Coordinateur de direction – Achats et approvisionnements

il y a 4 jours


Villejuif, Île-de-France Groupe Hospitalier Paul Guiraud Temps plein

Job Summary

The Assistant(e) de direction – Direction des achats et des approvisionnements is responsible for providing administrative support to the Director of Purchasing and Supplies. This role involves coordinating and organizing tasks, managing correspondence, and maintaining accurate records.

Key Responsibilities

  • Coordinate and organize tasks for the Director of Purchasing and Supplies, including preparing and sending information to the department.
  • Assist the Logistics Manager and the Purchasing Manager of the GHT in their daily tasks.
  • Take minutes and prepare documents, sometimes of a confidential nature.
  • Process and manage a portion of the department's information (current correspondence, specific cases).
  • Receive and organize mail, schedule appointments, receive and filter phone calls, establish direct contact with the Director, the management team, and external partners.

Permanent Activities

  • Physical and telephone reception
  • Registration, sorting, and distribution of incoming mail
  • Preparing and sending outgoing mail
  • Typing and formatting documents (letters, notes, reports)
  • Scheduling and organizing appointments, meetings, and travel
  • Managing files (preparation, follow-up, reproduction, and dissemination of documents)
  • Managing archives in accordance with applicable rules
  • Coordinating between different departments of the direction
  • Managing supplies: orders and tracking of stocks
  • Integrating market documents into CPAGE in collaboration with the market managers

Ponctual Activities

  • Assist the Order Bureau managers as needed
  • Enter orders
  • Receive, settle, and mandate with treatment of rejections


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