Assistant Administratif et Comptable H/F

il y a 1 mois


Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France Alternis Business School Temps plein
Le poste de Assistant Administratif et Comptable H/F

En charge de fonctions administratives, organisationnelles et comptables de l'Ecole, sous la supervision de la Responsable Administrative et Pédagogique et du Directeur de site.

Missions d'administration

Vérification des dossiers étudiants et relance des pièces manquantes

Vérification des dossiers intervenants et relance des pièces manquantes

Rédaction et envoi des contrats pour signature auprès du formateur et signature

avec la direction d'ALTERNIS

Mise à jour des documents administratifs

Envoi des certificats de scolarité

Création des cartes étudiantes

Classement / création de dossiers administratifs (ex : copie d'examen)

Missions de Logistique Administrative

Réserver les hôtels/ trains des intervenants et demander l'accord à la Direction pour validation du paiement

Gestion des salles de cours sur Hyperplanning

Dépôt des contenus pédagogiques sur Hyperplanning (support de cours et syllabi)

Commande de fournitures (café- gobelet - mobilier - bureautique etc.)

Création des boites mails des étudiants, des intervenants et des collaborateurs et envoi des identifiants (si besoin générer des nouveaux mots de passe)

Réservation des animations prévues pour les étudiants (séances de Futsal via l'application LE FIVE...)

Organisation des cours en distanciel

Potentielle participation aux salons et événements internes/externes

Missions comptables

Réceptionner, classer les factures dans le tableau de suivi Excel

Vérifier les heures et taux horaires des intervenants sur Hyperplanning et envoyer les données salaires des intervenants au cabinet comptable

Réceptionner et enregistrer les notes de frais des intervenants et des collaborateurs

Emission des factures clients, sur base des informations données par le Responsable comptable, suivi des encaissements et relances

Emission des certificats de réalisation des apprenants via Edusign/Hyperplanning, aux fins de facturation des OPCOs

Mission relative aux Admissions

De façon très ponctuelle, prospection commerciale (lycées partenaires, étudiants...).

Le profil recherché

Savoir

Compétences bureautiques : Office (Excel, Word, PowerPoint), Canva, Réseaux sociaux

Bon niveau de communication orale et écrite

Gestion administrative, logistique et comptable

Savoir-faire

Organisation, rigueur, anticipation et polyvalence

Capacité d'analyse

Maîtrise des procédures

Travail en mode projet

Comportement

Très bon relationnel et sens de la communication

Rigueur et sens du détail, fiabilité et discrétion

Dynamisme et prise d'initiative

Coopération et esprit d'équipe

Grande maturité

L'entreprise

Organisme de formation alliant excellence académique et alternance en entreprise, Alternis Business School propose des formations dans les domaines du Management, des RH, de la Finance, de la Supply Chain, du Marketing et dans le Management du Vin. La totalité de ces programmes figurent parmi les meilleurs au classement régional et national Eduniversal.

L'établissement s'inscrit donc dans une démarche éducative et d'apprentissage hyper-qualitative en prenant en parallèle le soin d'accompagner ses étudiants de manière personnalisée dans leur recherche d'alternance.

Ainsi, nos étudiants bénéficieront en classe réduite d'intervenants figurant parmi les plus grands spécialistes de leur industrie en intervenant en parallèle pour des entreprises leader dans leur secteur d'activité.

Découvrez l'entreprise Alternis Business School



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