Secrétaire administratif/administrative des résidences

Offre n° 202JMJFSecrétaire administratif/administrative des résidences - UG SAVH (H/F)Poste à pourvoir au sein de l'Unité de Gestion Savoie Hébergement en CDD jusqu'au 31/08/2026, prolongation de contrat et CDIsation possiblePoste à temps plein, 38h/semaine sur 5 jours ou 4,5 jours, du lundi au vendredi. 51 jours de congés et RTT à l'année. Congés à prendre selon le calendrier des vacances universitaires et scolaires.Déplacements possibles au sein des résidences universitaires Savoie Hébergement : Foyer Etudiant des Alpes, Cardinière, Comte Vert, Résidence du Nivolet/Chaney, Résidences du Bourget du lac.Missions : Placé(e) sous la responsabilité de la directrice de l'unité de gestion et de la directrice adjointe en l'absence de la directrice, la secrétaire administrative des résidences est chargée d'assurer l'ensemble des tâches relatives à la gestion locative et financière de l'hébergement, la gestion locative au profit des étudiants : accueil, secrétariat administratif et financier.Activités principales (liste non exhaustive) :Aide et assite la direction de l'unité de gestionÊtre le lien entre les accueils de résidence et le pôle logementSuivre les affectations par résidence - suivi des arrivées et départs - optimisation du taux d'occupation - suivi des places disponibles et transmission au pôle logementPréparation des tours d'affectationPréparation et suivi des dossiers LEI / DRI - Elaboration et suivi de tableaux de bordAssurer un soutien auprès des accueils en période de forte activité (traitement des dossiers d'admission EBAIL, gestion des arrivées et des départs, réalisation d'état des lieux ponctuellement)Effectue le suivi des impayésPrépare les dossiers présentés à la commission des impayésEffectue le suivi des débiteurs et les relancesSuivi des dossiers de mise au contentieux en collaboration avec le secrétariat hébergementContrôle et relance la saisie des contrats de cautionnement VisaleAssure les déclarations de mise en jeux et le suivi des dossiers VisaleGestion et vérification des loyers et dégradationsEffectue la vérification des erreurs de constatations, des listes de provisionsEffectue la vérification des tarifs paramétrés dans l'outil de gestion locativeSaisie des encaissements par chèque, carte bleue, espècesRéalise le contrôle des droits constatés (loyers, dégradations, prestations) : contrôles des constatations, vérification des tarifs, déconstatations,QuittancementSaisie et contrôle des remboursements CAF ou trop-perçus,Vérification et validation des RIBEffectue la remise de chèques EDENREDAssure la gestion des conventions courts et moyens séjours (identification des besoins des partenaires ou usagers, contrôle des pièces, rédaction et transmission des conventions)Suivi de facturation et paiement en lien avec le secrétariat et la régisseuseEffectue ponctuellement le dépôt des factures sur Chorus ProGestion, contrôle et transmission des fichiers CAF : APL ALSParticipe à l'organisation et au suivi de la campagne des renouvellementsPlanifie et contrôle les plages des rendez-vous d'arrivée et de départAssurer des taches de secrétariat de directionAssister la direction dans les démarches administrativesRédaction de courriers, comptes-rendus, préparation de tableaux de suiviParticipe aux réunions de serviceRédaction et diffusion de comptes-rendus de réunions, courriers, procéduresVérifie les affichages en résidence et alerte sur la pertinence des informations (informations permanentes et campagnes destinées aux étudiants)Participe aux manifestations organisées par le Crous Grenoble Alpes et l'unité de gestion Savoie hébergement (Conseil de Résidence, journée portes-ouvertes, exercices incendie, groupe de travail .)Un envoi de la fiche de poste complète sera réalisée auprès des candidats présélectionnés.Pour candidater CV + lettre de motivation obligatoireType de contrat CDD - 8 MoisContrat travail Durée du travail 38H/semaineTravail en journéeSalaireDe 1823 € à 1970 € brut selon expérience sur des fonctions similairesDéplacements Déplacements: JamaisProfil souhaitéExpérience2 An(s) Cette expérience est indispensableBac+2 ou équivalents- Gestion des administrationsCompétencesAccueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensableAssurer la gestion administrative d'une activité Cette compétence est indispensableGestion administrative du courrier Cette compétence est indispensableMettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensableModalités d'accueil Cette compétence est indispensableNormes rédactionnelles Cette compétence est indispensableUtiliser les outils numériques Cette compétence est indispensableArchiver des dossiers et documents de référenceClasser des documentsDéfinir des besoins en approvisionnementGérer les agendas et planifier des rendez-vousRenseigner, mettre à jour une documentation techniqueRédiger un rapport, un compte rendu d'activitéTechniques de prise de notesSavoir-être professionnelsAvoir l'esprit d'équipeFaire preuve de rigueur et de précisionAvoir le sens du serviceInformations complémentairesQualification : Employé non qualifiéSecteur d'activité : Autres hébergementsD'autres offres peuvent vous intéresser : #J-18808-Ljbffr