Assistant administratif coordonnateur

il y a 3 jours


Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France UFCV Temps plein

Présentation du poste

L'UFCV, une organisation à but non lucratif, recherche un Coordinateur de services administratifs pour renforcer son équipe régionale en Provence-Alpes-Côte d'Azur.

En tant que coordonnateur de services administratifs, vous serez chargé de la continuité des services administratifs, notamment le suivi des factures et des ventes, la procédure administrative, la planification des charges de travail et l'optimisation du fonctionnement des équipes.

Vos principales missions

  • Organiser et coordonner les activités
  • Mettre en œuvre les processus métiers
  • Coordonner et planifier l'activité des coordonnatrices et des assistantes d'activité
  • Garantir les échéances
  • Participer à l'amélioration des procédures internes
  • S'assurer de la bonne application des procédures et de l'exécution des tâches conformément à la répartition des tâches validée par le(s) responsable(s) d'activités
  • Participer à la formation de l'équipe administrative sur ces outils

Coordination de l'équipe administrative régionale

  • Assurer le suivi des éléments RH de l'équipe administrative
  • Assurer l'intégration des nouveaux collaborateurs
  • Fixer les objectifs, évaluer les résultats, réaliser les entretiens annuels d'activité et entretiens professionnels de l'équipe administrative

Missions en relation avec les usagers et partenaires

  • Traitement des boîtes mail dédiées
  • Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription
  • Assurer la relation avec les usagers, les financeurs

Administration des ventes, inscriptions et adhésions / Administration des activités

  • Traitement complet des inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité
  • Traitement de la trésorerie associée
  • Participation à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents de sessions et séjours, des départs

Coordination en lien avec les responsables d'activité

  • Participer au suivi administratif des intervenants occasionnels du secteur
  • Participer au suivi de la programmation et de ses évolutions (annulation de sessions et séjours ; transferts ; etc.)
  • Participer à l'élaboration des réponses aux appels d'offres pour les marchés publics ou DSP
  • Participer à l'élaboration des bilans

Coordination en lien avec le délégué régional

  • Assurer la bonne gestion des contrats de maintenance et autres (ascenseur, installations électriques, courrier...)
  • Participer à la bonne gestion du site (contrat de nettoyage, gestion des clés badges, planning révisions et entretien des véhicules...)
  • Établir les déclarations de sinistres (véhicules, locaux, autres, etc.)
  • Assurer l'administration générale

Contrat et rémunération

Poste à pourvoir en CDI dès que possible, temps plein

Rémunération de 2135 € brut mensuel / 25 K brut annuel à 2300 € Brut mensuel / 28 K brut annuel

Niveau C - Indice 285 de la CCN ECLAT + prime de coordination



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