Gestionnaire des Secrétariats Médicaux
Il y a 2 mois
Présentation du poste
Ce poste englobe deux missions principales : la direction et la coordination de l'équipe des secrétaires des services d'obstétrique et de gynécologie, ainsi que la gestion du secrétariat de pôle. La supervision des secrétariats des services de médecine de la reproduction n'est pas incluse dans ce rôle. I. RESPONSABLE DES SECRÉTARIATS (60%)
Encadrement et coordination des assistantes médico-administratives du secteur de Gynécologie Obstétrique :
o Animer l'équipe (résoudre les conflits, motiver, encadrer, décider).
o Organiser des réunions d'équipe et rédiger les comptes rendus.
o Élaborer un planning hebdomadaire pour assurer les missions administratives de l'ensemble des services.
o Suivre les objectifs fixés au sein du secteur.
o Garantir une répartition équitable des tâches.
o Promouvoir l'harmonisation des pratiques professionnelles.
o Définir des procédures liées aux diverses fonctions du secrétariat.
o Faciliter la communication entre les différents agents et avec les sages-femmes coordinatrices.
o Valider les demandes de congés et autres autorisations d'absence.
o Gérer les plannings (CHRONOS) des agents.
o Évaluer les agents : entretiens individuels annuels ou renouvellement de contrat.
o Rédiger et mettre à jour les profils et fiches de postes.
o Identifier les besoins en formation dans le cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi.
o Organiser le remplacement des agents.
o Participer à la sélection des candidats pour le recrutement.
o Encadrer ou organiser l'intégration des nouveaux agents et des stagiaires.
o Mettre à jour les adresses électroniques génériques des différents secteurs du service.
Gestion des commandes des secrétariats :
o Fournitures informatiques (LYRECO et DYADEM)
o Entretien du matériel bureautique (SCOOP/COPILOT)
o Recenser les besoins en fournitures pour les équipes administratives.
Traiter toutes les demandes d'intervention aux services techniques des équipes administratives
(GMAO).
Gérer les demandes d'assistance au support informatique des équipes administratives (PS'Soft et hotline 7000 en cas d'urgence), en collaboration avec le secrétariat du responsable médical.
Assurer la liaison et la diffusion de l'information entre les différents intervenants du service.
Gérer les habilitations informatiques des nouveaux arrivants (administratifs, techniques, internes, externes, médecins).
o Easily (dossiers de spécialités + agendas)
o Cristal-link
o Bureau des badges.
Référence EASILY : gérer les créations et modifications des différents agendas EASILY et des modèles de comptes rendus (consultations, HDJ), fiches d'observation, convocations RDV...
Gestion de la visioconférence (préparation de la salle, tests, information aux utilisateurs), en collaboration avec le secrétariat du responsable médical.
Organiser les déménagements des secrétariats en lien avec les services supports.
II. SECRÉTAIRE DE PÔLE (40%)
Réservation des salles de réunion du Département.
Gestion des plaintes du Département et transmission des dossiers aux patients, après validation du responsable médical.
Collaboration avec la faculté pour la programmation des cours, jury clinique, accueil des étudiants.
Participation aux réunions du département sur invitation, et rédaction des relevés de conclusions.
Secrétariat administratif et assistance du coordonnateur médical du pôle :
Cotation des actes d'accouchement réalisés.
Participation aux événements du pôle (ex : réservation de salle, contact avec la Direction des achats si repas/boissons nécessaires, etc.).
Gérer les demandes et relations avec les industries extérieures (laboratoires, ...).
Contribuer à la mise à jour des pages du département Internet / Intranet.
Participer aux campagnes de communication, en lien avec le service Communication.
Vérifier que l'ensemble des tableaux de garde soient à jour, validés et publiés.
Préparer et accueillir les internes et externes sur le site (habilitations, badges, livret d'accueil, recueil des plannings de gardes, ...).
