Responsable administratif des résidences et accueil de jour

il y a 3 jours

SaintCloud, Île-de-France CENTRE HOSPITALIER DES QUATRE VILLES Temps plein
entreprise :

Situé dans les Hauts-de-Seine (92), aux portes de Paris sur les bords de Seine, le Centre Hospitalier des Quatre Villes (Saint-Cloud, Sèvres, Chaville et Ville d'Avray), aussi appelé CH4V, est un établissement public de santé, acteur du service public hospitalier.

Il emploie environ 1200 agents et dispose de 600 lits d'hospitalisation complète et places d'hôpital de jour (soins ambulatoires).

Description du poste :

Le Centre Hospitalier des Quatre Villes recrute un(e) responsable administratif(ve) pour ses résidences pour personnes âgées et ses accueils de jour situés sur les villes  Saint-Cloud et Sèvres (92).

Missions :

Facturation des séjours

  • Vérification et Renseignement du logiciel de facturation CPAGE
  • Vérification et Suivi en remplacement du tableau des mouvements
  • Suivi des tableaux financiers (commun avec TP et finances)
  • En remplacement d'un gestionnaire : Gestion des demandes de prélèvements automatiques
  • Facturation mensuelle : Emission des titres de recettes (résidents payants, et départements hors 92 pour l'APA) + des avis de prélèvement + des contributions des ash
  • Facturation mensuelle de l'APA pour le département 92 (sans émission de titre)
  • Dépôt chorus pour la facturation ASH et APA auprès des départements
  • En support des gestionnaires : Suivi des GIR, des dossiers APA et des dossiers ASH
  • En remplacement d'un gestionnaire Saisie des actes de soins des intervenants libéraux
  • Clôture de l'exercice : lien avec le TP et la DAF et validations des données des logiciels CPAGE (logiciel de facturation CH4V) et Hélios (logiciel comptable du TP)
  • Réalisation d'effacement comptable sur demande du TP
  • Envoi mensuel des tableaux / mémoire à l'appui des dépôts dans Chorus
  • Envoi mensuel des tableaux financiers au TP
  • Envoi par mail des dossiers de provisionnements des arrivées des résidents à l'ASH
  • Envoi des nouveaux tarifs et GIR aux départements hors 92 pour l'APA

Régies d'avances et de recettes pour les résidences et accueil de jour (régisseur principal des 2 sites)

  • Remise de la carte de régie et suivi des achats (DFT-NET et Excel)
  • Vente de tickets repas et suivi

Gestion de l'équipe

  • Plannings de l'équipe administrative, des animateurs, des psychologues, des psychomotriciens, et de l'accueil de jour
  • Management et formation de l'équipe administrative
  • Organisation du travail administratif incluant l'élaboration et la mise en œuvre des procédures

Communication

  • Envoi des mails institutionnels d'informations aux familles y compris PJ
  • CVS : élaboration du CR et envoi des invitations
  • Réunions des familles : élaboration du CR et envoi des invitations
  • Participations aux réunions de service, aux COPIL

Démarche qualité

  • Participation aux réunions liées à la démarche qualité et réunions hebdomadaires de coordination par site
  • Elaboration / mise à jour de procédures en lien avec le service administratif
  • Elaboration de compte rendu de réunions, y compris celles avec les familles

En remplacement des adjoints - Accueil physique, téléphonique, courrier et courriel de la Résidence

  • Information du public sur les conditions d'admission et de fonctionnement de la Résidence
  • Ouverture du portail visiteurs
  • Réponse aux questions et réclamations des résidents et de leur entourage ou orientation si besoin vers l'interlocuteur concerné.
  • Réponse aux appels sur l'ensemble des Résidences
  • Gestion du courrier : tri du courrier et redistribution auprès des professionnels, renvoi si besoin des courriers des résidents aux référents familiaux
  • Visites de l'établissement

En remplacement des adjoints Constitution et suivi des dossiers administratifs des résidents tout au long de leur séjour

