Assistant du Secrétaire Général des Services

Présentation

Vous êtes à la recherche d'un nouveau défi professionnel qui correspond à vos valeurs? Le Département d'Ille-et-Vilaine œuvre pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d'activités variés. Nous rejoindre, c'est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.

Nous recrutons un assistant du secrétaire général de la direction générale des services. La direction générale des services dirige l'administration de la collectivité départementale et coordonne l'activité des pôles. Elle pilote la feuille de route des services, fixe le cap, les priorités, projets et actions à mettre en œuvre. Au cœur des décisions, elle est en lien permanent avec le Président, l'exécutif et l'ensemble des conseillers départementaux et le cabinet. Elle comprend :

1. le Secrétariat Général des services,
2. la Direction Assemblée, Affaires juridiques et Documentation,
3. la Direction de la Communication.

Description du Poste

Collaborateur·trice direct·e et de confiance du secrétaire général des services, vous assurerez son assistance et serez le·la garant·e des échéances et de la qualité des productions (dossiers, notes à l'exécutif, notes internes, courriers). Pour assurer une continuité de service, vous travaillerez en binôme avec l'assistante de direction du directeur général des services.

Missions Générales

Vous assurerez les missions suivantes :

1. Organiser l'agenda du secrétaire général des services.
2. Gérer ses communications téléphoniques, électroniques et accueil physique des rendez-vous.
3. Préparer et assurer l'organisation logistique et matérielle des réunions (gestion des agendas, réservation de salles, préparation des dossiers, diffusion des comptes-rendus).
4. Assurer le suivi des courriers, des notes et des parapheurs, et des relations avec les partenaires extérieurs.
5. Assurer la gestion administrative du secrétariat général de la direction générale des services (suivi administratif du personnel mais aussi suivi des enveloppes RH, suivi budgétaire en lien avec la Direction assemblée, affaires juridiques et documentation et la Direction de la communication, gestion des besoins bâtimentaires, logistiques et informatiques, suivi des tableaux de bord).
6. Concevoir des mails d'information, des courriers, rapports, et notes pour le secrétariat général des services.
7. Assurer le lien avec les assistant·es de direction des pôles pour la préparation des instances intéressant la direction générale et la présidence.
8. Suivre et anticiper les échéances.
9. Hiérarchiser les activités en cours et les diverses sollicitations.
10. Organiser le tri, le classement et l'archivage des documents.

Missions Spécifiques

1. Organiser les réunions du Groupe Exécutif Restreint et du Groupe Majoritaire, en lien avec le cabinet du Président.
2. Organiser et suivre les réunions des maires et des Président·es d'EPCI, en lien avec le cabinet du Président.
3. Assurer la préparation et le suivi des réunions du Comité de Direction Générale et du Comité de direction.
4. Assurer la gestion des temps des agent·es rattaché·es à la Direction Générale.
5. Suppléer l'assistante de direction du directeur général des services pendant ses congés.

Spécificités du Poste

1. Relations régulières avec le cabinet du Président et avec l'ensemble des services départementaux.
2. Assurer les fonctions de RH délégué·e pour la Direction Générale.
3. Discrétion et confidentialité exigées.
4. Capacité à travailler en autonomie avec de multiples interlocuteurs.
5. Poste pivot et stratégique.
6. Disponibilité.

Le Département propose :

1. des plages de travail variables élargies.
2. la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail (sous conditions). La première année de prise de poste, le cycle 1 vous octroiera 34 jours de congés, dont 2 jours de fractionnement, et 15 jours de RTT.
3. le télétravail régulier ou ponctuel (jusqu'à 1 jour par semaine en coordination avec l'assistante du directeur général).
4. une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun – vélo - co-voiturage).
5. l'accès à un parking voiture vélo.
6. des avantages et prestations sociales :
7. l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département).
8. des offres de prestations culturelles et de loisirs.
9. une participation financière pour votre mutuelle santé et votre prévoyance garantie maintien de salaire.

Liaisons Fonctionnelles

Fonctionnement en binôme avec l'assistante de direction du directeur général.

Informations Spécifiques Offre Internet

Votre candidature contiendra les éléments suivants :

1. votre CV.
2. une lettre de motivation.

1. Vous êtes fonctionnaire territorial et titulaire du cadre d'emploi des rédacteurs vous serez recruté·e par voie de mutation : merci de joindre en plus votre dernier arrêté de situation administrative.

2. Vous êtes fonctionnaire hospitalier ou d'État de la catégorie B, vous serez recruté·e par voie de détachement : merci de joindre en plus votre dernier arrêté de situation administrative.

3. Vous êtes lauréat·e du concours de rédacteur territorial, vous serez recruté·e par stagiairisation : merci de joindre en plus votre inscription sur liste d'aptitude.

4. Vous n'êtes pas fonctionnaire, vous pouvez tout de même candidater et serez recruté·e par voie contractuelle pour une durée de 3 ans.

Document Complémentaire

Webinaire de présentation du poste (135 KB)

Profil Requis
Connaissances

1. Vous maîtrisez les outils bureautiques (suite Microsoft Office), collaboratifs (Teams) et les outils internes : Post office, parapheur électronique.
2. Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier pour l'action départementale.
3. Vous êtes reconnu.e.s pour avoir de bonnes capacités rédactionnelles (syntaxe et orthographe).

Formation

De formation supérieure en secrétariat ou en assistance, vous avez une bonne connaissance de la collectivité et/ou du fonctionnement des collectivités territoriales ou de la fonction publique territoriale.

Niveau de Diplôme

Baccalauréat + 2

Aptitudes Requises

1. Autonome vous savez prendre des initiatives et être réactif·ve pour vous adapter au contexte.
2. Polyvalent·e, vous savez faire preuve d'une grande agilité dans la gestion des agendas et des priorités.
3. Doté·e d'une capacité d'analyse et d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, vous gérez aisément les planning de réunions et déplacements.
4. Rigoureux·se, autonome, méthodique vous êtes en mesure d'organiser votre travail en tenant compte des priorités et des délais.
5. Reconnu.e pour avoir votre sens du contact et vos qualités relationnelles vous savez vous adaptez à différent.e.s
6. Reconnue.e pour votre capacité à rendre compte, vous savez travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations.

Ce poste est fait pour vous

Expériences

Une expérience antérieure significative sur un poste à responsabilités similaires constituerait un plus.

Niveau d'Expérience

1 - 2 ans

Informations Complémentaires
Contacts

Avant de candidater, informez-vous sur le poste et ses différentes missions. Nous serons ravi·es d'échanger avec vous.

Nos contacts :

Pour vos questions sur le poste : Vincent RAUT - Secrétaire général au

Pour vos questions RH : Mme Corine BARIL - Chargée de recrutement et conseillère en projet professionnel au

Des tests en lien avec la fiche de poste seront organisés lors de l'entretien pour vérifier la maîtrise de ces compétences. Un webinaire de présentation des missions du poste sera organisé le mardi 22 octobre 2024 de 15h30 à 16h30.

Date de Fin Publication Web

24/10/2024

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