Gestionnaire de la formation continue

il y a 4 semaines


Paris, Île-de-France PSL Université Paris Temps plein
Fonctions clés

Le/la gestionnaire de la formation continue est chargé(e) de la gestion administrative des étudiants inscrits, de la préparation des commissions de sélection, de l'organisation des soutenances et de la délivrance des diplômes.

Tâches principales

Les tâches principales du/la gestionnaire de la formation continue incluent :

  1. L'accueil, l'information et le conseil des étudiants sur les formations de l'EPHE-PSL et celles du diplôme de l'école en particulier.
  2. La préparation des commissions de sélection, y compris le contrôle des dossiers de candidature, la création et la tenue de tableaux de bord, ainsi que la diffusion des résultats des commissions de sélection.
  3. La vérification de la conformité des dossiers de candidature aux diplômes.
  4. La saisie des inscriptions administratives et pédagogiques dans le logiciel de scolarité Helisa.
  5. La saisie des notes et l'édition des relevés de notes.
  6. L'édition des cartes d'étudiants.
  7. La gestion des courriels des boîtes de messageries générales et des appels téléphoniques.
  8. Le lien avec les équipes support pour la mise à jour des logiciels de scolarité et de candidature (Helisa, Talent).
  9. La référence des étudiants et enseignants sur l'utilisation de la plateforme de scolarité Helisa.
  10. La participation à l'organisation des événements de l'établissement (journées portes ouvertes, remises des diplômes...).
  11. L'organisation et l'alimentation des bases de données du service.
  12. La création et la mise à jour des procédures liées au poste.
Préparation et organisation des soutenances

Le/la gestionnaire de la formation continue est également chargé(e) de la préparation et de l'organisation des soutenances, y compris :

  1. La préparation et l'envoi de documents aux enseignants et à l'étudiant pour la mise en place de la soutenance (procédure dématérialisée).
  2. L'enregistrement des données dans le système d'information de scolarité Hélisa.
  3. Le contact avec les rapporteurs et la gestion de la réception des pré-rapports et des mémoires.
  4. Le respect du circuit des signatures pour l'autorisation de soutenance (procédure dématérialisée).
  5. L'édition et la diffusion de l'avis de soutenance, des convocations des membres du jury et du candidat.
  6. La réception et le traitement des procès-verbaux des rapports de soutenance.
Délivrance des diplômes

Enfin, le/la gestionnaire de la formation continue est chargé(e) de la délivrance des diplômes, y compris :

  1. L'édition et l'envoi des attestations de réussite aux étudiants.
  2. L'édition et l'envoi des diplômes.

Le/la gestionnaire de scolarité sera également chargé(e) de gérer les enquêtes d'insertion professionnelle : élaboration de l'enquête, lancement et suivi puis extraction des résultats.



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