Adjoint administratif

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste de secrétaire général de mairie dans une commune de moins de 2000 habitants. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi • Accueil des administrés. • Gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune. • Gestion du personnel • Gestion des locations de la commune • Appui technique, administratif et juridique aux élus • Participation à la mise en oeuvre des politiques déclinées par l'équipe municipale Missions / conditions d'exercice Accueil physique et téléphonique du public : • Renseigner, orienter, délivrer les multiples documents et attestations. • Prendre en charge la tenue et à la mise à jour des registre d'Etat Civil : dossier pour le mariage, pour le titre de séjour, pour les actes de naissance, de reconnaissance ou de décès... ; suivi des archives des registres d'Etat Civil. oGestion des dossiers d'inscription des jeunes pour le recensement militaire. • Cadastre renseigner les particuliers, les notaires, les administrations, les agences immobilières, faire les recherches et les impressions nécessaires. • Social : traiter les dossiers de demande d'aide sociale, de titre de stationnement pour handicap, d'attestation pour percevoir les retraites, pour bénéficier de service à domicile, pour les demandes d'équipement de téléassistance, etc... • Participer à la gestion des archives communales. 1 Gestion du secrétariat général • Suivi du courrier quotidien : réception, tri, traitement, acheminement du courrier postal et électronique. • Informer régulièrement le maire et les élus par courriel des affaires en cours. • Assurer l'affichage obligatoire. • Rédiger la correspondance : suivre les dossiers d'assurance des biens et des personnes, déclencher les vérifications obligatoires (électricité, incendie...), suivi des registres de sécurité des bâtiments. • Rédiger les arrêtés pris par le Maire. • Produire et adresser les convocations au Conseil Municipal. • Participer à la mise en oeuvre des politiques déclinées par l'équipe municipale. • Gestion des moyens matériels • Gestion des conventions, assurances, comptabilité, planning des réservations. • Réaliser les bons de commandes administratives et techniques (commandes, suivi, comptabilité). • Classement des documents administratifs. • Chaufferie bois : facturation annuelle. Ecole • Gestion des dossiers d'inscription, commande des fournitures à la demande de l'institutrice. Gestion administrative complémentaire. • Assurer la préparation des élections • Tenir à jour les listes électorales et des tableaux électoraux : gestion du registre électoral unique. • Participation à l'organisation des élections et des commissions électorales. - Assurer la gestion du personnel • Suivre les carrières du personnel. • Diffuser des informations au personnel (formations, événements). 2 Suivre les dossiers liés au cimetière • Délivrer les concessions (titres de propriété après opération comptable). • Tenir à jour le registre. • Suivre les dossiers liés à l'urbanisme • Renseigner les usagers, les notaires et autres ayants-droits. • Gérer le registre des permis de construire et des déclarations préalables. • Assurer la pré-instruction réglementaire des demandes de permis de construire et déclarations préalables en partenariat avec la DDTM. • Produire les autorisations sur avis de la DDTM et du Maire. Relations fonctionnelles : • En interne à la commune : • Relation régulière avec le Maire et les élus. • Relations régulières avec les agents communaux. • En externe : • Relation avec les administrés. • Relation avec les entreprises privées et les associations. • Relation avec les diverses administrations et collectivités. Exigences requises : • Compétences techniques : • Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales. • Connaître les missions des administrations et partenaires publics. • Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs. • Connaître les techniques de rédaction administrative. • Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante. • Profils recherchés Exigences requises : • Compétences techniques : • Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales. • Connaître les missions des administrations et partenaires publics. • Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs. • Connaître les techniques de rédaction administrative. • Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante. • Compétences relationnelles : • Etre organisé, rigoureux et méthodique. • Etre patient, sérieux et efficace. • Secret professionnel et devoir de réserve. • Garant de l'image du service public, l'agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochable. • Savoir garder des relations équitables dans un contexte parfois difficile.