Chargé.e de subvention pour le projet EQUIP II au siège

Expertise France est l'agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L'agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• paix, stabilité et sécurité ;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d'ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l'expertise technique et joue un rôle d'ensemblier de projets faisant intervenir de l'expertise publique et des savoir-faire privés.

Le ou la chargé.e aura les prochaines missions :

Gestion financière et budgétaire

• En lien avec la chargée de projet siège et le chef de projet, appuyer l'élaboration des accords de subventions avec les opérateurs de mise en œuvre ;
• Superviser et contrôler la mise en place des règles et procédures administratives, financières et comptables prévues par l'agence et par le projet (manuel de procédures) ;
• Assurer le suivi des obligations contractuelles des prestataires et des opérateurs de mise en œuvre du programme ;
• Proposer et participer à la rédaction ou à l'amélioration des procédures administratives et/ou financières ;
• Contribuer à l'élaboration de contrats pour les opérateurs de mise en œuvre bénéficiaires de subventions ;
• Assurer le lien avec le DAJ (département des affaires juridiques) pour le respect des procédures juridiques (ANO de contractualisation, PV d'attribution, contractualisation etc.) et avec les différents départements supports d'Expertise France ;
• Réaliser les demandes d'exonération de la TVA si cela s'avérait nécessaire.
• Révision des suivis financiers des bénéficiaires des subventions (recueil des justificatifs de dépenses et vérification de l'éligibilité des dépenses) ;
• Élaborer et mettre en œuvre les outils de planification et de suivi budgétaire et financier nécessaires au programme et au suivi des subventions versées aux opérateurs de mise en œuvre ;
• Assurer le suivi budgétaire et financier du programme, en lien avec les opérateurs de mise en œuvre, selon les formats établis à Expertise France ;
• Garantir l'éligibilité et la conformité des engagements, mandatements et paiements effectués par les bénéficiaires des subventions dans le respect des procédures établies par Expertise France et selon les règles du contrat bailleur.
• Consolider le reporting financier et les prévisions budgétaires du programme, en lien avec les opérateurs de mise en œuvre et à l'aide des outils disponibles (RPP, journaux de suivi, logiciel Atlas, logiciel SAGEX3) ;
• Vérifier les dossiers de dépenses et de marchés avant le versement de la tranche suivante de la subvention par opérateurs ;
• Assurer les contrôles nécessaires à la fiabilisation des données financières du programme ;
• Récolter la copie des pièces comptables justificatives et les documents administratifs et logistiques et effectuer leur indexation et archivage suivant le plan de classement défini au démarrage du programme ;
• Vérifier la comptabilité (libellé, codes comptables, codes analytiques, lettrage, taux de change...) dans les outils disponibles : ERP, SAGE et fichiers Excel.

Appui aux opérateurs de mise en œuvre bénéficiaires de subvention

• S'assurer de la mise en place par les opérateurs des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d'enregistrement comptable ;
• Superviser le contrôle des pièces comptables transmises par les opérateurs de mise en œuvre ;
• Appuyer les opérateurs sur l'archivage des pièces justificatives des dépenses et pièces comptables aux fins de contrôle ;
• Accompagner les opérateurs de mise en œuvre dans la compréhension et la bonne application des procédures administratives et financières s'appliquant au projet ;
• Accompagner les opérateurs dans la planification budgétaire et le reporting financier conformément aux exigences du projet et standards d'Expertise France ;
• Entretenir des échanges réguliers avec les opérateurs pour assurer la transmission dans les éléments administratifs, budgétaires et financiers dans les délais attendus ;

Appui à l'équipe siège et l'équipe projet

L'équipe siège est constituée d'une chargée de projets et une assistante projet. L'équipe projet est constituée d'un chef de projet, une responsable administrative et financière (à mi-temps) et un conseiller technique.

• Préparer et participer aux exercices de planification budgétaire mensuels, semestriels et annuels (prévisions d'atterrissage, budgets indicatifs) en lien avec les opérateurs bénéficiaires des subventions et en étroite collaboration avec le/la chef.fe d'équipe ;
• Préparer les documents de clôture comptable annuelle ;
• Participer à certaines réunions de coordination ;
• Préparer le reporting financier au bailleur et à la conduite des exercices financiers d'Expertise France (prévisions, clôtures, audit), en lien étroit avec la chargée de projet au siège et le chef de projet ;
• Préparer les termes de référence de l'audit sur la base du modèle préalablement validé entre Expertise France et le bailleur ;
• Préparer les demandes de versement et les factures à l'intention du bailleur ;
• Former et sensibiliser l'équipe aux procédures et règles applicables au projet ;
• Garantir le respect des procédures par les membres de l'équipe projet ;
• Assurer, en collaboration avec le comptable, le respect des procédures pour les personnels et biens du projet, en conformité avec les standards EF ;
• Analyser les éventuelles difficultés dans l'exécution des financements et proposer les mesures de remédiation idoines.