Édition des plannings de garde et envoi aux différents cadres de santé.
Mise à jour du listing des venues sans acte.
Profil recherché
A- Relations professionnelles spécifiques au poste
Sous l'autorité hiérarchique du Cadre Gestionnaire de Pôle et du Directeur Délégué.
Lien fonctionnel avec les praticiens responsables médicaux et les sages-femmes coordinatrices.
Lien fonctionnel avec la Secrétaire Référente Binôme.
B- Compétences spécifiques
Assistante Médicale Administrative avec plusieurs années d'expérience.
Maîtrise d'Easily, Cristal-Link et des applications de gestion (Chronos, GMAO, PS'Soft) ainsi que des outils bureautiques (suite Microsoft Office).
Techniques de Management, Gestion des conflits et du temps de travail.
Capacité à travailler en équipe et à interagir avec de multiples interlocuteurs.
Excellentes qualités rédactionnelles.
C- Qualités requises
Aptitudes à piloter, animer, communiquer et motiver les membres de l'équipe.
Autonomie et esprit d'initiative.
Sens des responsabilités et rigueur dans l'organisation du travail.
Esprit d'analyse et de synthèse, adaptabilité et souplesse.
Bon niveau d'anglais requis.
D- Conditions de travail
Temps de travail : 100%.
Horaires : forfait cadre (5 jours RTC supplémentaires).
Travail les dimanches et jours fériés : non.
Contraintes particulières : répartition des absences conformément à la réglementation et aux nécessités de service.
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Référente Médicale
il y a 2 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinLe poste proposé recouvre deux missions : d'une part le management et la coordination de l'équipe des secrétaires des services d'obstétrique et de gynécologie de l'HCE et d'autre part la prise en charge du secrétariat de pôle. La gestion des secrétariats des services de médecine de la reproduction et de gynécologie-obstétrique de Voiron ne fait...
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Référente Médicale
il y a 4 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPoste de Référente MédicaleLe Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche une Référente Médicale pour rejoindre son équipe. Cette personne sera chargée de la gestion et de la coordination des secrétaires des services d'obstétrique et de gynécologie de l'HCE, ainsi que de la prise en charge du secrétariat de pôle.Compétences...
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Secrétaire médicale de l'unité de pathologie du mouvement
il y a 2 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPrésentation du posteL'unité de pathologie du mouvement du Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un(e) secrétaire médicale pour rejoindre son équipe.Compétences requisesMaîtrise parfaite de l'outil informatique : Word, Excel, Outlook, Cristal-Link, Easily, Plateforme mon SISRA, CD-In, Intranet.Connaissance des outils et des...
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Référente de Gestion des Services Médicaux
il y a 4 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPrésentation du PosteLe Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un(e) Référente de Gestion des Services Médicaux pour rejoindre son équipe dynamique. Cette personne sera chargée de la gestion et de la coordination des secrétaires des services de gynécologie-obstétrique de l'Hôpital.Missions PrincipalesLa Référente de Gestion des...
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Secrétaire médicale de l'unité de pathologie du mouvement
il y a 3 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPrésentation du posteL'unité de pathologie du mouvement du Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un(e) secrétaire médicale pour rejoindre son équipe.Compétences requisesMaîtrise parfaite de l'outil informatique : Word, Excel, Outlook, Cristal-Link, Easily, Plateforme mon SISRA, CD-In, Intranet.Connaissance des outils et des...
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Secrétaire médicale de l'unité de pathologie du mouvement
il y a 3 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPrésentation du posteL'unité de pathologie du mouvement du Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un(e) secrétaire médicale pour rejoindre son équipe.Compétences requisesMaîtrise parfaite de l'outil informatique : Word, Excel, Outlook, Cristal-Link, Easily, Plateforme mon SISRA, CD-In, Intranet.Connaissance des outils et des...
