Responsable de Service

L'objectif principal de ce poste est de contribuer à la performance du service à domicile en mobilisant les ressources nécessaires au fonctionnement du service dans une dynamique partenariale. Vous serez chargé de garantir le droit des usagers, selon les objectifs fixés par votre hiérarchie et en adéquation avec le projet de service.

Vos missions principales seront :

• Participer à l'élaboration du projet de service, pour le service maintien à domicile, selon lignes directrices de l'autorité territoriale
• Participer à l'élaboration budgétaire, pour le service maintien à domicile, et être garant de sa mise en œuvre sous contrôle de l'autorité territoriale
• Participer à l'élaboration du plan de formation, et s'assurer de la mise en œuvre
• Atteindre les objectifs fixés par la direction générale des services, en qualité de responsable de service et rendre compte de son activité par la transmission des données d'activités
• Informer et orienter les personnes âgées et leur entourage
• Recenser et évaluer les besoins des personnes âgées à domicile, en lien avec les partenaires médico-sociaux
• Gérer la facturation aux usagers et les transferts nécessaires aux bénéficiaires, caisses, avec la gestion des accords, résoudre les anomalies liées aux écarts planifications-accords caisse, etc…
• Accompagner les responsables de secteur dans la mise en œuvre du plan d'aide, et leur optimisation, en fonction des ressources humaines disponibles
• Organiser les prestations par la gestion des plannings des agents sociaux de manière ponctuelle, en cas de besoin de renfort auprès des responsables de secteur
• Gérer les marchés publics dont le marché portage repas, le suivi qualité en lien avec la direction des affaires juridiques et marchés publics
• Assurer la gestion administrative du marché portage repas, le suivi qualité, la bonne exécution du marché et son renouvellement 
• Assurer le suivi d'entretien courant du véhicule portage repas (kilométrage, bon de commandes pour essence, dates de révisions, contrôle kilométrage et état du véhicule…)
• Assurer le suivi des boitiers et logiciel métiers du service maintien à domicile (contrats, garanties, remplacements matériel, recherche d'amélioration continue de l'outil)
• Assurer le suivi de la qualité du service rendu pour le service maintien à domicile, avec des outils de reporting, analyse et traçabilité
• Encadrement des responsables de secteur, et soutien dans les actions directement engagées auprès des bénéficiaires
• Accompagnement des Responsables de secteur dans leurs missions d'encadrement des agents sociaux, et de la gestion des ressources humaines pour développer l'activité du service
• Coordonner les prestations des différents intervenants et partenaires médico-sociaux, en lien étroit avec les bénéficiaires et aidants, afin d'assurer une mise en œuvre efficiente des plans d'aide
• Animer les réunions de coordination mensuelles avec les responsables de secteur
• Participer selon les besoins aux réunions d'équipes mensuelles avec les agents sociaux
• Contribuer aux recrutements des agents sociaux (suivi des candidatures, pré-sélection, lien avec les partenaires du secteur de l'emploi…)
• Participer à la mise en place d'actions collectives selon les accords-cadres du CIAS RT, au service du projet de territoire de la communauté d'agglomération
• Suivi budgétaire
• Evaluer son activité et produire les rapports règlementaires (rapport d'activité, TSA NOVA, Tableaux d'activités du département, ARS, etc…)
• Piloter les évaluations interne/ externe du service exigé par les institutions déléguées par l'Etat (Département, ARS…) et être garant de la mise en œuvre du plan d'action

• Accueil téléphonique et physique, orientation
• Evaluer, analyser les besoins des bénéficiaires et assurer la prise en charge des demandes
• Coordonner la gestion du service maintien à domicile, et du portage repas
• Instruire les dossiers APA, et participer au suivi social du bénéficiaire en lien avec les responsables de secteur et les partenaires médico-sociaux
• Etablir les bons de commandes nécessaires à l'exécution des dépenses assurer un contrôle du service fait
• Gérer la facturation aux usagers et les transferts nécessaires aux bénéficiaires, aux caisses, gérer les anomalies de facturation spécifique maintien à domicile, du fonctionnement quotidien des logiciels (MEDYSIS,…)
• Gérer les tableaux de bord des activités financières (suivi heures, règlements bénéficiaires, règlements caisses)
• Assurer la fonction de sous-régisseur suppléante
• Gérer les renouvellements de prise en charge des bénéficiaires du pôle personnes âgées, récupérer les notifications (ASAPRO) et assurer les contrôles plannings avant facturation, en lien avec les responsables de secteur
• Gérer la facturation du portage repas et téléassistance, des bénéficiaires
• Extraire les données utiles pour traitement paie des agents sociaux (variables paies), gestion des compteurs d'heures, en lien avec les responsables de secteur
• Saisir mensuellement l'activité sur site Nova (URSSAF), saisir le rapport d'activité et le bilan annuel sur Nova, les tableaux d'activité des organismes de tutelles (Etat, Département, ARS…)
• Rendre compte de l'activité et s'adapter aux missions du service
• Planifier l'organisation des formations et groupes d'analyse de pratiques
• Organiser les sessions de recrutements, le suivi des candidatures
• Assurer un suivi et rendre compte de l'activité du service selon les objectifs fixés par l'utilisation des outils, logiciel métier

Minimum BAC + 3  (DEASS, CAFERUIS ou équivalent), expérience 2 à 3 ans confirmée dans des fonctions similaires avec encadrement d'équipe

Permis B

·       Autonome

·       A l'aise à l'écrit/oral

·       Bon relationnel, sens du contact et de nature empathique

·       Esprit de synthèse, capacité d'analyse, sens de l'évaluation et de la négociation

·       Parfaite connaissance du public personnes âgées et/ ou en situation de handicap fragilisées, et de leurs besoins

·       A l'aise avec le secteur et les dispositifs d'aide sociale, ainsi que le soin à domicile

·       Maîtrise des techniques de communication pour mener des entretiens d'aide à la personne

·       Veille au respect de la déontologie et de l'éthique du service maintien à domicile, porté par la CART

·       Application des orientations de la CART, portée par le CIAS RT, en matière d'action sociale

Management :

Savoir piloter les compétences des responsables de secteur en mode projet

Capacité à fixer des objectifs et des priorités aux collaborateurs

Capacité à évaluer objectivement le collaborateur

Capacité à déléguer

Capacité à s'organiser

Capacité à contrôler le travail du collaborateur

Capacité gérer les conflits

·       Être à même de maîtriser les situations de conflits

·       Etre capable de prendre du recul face aux situations de pression, avoir une bonne maîtrise de soi

·       Avoir l'esprit d'équipe, le sens des responsabilités et de l'autorité

·       Faire preuve de discernement

·       Être disponible et respecter le devoir de discrétion professionnelle

·       Être en mesure de gérer l'articulation avec les partenaires