Agent administratif Service à l'usager, secrétariat

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi L'agent accueille, oriente et renseigne le public, recueille et traite les informations nécessaires au compte rendu d'activité de la direction. Egalement, elle / il assure le secrétariat de la direction. Missions / conditions d'exercice Accueillir et renseigner les usagers : accueil physique, téléphonique, télématique. Computer et traiter les fiches journalières de travail. Assister la Direction en rédigeant des courriers, notes, comptes-rendus et en diffusant les informations en interne. Être référent du système de gestion électronique du courrier et du parapheur électronique. Contribuer à la sensibilisation des services aux règles écrites de transmission de l'information. Collaborer étroitement avec les autres services du PTM ainsi qu'en externe (autres directions de la collectivité mutualisée). Apporter une expertise sur des dossiers auprès de sa direction et de ses partenaires Recevoir, filtrer, répondre ou réorienter les appels téléphoniques, dont « allo-mairie ». Réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier journalier (lettres et mails). Relayer les signalements téléphoniques sur l'application citoyenne Thelma ou e-Atal dans le circuit des demandes d'interventions. Établir des bons de travaux via e-Atal. Saisir les éléments contenus dans les fiches journalières de travail et alerter en cas de dysfonctionnements ou anomalies. Participer au traitement des demandes e-Atal provenant des autres services de la collectivité. Intervenir en soutien sur les activités de gestion comptable, budgétaire et analytique de la Direction. Archiver les documents, sous forme physique ou dématérialisée. Pallier ponctuellement les absences du standard des services du centre technique communautaire, des espaces verts et du pôle technique. Faire remonter toutes observations utiles concernant son travail (moyens matériels, procédures, formation, etc.). Exécuter toutes missions entrant dans le champ de compétences de la Direction du Parc Technique Municipal. Être force de propositions dans son domaine d'activité. EXIGENCES ET CONTRAINTES * Statut : titulaire à défaut contractuel Lieu : PTM Heures supplémentaires selon nécessités de service Horaires : De 08h00 à 11h58 et 13h30 à 17h30 (lundi à jeudi inclus) / De 08h00 à 11h56 et 13h30 à 17h30 (le vendredi) / Présence en juillet Conditions de rémunération : RIFSEEP / Forfait mobilités durables / Prise en charge à 75% de l'abonnement transport / Participation au maintien de salaire / Adhésion COSS + CNAS / Restaurant administratif Candidature Veuillez adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à l'attention de : Monsieur le Maire de Mont de Marsan 575 avenue Foch 40 000 Mont de Marsan Date limite de réception des candidatures : 20/06/2025 Profils recherchés - Diplôme de Secrétariat, accueil, comptabilité ou expérience significative dans le secteur public. - Maitrise de l'outil informatique (tableur, traitement de texte, présentation, messagerie électronique, internet, logiciels-métiers : e-Atal, Atal, Thelma, Maarch, Sedit, Horoquartz) - Maîtrise globale du fonctionnement administratif et institutionnel des collectivités locales - Notions avancées de comptabilité, de gestion budgétaire et de commande publique - Techniques et outils de communication - Assiduité, constance - Rigueur, objectivité, organisation - Dynamisme, disponibilité, réactivité, ponctualité - Esprit d'équipe, qualités relationnelles - Aptitudes à la communication écrite et orale - Respect de la hiérarchie - Savoir rendre compte de son travail, à s'entretenir avec sa hiérarchie du suivi et de l'élaboration des dossiers - Autonomie, prise d'initiative dans son domaine de compétence, curiosité - Devoir de réserve, confidentialité et sens du service public