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La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinDescription du posteL'unité de pathologie du mouvement du Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un(e) secrétaire médicale pour rejoindre son équipe.Compétences requisesMaîtrise parfaite de l'outil informatique : Word, Excel, Outlook, Cristal-Link, Easily, Plateforme mon SISRA, CD-In, Intranet.Connaissance des outils et des règles dans...
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Secrétaire médicale de l'unité de pathologie du mouvement
il y a 3 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinDescription du posteL'unité de pathologie du mouvement du Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un(e) secrétaire médicale pour rejoindre son équipe.Compétences requisesMaîtrise parfaite de l'outil informatique : Word, Excel, Outlook, Cristal-Link, Easily, Plateforme mon SISRA, CD-In, Intranet.Connaissance des outils et des...
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Secrétaire médicale de l'unité de pathologie du mouvement
il y a 4 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPrésentation du posteNous recherchons un(e) secrétaire médicale pour rejoindre notre équipe de l'unité de pathologie du mouvement au Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble. Le candidat idéal sera capable de gérer avec efficacité les activités administratives et médicales de l'unité, tout en fournissant un excellent service aux patients et...
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Secrétaire médicale de l'unité de pathologie du mouvement
il y a 3 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPrésentation du posteNous recherchons un(e) secrétaire médicale pour rejoindre notre équipe de l'unité de pathologie du mouvement au Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble. Le candidat idéal sera capable de gérer avec efficacité les activités administratives et médicales de l'unité, tout en fournissant un accueil de qualité aux patients et...
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Secrétaire médicale de l'unité de pathologie du mouvement
il y a 3 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPrésentation du posteNous recherchons un(e) secrétaire médicale pour rejoindre notre équipe de l'unité de pathologie du mouvement au Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble. Le candidat idéal sera capable de gérer avec efficacité les activités administratives et de soutenir les médecins dans leur travail.Compétences requisesMaîtrise parfaite...
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Secrétaire médicale de l'unité de pathologie du mouvement
il y a 7 jours
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinCentre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un secrétaire médical pour son unité de pathologie du mouvement.Le poste consiste à assurer l'accueil physique du public, la gestion des appels téléphoniques, la gestion des mails reçus, la programmation des rendez-vous de consultations, la gestion et la création des dossiers, la frappe et la...
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Référente de Gestion des Services Médicaux
il y a 3 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPrésentation du PosteLe Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un(e) Référente de Gestion des Services Médicaux pour rejoindre son équipe de gestion des services médicaux. Le poste est chargé de la gestion et de la coordination des équipes de secrétaires des services de gynécologie-obstétrique de l'Hôpital.Missions PrincipalesLes...
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Référente de Gestion des Services Médicaux
il y a 1 mois
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPrésentation du PosteLe Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un(e) Référente de Gestion des Services Médicaux pour rejoindre son équipe dynamique. Cette personne sera chargée de la gestion et de la coordination des équipes de secrétaires des services de gynécologie-obstétrique et de médecine de la reproduction.Missions...
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Référente de Gestion des Services Médicaux
il y a 3 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPrésentation du PosteLe Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un(e) Référente de Gestion des Services Médicaux pour rejoindre son équipe de gestion des services médicaux. Cette personne sera chargée de la gestion et de la coordination des équipes de secrétaires des services de gynécologie-obstétrique de l'Hôpital.Missions...
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Référente de Gestion des Services Médicaux
il y a 4 semaines
La Tronche, Auvergne-Rhône-Alpes, France Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble Temps pleinPrésentation du PosteLe Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble recherche un(e) Référente de Gestion des Services Médicaux pour rejoindre son équipe de gestion des services médicaux. Cette personne sera chargée de la gestion et de la coordination des équipes de secrétaires des services de gynécologie-obstétrique de l'Hôpital.Missions...
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Référente de Gestion des Services Médicaux
il y a 3 semaines
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AMA Référente
il y a 5 jours
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Référente de Sécriture
il y a 2 semaines
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