  • Réponse aux demandes d'admission et instruction des dossiers
  • Gestion administrative des entrées et des sorties (constitution des dossiers, registre des entrées/sorties, registre des décès, adressage des chèques de dépôt de garantie au Trésor Public)
  • Remplissage des logiciels CPAGE et ORBIS
  • Suivi des admissions, gestion de la file d'attente et du taux d'occupation de la Résidence
  • Suivi de l'occupation des lits : envoi du flyer des Résidences aux partenaires, utilisation de ViaTrajectoire, collaboration régulière avec les assistantes sociales des services hospitaliers du CH4V et autres CH
  • Suivi des mouvements dans Resid'ehpad et Cert'DC
  • Relations avec les partenaires CAF, CPAM, Tuteurs, Départements
  • Gestion administrative des successions
  • Archivage du dossier administratif : gestion et suivi des dossiers archivés (création / durée de conservation / destruction : selon procédures) et maintien en état de la salle d'archives.

En remplacement des adjoints Secrétariat de la Résidence

  • Gestion des panneaux d'information et mises à jour
  • Commandes de papeterie pour l'administration du site
  • Gestion du relevé de suggestions
  • Envoi des courriers de projet d'accompagnement personnalisé
  • Diverses tâches administratives

En remplacement des adjoints Hôtellerie

  • Réception du linge à marquer et préparation pour envoi au prestataire
  • Renseignement du logiciel linge
  • Silverdo : intégration des menus, gestion des cartes postales en l'absence de l'animateur
  • Demandes d'interventions techniques (logiciel Asset +)
  • Envoi aux familles et tuteurs des besoins en produits d'hygiène et vêtements des résidents

Contrat : CDI

Lieu de travail : Saint-Cloud et Sèvres

Les plus du CH4V : Accès à une crèche, l'amicale du personnel, le CGOS, une conciergerie, solution de covoiturage KAROS, parking et transports en commun, séances de massages assis minute gratuites et d'ostéopathie à tarif réduit, restaurants du personnel, deux rooftops.

Le CH4V s'engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

Profil recherché :
  • Bac + 5
  • Accueil du public 
  • Connaissance globale du fonctionnement d'un EHPAD
  • Maîtrise des outils bureautiques
  • Disponibilité, sens de l'écoute
  • Rigueur, autonomie, sens de l'organisation, et discrétion
  • Qualités relationnelles​

  • Agent(e) de gestion administrative en Résidence Autonomie

    il y a 3 jours

    Saint-Maur-des-Fossés, Île-de-France Ville de Saint-Maur-des-Fossés Temps plein

    Informations générales sur le poste Filière : Administratif Catégorie : Catégorie C Type de contrat : Titulaire ou contractuel Description de l'entreprise Saint-Maur-des-Fossés est une charmante commune située dans le département du Val-de-Marne en région Île-de-France, à proximité de Paris. Avec ses paysages verdoyants, ses...

  • SERVICE CIVIQUE

    il y a 4 semaines

    Saint-Cloud, Île-de-France SC2S Ile-de-France Careers Temps plein

    La résidence "Les Jours Heureux" est une très belle structure pleine de beaux projets Votre mission de Service Civique Votre mission avec notre appui sera principalement focalisé sur le lien social.  Atelier créatif Atelier créatif L'organisme d'accueil, informations pratiques Notre association développe un Service Civique de qualité et porteur...

  • Agent d'accueil

    il y a 3 jours

    Saint-Quentin, Hauts-de-France ACCUEIL ET PROMOTION Temps plein

    entreprise : Depuis 1966, Accueil & Promotion est un acteur majeur de l'inclusion sociale. Grâce à une approche humaine et personnalisée, nous offrons à tous, des jeunes aux seniors, un accompagnement sur mesure pour les aider à surmonter les difficultés et à retrouver leur place dans la société.Description du poste :Dans le cadre d'un replacement,...

  • SERVICE CIVIQUE

    il y a 4 semaines

    Saint-Cloud, Île-de-France SC2S Ile-de-France Temps plein

    En quelques mots La résidence "Les Jours Heureux" est une très belle structure pleine de beaux projets Les habitants sont vraiment sympa et attachants. Ils ont également beaucoup d'idées, rien ne les arrête les filous Si vous êtes passionné par les défis et que vous êtes débordants d'idées, rejoignez-nous Votre mission de Service...