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction des besoins nécessaires à la bonne exécution du projet en lien avec les subventions.

Description du projet ou contexte

EQUIP II (Education quality improvement) est un projet financé par l'Union européenne lancé en 2020 au Soudan portant sur l'amélioration de la formation initiale et continue des enseignant.e.s. EQUIP II est géré par Expertise France au sein du département Capital Humain et Développement Social (CHDS), plus précisément au sein du pôle Education, Enseignement Supérieur et Recherche.

Objectif général

Le droit à l'éducation est respecté et la qualité du secteur de l'éducation de base au Soudan est améliorée, avec une attention particulière accordée aux groupes vulnérables, notamment les migrants, les personnes déplacées à l'intérieur du pays et les réfugiés, en particulier les filles.

Objectifs spécifiques

La qualification des enseignants des écoles de base est renforcée.

Résultats attendus

1. Le personnel éducatif est formé à l'éducation en situation de crise (EIE : education in emergency) et sa capacité à proposer des activités EiE de qualité (y compris sur la violence basée sur le genre) est améliorée.

2. La formation continue (ISTT : In service teacher training) est améliorée grâce au renforcement des capacités du personnel éducatif et des institutions de formation, en mettant l'accent sur les besoins spécifiques des étudiants (en particulier des filles).

3. La formation initiale (PSTT : pré-service teacher training) est améliorée grâce au renforcement des capacités des doyens des facultés et des professeurs et au renforcement des établissements d'enseignement supérieur.

4. Des produits et outils de connaissances sont disponibles pour aider à lutter contre les inégalités entre les sexes dans la profession enseignante au Soudan.

Contexte et enjeux :

Le 15 avril 2023, le projet a été suspendu en raison des conflits politiques armés internes au Soudan qui durent jusqu'à présent. Un redémarrage du projet est prévu pour les mois à venir. Cependant, compte tenu des restrictions de sécurité, Expertise France ne sera pas en mesure de mettre en œuvre les activités prévues en gestion directe. Ainsi, la modalité de mise en œuvre à privilégier dans ce contexte sera la gestion indirecte via des subventions auprès des acteurs de terrain qui sont opérationnels malgré le conflit, notamment des ONG. C'est dans ce contexte que nous lançons le recrutement d'un chargé.e de subvention qui veillera au respect des procédures concernant les subventions.

Compétences et connaissances techniques

• Formation supérieure en comptabilité, gestion financière, administration ou autre diplôme équivalent ;
• Aptitude avérée à assurer un suivi financier et administratif de subventions de qualité ;
• Aptitude à élaborer des prévisions budgétaires ;
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel ;
• Capacité à travailler dans un contexte exigeant et multiculturel ;
• Qualités relationnelles, de travail en équipe ;
• Forte capacité d'autonomie, d'indépendance d'esprit et d'impartialité ;
• Forte capacité de travail, de rigueur et d'organisation ;
• Maîtrise indispensable de l'anglais à l'oral comme à l'écrit (tous les rapports seront rédigés en anglais). La maîtrise de l'arabe est un plus.

Expérience professionnelle

• Expérience probante d'au moins 5 ans dans la gestion de subventions (préparation des documents afférents, suivi administratif et financier, contrôle comptable, etc.) ;
• Au moins 5 ans d'expérience dans la gestion administrative, financière et comptable ;
• Au moins deux expériences de plus de 12 mois dans la gestion des procédures administratives et financières dans le secteur de la coopération internationale sur des projets/programmes financés par des bailleurs de fonds ; une expérience en ONGI est un plus ;
• Une ou plusieurs expériences probantes relatives à la passation de marchés constituera un atout.

Documents à fournir à l'appui de la candidature :

• CV
• Références avec contacts
• Lettre de motivation

Le poste sera basé à Paris au siège d'Expertise France.

Durée de la mission : (mai 2024-décembre 2025).

Date limite de dépôt de candidature : Le 4 mai 2024.