entre 4 grandes thématiques : Gestion administrative et financière Suivi des conditions d’exécution d’un contrat ou d’un marché, gestion des contrats, des factures, des demandes d’achats, des procès-verbaux, des contacts avec les prestataires et fournisseurs, des fiches de demande de matériel et organisation des documents administratifs de la direction sur un espace partagé. Vous êtes garant du respect des procédures, en particulier de la commande publique et vous participez à l’élaboration du budget et au suivi de son exécution. Communication DOSI et formation Collecte, classement et mise à jour des indicateurs fournis par les différents pôles, mise en forme et / ou conception des tableaux de bord, de synthèses ou d’articles, relecture des articles et des documents produits par la DOSI, uniformisation des modèles de documents et reporting régulier à la direction (quotidien, hebdomadaire, mensuel…). Vous assurez la formation des collaborateurs sur l’outil Google Workspace. Vous participez également à la préparation de la Commission des systèmes d'information (CSI) et à certains projets (par exemple : gestion des contacts, numérisation des processus de la DAF). Votre profil De formation Bac+2 / 3 en secrétariat / gestion ou équivalent, vous justifiez d’une expérience réussie sur des postes équivalents dans un univers complexe et matriciel. Vous maîtrisez les techniques administratives, la gestion de budgets et le suivi de tableaux de bord. Vous disposez de connaissances solides en matière contractuelle et êtes familier.ère des procédures relatives aux marchés publics. Doté.e d’un excellent esprit d’analyse et de synthèse, vous possédez également de très bonnes capacités rédactionnelles et une orthographe irréprochable, complétées par des notions d’anglais. Vous utilisez avec aisance les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que les environnements collaboratifs tels que Google Workspace. Rigoureux.se, organisé.e et proactif.ve, vous savez communiquer efficacement avec différents interlocuteurs, gérer les priorités et faire preuve de sens du service, de discrétion et de confidentialité. Informations supplémentaires Poste : CDI à temps plein Disponibilité : dès que possible Localisation : Paris 17ème Rémunération : en fonction de l’expérience Avantages : mutuelle et prévoyance, tickets restaurant, épargne salariale, charte du télétravail Vos données personnelles sont traitées par le Conseil national de l’Ordre des pharmaciens (CNOP) aux fins de gestion du recrutement. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime du CNOP de suivre et de gérer les candidatures transmises pour les offres de travail publiées sur son site. Vos données personnelles sont accessibles uniquement au personnel habilité du CNOP ainsi qu’à des prestataires agissant en qualité de sous-traitant qui interviennent dans le cadre de ce traitement, notamment des cabinets de recrutement et des cabinets de graphologie.Vos données seront conservées pendant une durée de deux ans à compter du dernier contact avec le CNOP afin de reprendre contact avec vous en cas d'opportunité ultérieure, sauf demande de suppression de votre part avant cette échéance Conformément au Règlement européen général sur la protection des données personnelles (RGPD) et à la loi informatique et libertés modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de portabilité, d’effacement de vos données personnelles ou de limitation de leur traitement en adressant un courrier électronique à l’adresse suivante : . Vous disposez également, si vous l’estimez nécessaire, du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) #J-18808-Ljbffr