Responsable de Département Back Office

Description du Poste

Le responsable de département Back Office est chargé d'optimiser les résultats de la boutique en animant l'équipe et les activités Back Office (caisse, stock, service après-vente, retouche) dans le respect des procédures définies par le Groupe.

Missions Principales

• Assurer l'atteinte des objectifs du back-office et la réalisation des projets du département, en lien constant avec les fonctions Siège

• Faire le lien régulièrement avec le Directeur(ice) de boutique, l'Adjoint(e) au Directeur(ice) de boutique, et les Responsables de département pour un bon fonctionnement de la boutique, et s'assurer en particulier que l'ensemble de l'équipe soit constamment informé de toutes les procédures back office et de leurs éventuels changements

• Assurer la bonne performance de l'équipe back office

• Animer l'équipe en développant sa motivation, son sentiment d'appartenance et son implication

• Développer l'équipe via des formations et coachings spécifiques

• Analyser et fournir au Directeur un reporting régulier des performances du département Back Office

• Elaborer le plan d'action opérationnel de la boutique et le déployer efficacement pour garantir : la bonne adoption des projets, de la bonne conduite et des résultats d'inventaires, des audits et contrôles de caisse.

• Encadrer et animer l'équipe back office : assister le(a) directeur(rice) de boutique dans le recrutement, participer aux entretiens d'évaluation, élaborer les plannings, organiser et animer des briefings...

• Etre le garant de la bonne relation avec la Direction des Opérations de sa région

Gestion du Stock

• Assurer le suivi et l'exactitude de la gestion et de la tenue des stocks, en lien avec les procédures Groupe : livraison et réassort, expéditions et transferts, inventaires, suivi administratif

• Assurer la couverture des besoins en ressources de la boutique, et superviser le management des activités stock et logistique

• Assurer dans les délais impartis les réceptions de livraison, leur vérification et les actions de retour de marchandise

• Préparer les nouveaux articles à exposer sur la surface de vente, coordonner les rotations VM en collaboration avec l'équipe du Visual Merchandising

• S'assurer que le réassort des stocks de proximité soit fait dans les temps et avec exactitude

• Etre responsable d'une organisation des stocks agiles en cohérence avec les besoins Retail, dans le respect des directives Gucci.

• Contrôler et superviser les transferts et toutes les autres opérations de stock dans les délais impartis

• Superviser le flux de pièces entre le stock et la surface de vente, préparer et contrôler la disposition des articles

• Planifier et entreprendre les inventaires, et prendre part activement à prévenir les pertes et à éviter la démarque inconnue

• Communiquer quotidiennement avec les responsables de département, et proposer des actions correctives si nécessaire

• Suivre et contrôler les retouches afin de s'assurer qu'elles soient réalisées dans les délais impartis

• S'assurer que les clients soient informés lorsque les retouches sont terminées

Gestion de la Caisse

• Être le garant des vérifications caisse, gestion/justification des écarts, rapports de vente et transactions sensible.

• Assurer la parfaite application des procédures et règles fiscales

• Vérifier régulièrement les écarts et être capable de les rectifier lorsque cela est possible

• Être le point de contact des équipes de finance, comptabilité et inventory control

• Vérifier que les commandes de boissons et packagings soient réalisées, et les niveaux de stocks

• Gérer les fournisseurs

Service Après-Vente

• Être le garant du suivi des flux de réparations (aftersales et before sales) et des KPIs liés.

• Être le garant de l'expérience client SAV, en lien avec les Team Managers (suivi des avoir, temps de traitement des dossiers, NPS..)

Management d'Équipe

• Participer au processus de recrutement pour son département : sourcing de profils pertinents, entretiens avec l'appui du service Ressources Humaines

• Participer au processus de formation pour les nouveaux collaborateurs avec le directeur de la boutique sur les thèmes suivants : culture de la maison Gucci, utilisation des outils, procédures, guidelines.

• Propose, structure, anime et adapte l'organisation de son équipe en collaboration étroite avec sa direction, les ressources humaines et le service Retail Operations. Fait preuve d'un management agile, aligné sur les priorités Retail.

• Former en continu son équipe sur l'ensemble des connaissances et compétences nécessaire à la poursuite du développement et de la croissance du département.

• Communique efficacement les priorités et objectifs de la boutique tant à l'échelle collective qu'individuelle.

• Responsable de l'évaluation annuelle de ses équipes : répartis clairement les rôles et responsabilités, développe les compétences de ses collaborateurs sur la base de plan de développement individuels et d'objectifs mesurables suivi lors d'entretien réguliers et formels.

• Etre le relai avec les collaborateurs du siège sur les différentes questions concernant la sécurité au travail, veiller à signaler tous les accidents ou incidents ayant lieu sur le lieu de travail aux ressources humaines ou à la personne compétente

Amélioration Continue

• Promeut le changement et coordonne le déploiement des projets de la maison en collaboration avec les équipes siège

• Être garant du niveau d'adoption des projets et de leur suivi en étant force de proposition : impact sur l'expérience client, feedback aux équipes siège, formation continue des équipes back-office et front-office

• Assure la bonne mise en place et le bon fonctionnement des services omnicanals proposés à nos clients

Compétences

• Ambassadeur de la maison et de ses valeurs

• Connaissances produits et techniques de vente

• Passionné par la mode et l'univers du luxe

• Maîtrise de l'anglais, troisième langue appréciée

• Bonne présentation, bonne élocution

• Bon relationnel, grande capacité d'écoute, sens du service et de la persuasion, réactivité

• Talent pour le management, le coaching et le développement d'équipe

• Orientation résultat

• Autonomie, bonne organisation

• Grande disponibilité

• Capacité d'initiative, force de proposition

• Capacité d'analyse, rigueur

• Maîtrise de l'outil informatique

Profil de Référence

• Expérience significative dans la gestion Back Office

• Expérience significative dans le management d'équipe

• Expérience de management de façon transverse

Gucci s'engage à créer une main-d'oeuvre diversifiée. Nous croyons que la diversité sous toutes ses formes - genre, âge, nationalité, culture, croyances religieuses et orientation sexuelle - enrichit le lieu de travail. Cela ouvre des opportunités aux personnes d'exprimer leurs talents, à la fois individuellement et collectivement, et cela contribue à renforcer notre capacité d'adaptation à un monde en mutation. En tant qu'employeur de l'égalité des chances, nous accueillons et considérons les candidatures de tous les candidats qualifiés, indépendamment de leurs antécédents.

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