  • Moniteur éducateur

    il y a 3 jours

    Saint-Maur-des-Fossés, Île-de-France Résidences et Services ABCD94 Temps plein

    Moniteur Educateur / Aide-soignant(e) pour unité de personnes handicapées vieillissantes Présentation de l'établissement : Le groupe ABCD réunit quatre Résidences (Abbaye à St Maur, Bords de Marne à Bonneuil, Cité Verte à Sucy et La Cristolienne à Créteil) et trois services à domicile pour personnes âgées (ASSAP, AJAD et...

  • SERVICE CIVIQUE

    il y a 4 semaines

    Saint-Cloud, Île-de-France Agence du service civique Temps plein

    En quelques mots... La résidence "Les Jours Heureux" est une très belle structure pleine de beaux projets Les habitants sont vraiment sympa et attachants. Ils ont également beaucoup d'idées, rien ne les arrête les filous Si vous êtes passionné par les défis et que vous êtes débordants d'idées, rejoignez-nous Votre mission de Service...

  • Gestionnaire de résidence pour jeunes

    il y a 3 jours

    Saint-Denis, Île-de-France Espacil Temps plein

    Notre entreprise Espacil Habitat est une Entreprise Sociale pour l'Habitat depuis près de ans, qui prône les valeurs humaines et sociales. Notre mission : loger tous les publics. Notre priorité : les intérêts de nos résidents et de nos collaborateurs. Filiale du groupe Action Logement, nous accompagnons la diversité et l'évolution des...

  • Assistant de vie auprès des pers. âgées – La Cristolienne H/F

    il y a 3 jours

    Saint-Maur-des-Fossés, Île-de-France Résidences et Services ABCD94 Temps plein

    Auxiliaire de vie – La Cristolienne H/F Présentation de l'établissement : Le groupe ABCD réunit quatre Résidences (Abbaye à St Maur, Bords de Marne à Bonneuil, Cité Verte à Sucy et La Cristolienne à Créteil) et trois services à domicile pour personnes âgées (ASSAP, AJAD et Domicile&Services) dans le Val-de-Marne. Les...

  • Auxiliaire de vie H/F

    il y a 3 jours

    Saint-Maur-des-Fossés, Île-de-France Résidences et Services ABCD94 Temps plein

    Auxiliaire de vie H/F Présentation de l'établissement : Le groupe ABCD réunit quatre Résidences (Abbaye à St Maur, Bords de Marne à Bonneuil, Cité Verte à Sucy et La Cristolienne à Créteil) et trois services à domicile pour personnes âgées (ASSAP, AJAD et Domicile&Services) dans le Val-de-Marne. Les Résidences et Services ABCD...

  • Assistant administratif de projet

    il y a 3 jours

    Saint-Cloud, Île-de-France Universal Medica Temps plein

    Date de début : Dès que possible Lieu de travail : Saint-Cloud (92) Durée  : CDD / CDI Depuis plus de 22 ans, Universal Medica Group a pour mission d'apporter conseils, solutions et services innovants à forte valeur ajoutée, aux patients et aux acteurs de Santé. Forte de son dynamisme et de sa taille humaine, la filiale Universal...

  • Infirmier H/F

    il y a 3 jours

    Saint-Denis, Île-de-France Adef Résidences Temps plein

    Et si c'était Adef résidences qu'il vous fallait ? Trouvez enfin l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.Rejoindre notre établissement c'est : Un package de rémunération attractif : prime de roulement + prime de fin d'année + prime d'assiduité + mutuelle (prise en charge à 50%) + avantages CSE + remboursement de la...

  • Infirmier H/F

    il y a 3 jours

    Saint-Denis, Île-de-France Adef Résidences Temps plein

    Et si c'était Adef résidences qu'il vous fallait ? Trouvez enfin l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.Rejoindre notre établissement c'est : Un package de rémunération attractif : prime de roulement + prime de fin d'année + prime d'assiduité + mutuelle (prise en charge à 50%) + avantages CSE + remboursement de la...

