Administrateur de gestion administrative et financière à l'UFR Pharmacie de Nantes Université

il y a 4 semaines


Nantes, Pays de la Loire, France Université de Nantes Temps plein
Missions principales :
L'agent-e assure le suivi pédagogique et financier du département 2 : Biophysique et Pharmacie Clinique. Il-elle centralise et instruit les dossiers des agents vacataires de l'ensemble de l'UFR et assiste le secrétaire général pour le suivi et le paiement des charges d'enseignement.

Activités principales :
Secrétariat du Département 2 – Biophysique et Pharmacie Galénique et du parcours Industrie-Recherche :
• Réceptionner et distribuer le courrier
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Veiller à la reproduction et aider à la mise en forme des documents pédagogiques
• Assurer l'accueil des étudiants et des intervenants extérieurs
• Préparation et envoi du publipostage pour les demandes de taxe d'apprentissage du département
• Appui à l'organisation des sorties de terrain et des visites de sites industriels qui ont lieu tous les ans
• Secrétariat et appui logistique pour la gestion du parcours industrie-recherche
• Appui logistique pour l'organisation des soutenances de stages.

Comptabilité du Département 2 – Biophysique et Pharmacie Galénique et du parcours Industrie-Recherche :
• Assurer le suivi régulier des dépenses du département (bases de données dédiées)
• Gérer les dépenses de fonctionnement (réservations et bons de commande de sorties terrain, restauration, etc.) et les commandes pour les TP
• Gérer les déplacements (OM, prise de billets, réservations hôtels...) des personnels départements ainsi que des intervenants extérieurs

Gestion et suivi des dossiers vacataires de l'UFR au sein du Décanat :
• Centraliser et instruire les dossiers vacataires, à l'interface entre les vacataires, les enseignants référents et le bureau des moyens en enseignement de l'université.
• Répondre aux demandes des vacataires relatives à leur dossier, à leur contrat et au paiement de leurs heures d'enseignement.
• Alimenter et faire vivre la base de données des enseignants vacataires de l'UFR

Soutien administratif à la gestion des charges d'enseignement au sein du Décanat :
• Sous la responsabilité du Secrétaire général, procéder à la validation et à la liquidation des charges d'enseignement des personnels vacataires
• Soutenir administrativement le Secrétaire général dans la gestion régulière et le paiement annuel des charges d'enseignement du personnel enseignant de l'UFR (édition, suivi et mise à jour de tableurs Excel, mise à jour du logiciel Celcat, suivi des anomalies et utilisation régulière du logiciel Epicéa, etc.)
• Soutenir administrativement l'équipe du Décanat dans ses missions en lien avec l'organisation des enseignements (mise en forme de documents, extraction de données et tableaux, etc...)

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