Assistant(e) de direction Cabinet de la Direction de l'ENS-PSL

il y a 4 semaines

Paris, Île-de-France École normale supérieure - PSL Temps plein
Environnement de travail

L'École normale supérieure - PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche situé au cœur de Paris, dans l'université PSL. Cette institution fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création, et est classée parmi les 50 premières universités mondiales.

Missions

L'équipe de direction de l'École normale supérieure a pour mission de concevoir la politique scientifique et pédagogique de l'établissement et de la mettre en œuvre. Elle veille à préserver l'identité de l'école et à garantir son excellence.

Activités principales
  • Gestion de l'agenda des membres de la direction générale des services
  • Gestion du courrier de la direction (réception, envoi, traçabilité du courrier, etc.)
  • Accueil physique et téléphonique et orientation des interlocuteurs internes et externes
  • Réceptionner, enregistrer et diffuser les parapheurs au sein de la direction, assurer leurs suivis
  • Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...)
  • Gestion des déplacements des membres de la direction (réservation d'hôtels, réservation des moyens de transports)
  • Classer et archiver des documents
  • Programmation des réunions récurrentes (codir, codir-élargi, instances, réunion avec les élus, commissions,...)
  • Soutien opérationnel et logistique de l'activité du cabinet pour la direction (réservation de salle, organisation du séminaire, pause-café, repas, lancement de la visioconférence le cas échéant, etc.)
Champs des relations

Internes : Les personnels des services administratifs, financiers et logistiques de la direction générale des services, des départements et des laboratoires, enseignants-chercheurs, chercheurs, élèves et étudiants

Externes : Les membres de la communauté de l'enseignement supérieur et de la recherche, les partenaires de l'école, les membres de la société civile, les prestataires extérieurs

Profil du candidat

Diplôme : Baccalauréat

Expérience : Une expérience dans un établissement public serait appréciée

Connaissances :

  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Organisation et fonctionnement d'un EPSCP
  • Technique d'accueil physique et téléphonique
  • Technique de communication
  • Technique d'élaboration de documents et de courriers

Compétences techniques :

  • Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel et PowerPoint
  • Maîtriser les outils de mise en place de réunions en distanciel (Teams notamment)
  • Maîtriser l'expression écrite et orale française, excellentes capacités de rédaction et de communication
  • Savoir utiliser les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
  • Maitrise correcte de l'anglais international, niveau B1 à B2

Compétences comportementales :

  • Organisation et méthode
  • Rigueur et réactivité
  • Fidélité
  • Respect de la confidentialité
  • Savoir accueillir du public
  • Savoir rendre compte
  • Savoir travailler seul et en équipe
  • Diplomatie et sens du service public

Compétences linguistiques

Anglais, Niveau conversationnel

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    il y a 1 mois

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    il y a 2 semaines

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    il y a 1 semaine

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    il y a 4 semaines

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    il y a 1 semaine

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    il y a 3 semaines

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  • Assistant(e) de direction de l'Université PSL

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  • Chef de projet Programme Innovation@ENS

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    MissionL'École normale supérieure ENS-PSL lance un programme Innovation@ENS visant à développer la culture de l'innovation et de l'entrepreneuriat à l'ENS-PSL, tant chez les étudiantes et étudiants que dans les communautés de recherche.L'ENS-PSL collabore étroitement avec l'Université PSL pour mener toutes ses actions dans...

  • Chef de projet Programme Innovation@ENS

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    MissionL'École normale supérieure ENS-PSL lance un programme Innovation@ENS visant à développer la culture de l'innovation et de l'entrepreneuriat au sein de l'établissement, tant chez les étudiants que dans les communautés de recherche.L'objectif est de créer un environnement propice à l'innovation et à...