Stagiaire secrétaire médico-social

Contexte et définition de poste

Le Département de la Seine-Maritime recherche un stagiaire secrétaire médico-social pour rejoindre son équipe.

Intervention sur le CMS de Bolbec basé sur l'UTAS Entre Seine et Mer, située à Terres de Caux.

Le CMS de Bolbec de Port Jérôme sur Seine dépend du groupement de CMS de Bolbec composé de 4 CMS (Bolbec, Lillebonne, Terres de Caux et Port Jérôme sur Seine).

L'équipe est constituée de 3 Secrétaires Médico-Sociales, 4 Assistantes Sociales, 1 Conseillère en économie sociale et familiale, 3 IDE/ puéricultrice, 1 médecin de PMI et 1 sage-femme.

Mission / Activités :

- Assure un accueil physique et téléphonique pour le CMS, gère l'affichage d'informations pour le CMS et gère le courrier du CMS :

- Assure l'accueil physique

- Reçoit, filtre et oriente les appels téléphoniques

- Actualise l'affichage et diffuse l'information du CMS

- Organise la réception et l'envoi du courrier interne et externe

- Renseigne et oriente le public :

- Ecoute et analyse la demande de l'usager

- Identifie et gère la demande et son degré d'urgence

- Renseigne sur le fonctionnement et l'organisation de la collectivité

- Oriente vers les personnes et services compétents

- Donne les RDV auprès des usagers

- Présente et remet des documents d'information et de communication, et délivre les formulaires et la documentation nécessaires

- Aide à rédiger les documents administratifs et peut instruire certaines demandes

- Assiste l'équipe de professionnels sociaux et médico-sociaux du CMS dans la planification et l'organisation de l'activité du CMS

- Planifie les rendez-vous du public dans l'agenda des professionnels du CMS

- Organise la logistique des réunions

- Participe aux réunions et peut rédiger les comptes rendus

- Assiste les professionnels dans la constitution des dossiers et met en forme les productions écrites

- Envoie les courriers de mise à disposition des professionnels

- Veille à la complétude des dossiers

- Veille au bon déroulement des dossiers des usagers dans les domaines suivants selon les procédures en vigueur et veille au respect des échéances :

- Accompagnement social global et budgétaire

- Handicap

- Prévention / Protection de l'enfance :

- Habitat : enquête expulsions

- Personnes âgées

- PMI petite enfance

- Réceptionne les vaccins et les met immédiatement au réfrigérateur puis informe directement le professionnel santé

- Veille et coordonne les aspects logistiques du CMS en lien avec l'unité administration de la direction

- Assure la gestion des stocks, la transmission de la commande de fournitures, de mobiliers et de stocks d'imprimés

- Assure la gestion des déchets de soins

- Centralise et transmet les demandes d'intervention (travaux, dépannage)

- Réceptionne les livraisons, colis et fait signer les bons de livraison

- Assure la tenue du registre de sécurité du bâtiment et le met à la disposition des experts

- Assure la gestion de l'utilisation des locaux, en lien avec le responsable du groupement de CMS

- Informe les usagers, les partenaires et l'unité administration des fermetures de CMS

- Utilise et actualise le système d'information selon les procédures

- Met à jour et gère les dossiers des usagers dans les logiciels métiers

- Met à jour les autres outils de gestion ou tableaux de suivi

- Suit les formations internes liées au système d'information

- Saisit les statistiques d'activité du CMS

- Assure annuellement l'archivage

Profil recherché

- Compétences - savoir être :

o Sens du service public

o Sens des relations humaines et de l'accueil

o Discrétion, obligation de réserve et secret professionnel / médical lié aux missions confiées

o Sens de l'écoute et du dialogue ; diplomatie

o Sens de l'organisation ; Rigueur

- Compétences - Savoir-faire :

o Savoir analyser les demandes, le degré d'urgence et hiérarchiser les priorités

o Savoir gérer les échéances

o Savoir travailler en équipe

o Savoir accueillir et orienter

o Savoir présenter l'information et la documentation aux publics

o Savoir solliciter du conseil technique auprès de sa hiérarchie

Utiliser et renseigner les logiciels métiers et les outils bureautiques