Emplois actuels liés à Coordinateur·trice administratif·ve du PDG - Paris, Île-de-France - INRAE

Présentation de l'institut

L'Institut national de recherche pour l'agriculture, l'alimentation et l'environnement (INRAE) est un organisme public de recherche qui regroupe une communauté dynamique, avec 272 unités de recherche, de services et expérimentales, réparties sur 18 sites en France. INRAE se distingue comme un leader mondial dans les domaines des sciences agricoles et alimentaires, ainsi que des sciences végétales et animales. Ses travaux de recherche visent à développer des solutions pour des pratiques agricoles durables, une alimentation de qualité et une gestion responsable des ressources et des écosystèmes.

Intégré·e au Siège d'INRAE, vous serez membre de l'unité Collège de direction (CODIR), qui regroupe environ soixante collaborateurs. Cette structure opérationnelle est chargée de définir et de mettre en œuvre la stratégie de l'institut. Vous apporterez votre soutien au Président-Directeur général, ainsi qu'aux autres membres de la direction, dans la mise en œuvre des initiatives, notamment en matière de collaboration scientifique et de partenariats.

Au sein de l'équipe d'appui au Collège de direction, vous collaborerez étroitement avec le PDG, aux côtés de deux autres assistant·e·s, d'un chauffeur, d'une cheffe de cabinet et de deux conseillers. Vous serez responsable de la gestion des relations du PDG avec divers interlocuteurs, y compris des ministères, des partenaires privés et publics, ainsi que des parlementaires.

Vos principales responsabilités incluront :

• La gestion et le suivi de l'agenda complexe et évolutif du PDG, incluant de nombreux rendez-vous en France et à l'international.
• La mise à jour et l'utilisation d'un tableau de bord numérique pour le suivi des demandes de rendez-vous et des participations aux réunions.
• La préparation des dossiers nécessaires pour chaque rendez-vous, en collaboration avec les membres du cabinet.
• La communication efficace avec les membres du cabinet, les services administratifs d'INRAE et les partenaires internes et externes.
• La gestion des sollicitations téléphoniques et numériques, ainsi que le traitement des courriers entrants et sortants.
• L'organisation de réunions de haut niveau, en veillant à la logistique et au respect des protocoles.
• La préparation des déplacements du PDG, incluant la coordination avec les agences de voyage.
• La gestion des notes de frais et des demandes de remboursement.
• La préparation de communications internes et externes au nom du PDG.
• Le suivi des activités et la réalisation de tableaux de bord pour le reporting.

Collaboration et environnement de travail

Vous travaillerez en étroite collaboration avec un·e autre assistant·e, sous la supervision de la cheffe de cabinet. Ce poste requiert une flexibilité horaire pour assurer une présence continue au secrétariat du PDG.

Nous recherchons une personne ayant un excellent sens des relations humaines, fiable et respectueuse de la confidentialité. Vous devez être capable de rédiger des communications claires et professionnelles, et posséder une expérience significative dans un rôle similaire. Une maîtrise des outils numériques, notamment du Pack Office et des plateformes de gestion de documents, est essentielle.

Qualités personnelles : autonomie, polyvalence et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés et de haut niveau.

Engagement envers la discrétion : Une grande discrétion et un savoir-être professionnel sont indispensables dans ce rôle.