DIRECTEUR ADMINISTRATEUR

L’hôtel LE SCRIBE est un hôtel 5* situé en plein cœur de Paris, dans le quartier de l’Opéra, entre la place Vendôme et les grands magasins du boulevard Haussmann.

Notre établissement entièrement rénové compte 201 chambres, dont 39 suites et duplex, un espace séminaires & banquets, une offre Restauration entièrement revisitée dont le Restaurant-Bar "RIVAGES" et le comptoir-boutique "SCRIBE & Cie", un fitness et des salles de soins.

Nous recherchons notre Futur.e Directeur Administratif & Financier, poste à pourvoir à compter du mi-janvier 2025.

Description du poste

Membre du Comité de Direction, rattaché.e au Directeur Général de l’hôtel, en lien privilégié avec les Propriétaires de l’hôtel, et en lien avec l’ensemble des Responsables de départements, notre D.A.F encadre une équipe de 10 personnes incluant le service Economat.

Il - elle, est responsable de la gestion administrative et financière de l'hôtel.

En collaboration avec les chefs de services, il-elle veille au respect des procédures, assure les différents reportings auprès du Directeur de l'hôtel, de l’organisation de marque Sofitel / Accor et des propriétaires de l’établissement.

Il-elle veille au respect des normes fiscales réglementaires.

Il-elle intègre, forme et développe les talents qui composent son équipe.

Gestion comptable et financière

1. Comptabilité : Garantir la fiabilité des comptes, l'établissement et la consolidation des états financiers, leur conformité aux procédures et aux normes comptables.
2. Fiscalité : Assurer le respect des délais des déclarations et de leurs paiements (Tva, Taxe de séjour, Taxe bureau, Taxe véhicule, CFE, CVAE, DAS 2, Retenue à la source, Impôt société, Déclaration Revenus de capitaux mobiliers).
3. Achats : Superviser le service économat, validation des commandes, suivre le niveau des achats stockés, conseiller les opérationnels dans les négociations avec les fournisseurs, et s’assurer du suivi de la politique d’achats référencés (centrale d’achats ASTORE).
4. Investissements : Assurer le suivi des investissements annuels validés par les Propriétaires et, des engagements visés par le Directeur de l’hôtel et également par les Propriétaires au-dessus de 15 000 €.
5. Social : Superviser le contrôle des paies (charges sociales, retraite, mutuelle, taxe apprentissage, taxe formation, taxe logement, éléments variables de paie), et des paiements (virement mensuel et ponctuels). Suivre les coûts de formation.

Suivi des accords d’Intéressement Collectif, de Participation des Salariés, de Plan d’Epargne Entreprise, de PPV.

Etablir les informations financières destinées au Comité social et économique, paiement trimestriel du budget du CSE.

1. Baux commerciaux : assurer le suivi des baux (assurance, chiffre d’affaires), facturation des loyers et charges.
2. Trésorerie : Contrôler les opérations bancaires, superviser la trésorerie quotidiennement et suivre l’évolution du cash-flow chaque fin de mois, établir le budget de trésorerie, définir la politique de crédit en collaboration avec la Direction Commerciale, assurer le suivi des financements, des placements, le paiement des dividendes, respecter les engagements bancaires (prêts).

Contrôle de gestion

1. Budget : élaborer le budget de l'entreprise en conformité avec les choix stratégiques du propriétaire et de la direction générale.
2. Prévisionnel : réaliser mensuellement les prévisions en collaboration avec les Opérations (reporting ACCOR mensuel). Business plan.
3. Analyse : Analyser mensuellement les résultats et communiquer les commentaires de gestion au Directeur Délégué Sofitel Paris, mettre en place le cas échéant un plan d’économies (Profit Assurance Plan).

Communication mensuelle du Rapport d’activité (MIS) aux propriétaires, business review.

Gestion administrative et juridique

1. Veiller au respect du cadre légal et réglementaire en vigueur.
2. Contrôler les contrats juridiques d’assurance (Responsabilité Civile, Dommages aux Biens et Pertes d’exploitation (valeurs assurables), Cyber sécurité, véhicule) des prestataires, et sous-traitants, suivre les contentieux avec les avocats, gérer le patrimoine mobilier et immobilier (évaluation annuelle de la valeur marché de la société).
3. Gérer la relation et négocier avec les partenaires extérieurs, banquiers, commissaires aux comptes(audits intérim et final), organismes professionnels, administrations (enquête INSEE, Banque de France).
4. Préparer la tenue des conseils d'administration et assemblées générales, suivi des registres, dépôt des comptes annuels.
5. Assurer une veille juridique, réglementaire et économique du secteur hôtelier (normes financières, fiscales, sociales, environnementales).

Supervision des contrôles suivants:

1. Ventes Hébergement : factures permanentes, gratuités, déductions, remboursements.
2. Ventes Restauration : écarts ventes et consommation, déductions, offerts, remises.
3. Finance : exactitude des fonds de caisse, des flux d’encaissements, du change, des remises en banque, conformité aux normes PCI DSS, rapprochements bancaires et suspens d’encaissement, réconciliation du chiffre d’affaires comptabilisé avec le PMS, distinction charges / investissements, respect autorisation des paiements.
4. Débiteurs Divers : respect de la politique de crédit, acomptes/arrhes, garanties, analyse mensuelle de la balance débiteurs, suivi des avoirs/crédits.
5. Achats et Stocks :
   • Achats: priorité aux fournisseurs référencés, justification des achats non référencés, suivi du Guide des Achats et de la Charte Achats Responsables, rapprochement livraisons/factures, contrôle «bon à payer», respect des délais de règlement.
   • Stocks: locaux verrouillés, suivi transferts de marchandises, état des pertes et casses, inventaires mensuels, suivi des stocks dormants.
6. Gestion du personnel : rapprochement paie/comptabilité, contrôle note de frais/acomptes/éléments variables de paie/éléments exceptionnels, variation masse salariale/effectif.
7. Prévention des risques : sécurité informatique, normes PCIDSS, registre RGPD, assurances.
8. Investissements : budget annuel validé par les propriétaires, tableau de suivi, engagements validés.

Informatique

SUN SYSTEM (INFOR), CEGID Fiscalité, CEGID Paies, Logiciel hôtelier Opéra, logiciel restauration Simphony, logiciel gestion des Stocks MC, outil reporting Accor ONESTREAM.

Profil recherché

• Une expérience confirmée dans le poste, idéalement dans le secteur de l’hôtellerie de luxe.
• Sens de l’organisation, de la gestion des priorités, de la prise d’initiative, et du travail en équipe.
• Compétences développées en management d’équipe pour assurer l’intégration, la formation et le développement des talents.
• Très bon niveau d’anglais.

Informations supplémentaires Avantages à faire partie du Scribe

• Un environnement de travail attrayant avec un établissement et des back offices entièrement rénovés.
• Jours fériés sans condition d'ancienneté.
• Dès 3 mois d'ancienneté: 13ème mois, prime d'Intéressement Collectif (versement trimestriel) et prime de Participation (versement annuel).
• 185.68€ d'indemnités nourriture / mois pour prendre ses repas à "l'Entracte", espace également rénové, en profitant de l'offre FOODLES (frigos connectés).
• Remboursement du titre de transport à hauteur de 80% (Pass Navigo ou autre type d'abonnement : Velib, ...).
• Mutuelle contractuelle COLONNA Facility avec un très bon niveau de couverture.
• Carte collaborateur Accor "Programme ALL HEARTISTS" (notamment 30% de réduction sur les hôtels du groupe, réductions Boutique PSG, Europcar, ...).

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