Secrétaire médical

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Mission 1 : Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'activité du service de médecine préventive et de l'action pluridisciplinaire ; Mission 2 : Planifier les interventions des personnels médicaux et des chauffeurs d'unité médicale mobile ; Mission 3 : Assister le médecin du travail, l'infirmière, la psychologue et l'assistante sociale dans l'organisation du travail. Missions / conditions d'exercice - Assure le secrétariat des différentes consultations et gère les relations quotidiennes avec les employeurs et les agents : contact avec les adhérents, préparation des visites d'information et de prévention, des visites médicales, gestion des examens complémentaires, organisation des interventions des acteurs du service de médecine préventive etc ; - Suit et gère les dossiers médicaux et met à jour les " box " des agents et des adhérents ; - Assiste le médecin du travail et l'infirmière de santé au travail dans l'organisation du travail ; - Effectue l'assistance administrative de l'ensemble des membres de l'équipe pluridisciplinaire dans leurs activités ; - Gère les rendez-vous au CDG06 des différents membres de l'équipe pluridisciplinaire et du contrôle médical ; - Informe sur les moyens d'aide à la prévention que peut proposer le service et informe l'employeur sur les obligations en matière de santé au travail ; - Réalise la planification des visites et de l'activité de tiers-temps du médecin de prévention et de l'infirmière ; - Recueille et organise l'ensemble des besoins en visite médicale des collectivités, en prenant en considération les contraintes particulières de lieu, de délais et d'effectifs, notamment, afin d'aboutir à une planification rationnelle et cohérente répondant aux besoins et au respect de la réglementation ; - Utilise le logiciel médical, ouvre les plages de visite pour les collectivités en respectant les secteurs des différentes équipes ; - Effectue l'assistance administrative de l'ensemble des personnels médicaux et des membres de l'équipe pluridisciplinaire concernés, dans leurs activités ; - Saisit et met en forme des documents (courriers, rapports) ; - Tient à jour le tableau de bord des actions menées au titre de l'offre pluridisciplinaire par adhérent (enregistrement des VIP supplémentaires, des contrôles des arrêts de travail, des AMT, etc) ; - Recherche la documentation et/ou les informations nécessaires à l'activité ; - Oriente les demandes des adhérents vers les différents acteurs de l'action pluridisciplinaire en fonction des problématiques ; - Reçoit et filtre les communications téléphoniques, réoriente les appels le nécessitant et gère le courrier ; - Prend en charge la gestion des fournitures et des stocks ; - Participe à des groupes de travail autant que de besoin. Profils recherchés Considérant la structure du service et son contexte, le besoin se porte sur un agent opérationnel immédiatement qui disposera impérativement des prérequis ci-dessous : - Expérience obligatoire de 2ans dans un secrétariat médical de collectivité territoriale ou d'établissement public ; - Gestionnaire administratif expérimenté maitrisant les outils de bureautique ainsi qu'une diversité de logiciels ; - Connaissance obligatoire de la médecine de prévention de la fonction publique territoriale ; - Connaissance de l'environnement territorial et d'un dispositif d'action pluridisciplinaire en milieu de travail ; - Connaissances réglementaires en matière de santé au travail ; - Maitrise obligatoire du logiciel MEDTRA et des outils de création et gestion de plannings complexes ; - Expression écrite et orale de qualité afin d'assurer la meilleure relation avec une diversité d'interlocuteurs.