Coordinateur de service d'accueil et d'état civil

il y a 3 semaines


Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, France Communes Temps plein
Coordinateur de service d'accueil et d'état civil - COMMUNE

Dans le cadre de l'établissement d'un accueil partagé, la commune recrute un(e) coordinateur(trice) pour le service d'accueil et d'état civil mutualisé entre la commune et la communauté de communes.

Sous la direction de la responsable du secrétariat général, le(a) candidat(e) aura pour principales responsabilités :

  1. Supervision et gestion de l'équipe d'accueil
  2. Surveillance du bon fonctionnement et amélioration des pratiques
  3. Responsable du traitement de l'information et des actualités des divers services municipaux et intercommunaux pour diffusion aux usagers

Responsabilités :

Encadrement de l'équipe d'accueil mutualisé (4 personnes) :

  • Superviser, animer et coordonner l'équipe d'accueil mutualisé pour garantir un service de qualité
  • Organiser et gérer les plannings des agents pour assurer une couverture optimale de l'accueil
  • Assurer l'intégration et la formation initiale des nouveaux agents
  • Veiller à la formation continue et au développement des compétences des membres de l'équipe

Organisation et gestion du service :

  • Garantir le bon fonctionnement du service d'accueil : élaboration et mise en œuvre des procédures ; amélioration des pratiques d'accueil
  • Mener des réunions régulières pour assurer la cohésion et la communication au sein de l'équipe
  • Collaborer avec les autres services des deux collectivités pour assurer une prise en charge efficace des demandes des usagers, notamment par la mise en place d'un outil de suivi des demandes
  • Participer aux réunions internes et représenter le service d'accueil
  • Suivre les indicateurs de performance du service et rédiger des rapports réguliers sur l'activité du service tout en proposant des axes d'amélioration

Accueil et orientation des usagers :

  • Assurer la veille quotidienne des informations et actualités des services de la commune et de la communauté de communes pour diffusion au service
  • Assurer la continuité du service avec les missions courantes : accueil du public physique et téléphonique, prise de rendez-vous, instruction des demandes d'identité, gestion de l'état civil et des affaires funéraires...
  • Développer le service de gestion de la relation avec les usagers
  • Promouvoir des procédures dématérialisées et des démarches en ligne
Profil recherché

Profil souhaité :

  • Recrutement titulaire catégorie : B ou C
  • Expérience appréciée : 2 ans dans le domaine d'activité de l'état civil
  • Aisance avec les outils bureautiques
  • Poste à temps complet (35 heures par semaine)
  • Permanences du samedi matin à tour de rôle avec les membres de l'équipe

Compétences requises :

  • Capacités managériales
  • Connaissance générale du fonctionnement des collectivités
  • Connaissance des règles générales de l'état civil et du droit funéraire

Qualités personnelles :

  • Excellentes compétences d'écoute et relationnelles
  • Rigueur et organisation
  • Capacité à travailler en équipe
  • Sens du service public
  • Devoir de discrétion, réserve et neutralité

Les candidatures doivent être soumises dans les délais impartis. Les entretiens des candidats retenus seront organisés ultérieurement.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert sur les grades suivants de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif principal de 1ère classe, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur.

Poste vacant à partir d'une date ultérieure.



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