Assistant.e en gestion administrative des formations

il y a 20 heures


Rennes, Bretagne, France EHESP Temps plein
Mission

L'assistant.e en gestion administrative des formations est chargé.e de soutenir l'EHESP dans sa mission d'offrir des formations de qualité aux élèves et aux professionnels de la santé.

Le rôle consiste à gérer les processus administratifs liés aux formations, à accompagner les élèves et les enseignants, et à contribuer à l'animation du collectif des apprenants et des alumnis.

Compétences requises

  • Sens de l'organisation et rigueur
  • Très bonnes qualités relationnelles
  • Force de proposition et esprit d'initiative
  • Capacité à travailler en équipe
  • Connaissance/maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et collaboratifs (zoom, teams)

Responsabilités

  • Accompagnement et suivi administratif des apprenants anciens, actuels et futurs
  • Renseignement des candidats potentiels sur la formation et le concours
  • Suivi de l'inscription des élèves dans les outils numériques de l'école
  • Gestion des inscriptions pédagogiques
  • Elaboration et suivi des conventions de formation et des avenants pour les élèves en Formation Continue
  • Mise à jour et diffusion de la liste des élèves et du trombinoscope aux parties prenantes, constitution des groupes de TD
  • Organisation de la rentrée
  • Réponse aux questions des élèves sur la formation au quotidien
  • Production de statistiques et du reporting sur les promotions
  • Gestion des bulletins de salaire
  • Gestion des déplacements des élèves
  • Envoi des notes et des bulletins aux élèves
  • Gestion des inscriptions aux modules de spécialisation
  • Edition et envoi des bulletins de spécialisation
  • Contribution à l'animation du collectif des apprenants et des alumnis
  • Suivi et gestion des absences et des ajustements individuels de parcours
  • Gestion des absences des élèves, de l'émargement
  • Gestion des reports de cours, des cas particuliers et des ajustements individuels de parcours
  • Suivi des stages
  • Gestion des offres de stage (outil jobteaser)
  • Gestion des conventions de stage
  • Suivi des stages (répondre aux questions des établissements d'accueil, des maîtres de stage, des élèves)
  • Gestion des évaluations de stage
  • Récupération et distribution aux correcteurs des mémoires
  • Organisation des jurys de mémoire
  • Communication/organisation d'évènements
  • Organisation d'événements / de réunions
  • Participation à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences ...

Profil

L'assistant.e en gestion administrative des formations doit posséder une excellente organisation, une grande capacité d'adaptation et des compétences relationnelles solides. La connaissance des outils informatiques et collaboratifs est également essentielle pour réussir dans ce rôle.

Renseignements

Le poste est ouvert aux contractuels pour un contrat à durée déterminée de 6 mois.



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