Chargé de suivi administratif F/H

il y a 4 semaines


Ploemeur, Bretagne, France L'Union sociale pour l'habitat Temps plein

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement au sein de la direction « Aménagement et assistances aux collectivités », vous rejoindrez une équipe dynamique de 12 personnes, comprenant un Directeur Aménagement, 8 chargé(e)s d'opérations et 3 assistant(e)s opérationnel(le)s.

Votre rôle consistera à soutenir les chargé(e)s d'opérations en intervenant dans la gestion et le suivi administratif et financier des différentes phases des projets gérés par le service, notamment les concessions d'aménagement et le renouvellement urbain. À ce titre, vous serez amené(e) à réaliser les missions suivantes :

1. Suivi administratif des projets :

- Gestion des contrats avec les partenaires, depuis la consultation jusqu'à la réception et la période de parfait achèvement (si applicable) :

  • Préparation des dossiers de lancement et gestion des consultations en conformité avec la réglementation en vigueur.
  • Collaboration avec le-la chargé(e) d'Opérations pour la préparation des documents nécessaires.
  • Analyse des candidatures et des offres en partenariat avec le-la chargé(e) d'Opérations.
  • Contrôle et suivi des marchés à l'aide de logiciels appropriés.
  • Suivi des situations de travaux et d'honoraires en collaboration avec le-la chargé(e) d'Opérations.
  • Gestion des échéances et suivi des règlements.
  • Suivi des dossiers d'assurance et des états de solde.

2. Secrétariat classique des chargé(e)s d'opérations :

- Gestion des communications téléphoniques et électroniques.

- Rédaction et saisie de documents, prise de notes.

- Traitement du courrier entrant et sortant.

- Organisation et classement des documents.

- Planification et gestion des réunions.

- Archivage des dossiers selon les procédures établies.

3. Interface et fonction d'alerte :

- Suivi de l'état d'avancement des projets.

- Préparation et édition des documents nécessaires au suivi des dossiers.

- Relances internes et externes pour assurer le bon déroulement des opérations.

- Contacts avec les tiers (Maître d'œuvre, collectivités locales, administrations) à la demande des chargé(e)s d'opérations.

- Coordination entre les différents intervenants externes et les chargé(e)s d'opération.

Profil recherché

Diplômé(e) d'un Bac (idéalement BTS ou DUT) en gestion, finances ou juridique, vous disposez d'une première expérience en administration et secrétariat, de préférence dans le secteur du BTP, de l'immobilier ou de l'architecture. Les candidatures avec une expérience plus significative seront également considérées.

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et appréciez le travail en équipe, tout en assurant un reporting régulier sur vos activités. Vous maîtrisez la réglementation des marchés publics et les logiciels de gestion, ainsi que les outils informatiques (traitement de texte et tableurs).

Vos qualités relationnelles, votre discrétion et votre motivation sont essentielles pour établir un partenariat constructif avec divers interlocuteurs.

Rémunération : Selon expérience (statut technicien/maîtrise)



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