Agent d'accueil et de gestion Etat Civil

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 1ère classe Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui () Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Capitale du pays du Mont Saint-Michel, riche de plus de 2 000 ans d'Histoire, Avranches est une ville à taille humaine (10 500 habitants) à la fois active, citoyenne, durable et équitable. Elle est le poumon démographique d'une zone économique dynamique située à mi-chemin entre Rennes et Caen, grâce à l'autoroute A84. Sous-préfecture d'arrondissement et siège de la Communauté d'agglomération Mont Saint-Michel - Normandie, Avranches est le pivot d'un bassin de vie de 15 000 habitants. Les nombreux services privés ou publics en son sein, sa richesse culturelle et patrimoniale, ses nombreux parcs et jardins et la diversité de son tissu associatif en font une ville où il fait bon vivre. Soucieuse de répondre aux besoins de sa population et du tissu entrepreneurial, Avranches développe de nombreux projets grâce à une politique ambitieuse en matière d'investissements. Et si vous rejoigniez nos services ? Missions / conditions d'exercice Au sein du pôle " Attractivité et Citoyenneté ", sous l'autorité hiérarchique de la responsable du service " Accueil et Citoyenneté ", vous êtes chargé (e) de l'instruction, la constitution et la conservation des actes d'Etat Civil ainsi que l'accueil physique, téléphonique du public. L'agent-e sera affecté-e au Centre Administratif de la Rampe d'Olbiche et aura pour missions principales : · Réception, enregistrement et traitement quotidien des demandes d'actes d'Etat Civil (au guichet et par courrier) et de façon dématérialisée (COMEDEC) · Etablissement et mise à jour de livrets de famille · Réception des déclarations et des dossiers, contrôle préalable des éléments nécessaires et rédaction des actes d'Etat Civil (naissance, mariage, décès, reconnaissance, PACS, changement de prénom et nom, reprise de vie commune, opposition à mariage). Envoi et contrôle des pièces annexes · Mise à jour des registres d'Etat Civil (apposition des mentions) et tenue des registres et des tables (préparation des feuilles de registre, fermeture et ouverture des registres, préparation en vue de la reliure, archivage...) · Gestion des demandes de consultation des registres/tables · Participation à l'ensemble des missions du service notamment assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des usagers · Effectuer les tâches administratives liées à l'activité (classement, archivage des dossiers, tenue des statistiques etc) Activités secondaires : · Gestion des demandes de Carte Nationale d'Identité / Passeport : prise de RDV en ligne et instruction des dossiers · Légalisation de signature et certification de documents, établissement des certificats (vie, célibat...), attestations d'accueil (gestion et prise de RDV) · Gestion des listes électorales : saisie des inscriptions sur les listes électorales et participation aux élections le jour du scrutin · Gestion du recensement militaire : information des jeunes, établissement du dossier · Aide ponctuelle sur l'ensemble des missions du service Accueil et Citoyenneté dans le cadre de la polyvalence (Etat Civil, Cimetière, Recensement militaire, Recensement de la Population, Titres d'Identité et Elections) Activités ponctuelles · Assurer le remplacement des agents d'accueil en cas de nécessité de service CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS : - Poste à pourvoir dès que possible - Temps de travail : 35h/semaine du lundi au vendredi - Permanence par roulement de 12h à 13h30 le mercredi et de 17h à 18h30 le vendredi - Tarifs préférentiels sur les repas méridiens - Adhésion au CNAS - Participation mutuelle / prévoyance si contrat labellisé Profils recherchés DIPLOME ET EXPERIENCE : - Expérience professionnelle sur un poste similaire serait appréciée - Diplôme requis : Baccalauréat minimum PROFIL ET COMPETENCES : Connaissances/Savoirs: - Connaissance de la réglementation en matière d'Etat Civil, - Méthodes et outils des techniques d'accueil (physique et téléphonique) Savoir-faire : - Maitrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, connaissance des logiciels Etat Civil - SIECLE - et élections - SUFRAGEWEB- appréciée) Savoir-être : - Sens du service public - Organisation, rigueur et méthode - Discrétion et confidentialité - Adaptation et polyvalence - Autonomie et disponibilité - Dynamisme et sens du travail en équipe - Qualités d'accueil, d'écoute et relationnelle