  • Infirmier Coordonnateur H/F

    il y a 3 jours

    Saint-Denis, Île-de-France Adef Résidences Temps plein

    Et si c'était Adef résidences qu'il vous fallait ? Trouvez enfin l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.Rejoindre notre établissement c'est : Un package de rémunération attractif : prime de roulement + prime de fin d'année + prime d'assiduité + mutuelle (prise en charge à 50%) + avantages CSE + remboursement de la...

  • Aide-Soignant H/F

    il y a 3 jours

    Saint-Denis, Île-de-France Adef Résidences Temps plein

    Et si c'était Adef résidences qu'il vous fallait ? Trouvez enfin l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.Rejoindre notre établissement c'est : Un package de rémunération attractif : prime de roulement + prime de fin d'année + prime d'assiduité + mutuelle (prise en charge à 50%) + avantages CSEAppartenir à la Team AR,...

  • Aide-Soignant H/F

    il y a 5 heures

    Saint-Denis, Île-de-France Adef Résidences Temps plein

    Et si c'était Adef résidences qu'il vous fallait ? Trouvez enfin l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.Rejoindre notre établissement c'est : Un package de rémunération attractif : prime de roulement + prime de fin d'année + prime d'assiduité + mutuelle (prise en charge à 50%) + avantages CSEAppartenir à la Team AR,...

  • Assistante Médico-Administrative

    il y a 3 heures

    Saint-Cloud, Île-de-France CENTRE HOSPITALIER DES QUATRE VILLES Temps plein

    entreprise : Situé dans les Hauts-de-Seine (92), aux portes de Paris sur les bords de Seine, le Centre Hospitalier des Quatre Villes (Saint-Cloud, Sèvres, Chaville et Ville d'Avray), aussi appelé CH4V, est un établissement public de santé, acteur du service public hospitalier.Il emploie environ 1200 agents et dispose de 600 lits d'hospitalisation...

  • Assistante Médico-Administrative en Gynéco-obstétrique

    il y a 3 jours

    Saint-Cloud, Île-de-France Centre Hospitalier des Quatre Villes Temps plein

    Le poste Le Centre Hospitalier des Quatre Villes (92) recrute un(e) Assistant(e)-médico administratif(ve) pour son service de Chirurgie gynécologique, site de Saint-Cloud. Poste en CDD 3 mois renouvelables ou mutation. Missions générales : - Accueil physique et téléphonique des patientes, personnel soignant, médecins correspondants -...

  • Hôte(sse)/secrétaire d'accueil CDD Remplacement

    il y a 3 jours

    Saint-Maur-des-Fossés, Île-de-France LNA Santé Temps plein

    Hôte(sse)/secrétaire d'accueil CDD Remplacement Offre d'emploi' Hôte(sse)/secrétaire d'accueil CDD Remplacement Résidence Sévigné Saint-Maur-des-Fossés Publié il y a 122 jours Hôte(sse)/secrétaire d'accueil CDD Remplacement - Saint-Maur-des-Fossés - Île-de-France Type de contrat CDD Rémunération 1800€ par mois ...

  • Hôte(sse)/secrétaire d'accueil CDD Remplacement

    il y a 3 jours

    Saint-Maur-des-Fossés, Île-de-France LNA Santé Temps plein

    À la Résidence Sévigné, vous êtes les héros du quotidien Vous avez le cœur sur la main et la passion dans le sang ? Ça tombe bien, nous aussi Nous recherchons un hôte / secrétaire d'accueil h/f,  en CDD à Temps plein pour un remplacement.Votre planning : Vous travaillez de 7h45 à 18h45 avec une alternance de 3 ou 4 jours par semaine et un...

  • Assistante Médico-Administrative en Aide Médicale à la Procréation

    il y a 3 heures

    Saint-Cloud, Île-de-France CENTRE HOSPITALIER DES QUATRE VILLES Temps plein

    entreprise : Situé dans les Hauts-de-Seine (92), aux portes de Paris sur les bords de Seine, le Centre Hospitalier des Quatre Villes (Saint-Cloud, Sèvres, Chaville et Ville d'Avray), aussi appelé CH4V, est un établissement public de santé, acteur du service public hospitalier.Il emploie environ 1200 agents et dispose de 600 lits d'hospitalisation...