Agent d'accueil et administratif

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui () Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi d’accueil et administratif Ouvert aux fonctionnaires ou contractuels Cadre d’emploi des adjoints administratifs (catégorie C) Au cœur du Grand Paris, Est Ensemble, groupement de 9 villes de 440 000 habitants, 1 300 agents, exerçant 10 compétences de service public, recrute pour sa Direction de Emploi et de l’Economie. La feuille de route de notre Direction s’articule autour de 3 objectifs stratégiques : agir pour l’emploi des plus fragiles, en particulier les jeunes ; construire une relation aux entreprises du territoire qui favorise leur développement et leur ancrage local ; favoriser la transition écologique du tissu productif. Rejoignez notre équipe au service de cette ambition forte Au sein de l’Unité Territoriale Pantin / Bobigny / Les Lilas / Le Pré Saint-Gervais, vous avez pour principales missions d’assurer l’accueil dans 2 équipements de proximité, qui proposent chacun des solutions aux publics du territoire en situation d’insertion professionnelle et sociale : la Maison de l’Emploi à Pantin (aide à l’orientation, à la recherche de formation ou d’emploi et à l’insertion sociale) et la Maison de la justice et du droit à Pantin (conseils et aide juridique pour garantir à tous un accès aux droits sur différentes thématiques : famille, logement, droit des étrangers etc.). Vous assurez également le soutien administratif et logistique à l’activité de ces équipements. Le poste est localisé à la Maison de l’emploi de Pantin, 7-9 rue de la Liberté à Pantin. Missions / conditions d'exercice Missions : Accueillir, informer, renseigner et orienter le public des 2 équipements de l’Unité Territoriale, en fonction des besoins : -Accueil et renseignement du public sur place ou par téléphone : identifier et gérer la demande et son degré d’urgence, filtrer et orienter ; - Gérer les prises de RDV des permanences des différents intervenants ; - Gérer l'affichage des espaces d'accueil et sas d'entrée : mise à jour, affichage et classement ; - Effectuer une veille sur les différents dispositifs des partenaires internes (mission locale, agence locale d’insertion, plan local insertion et emploi) et externes de l’Unité Territoriale (bibliothèque, Mairie, MJD, Pôle RSA, Mission Locale, Inser’eco…) - Aller chercher l'information pour la transmettre aux publics et se déplacer chez des partenaires pour connaitre leur offre de service ; - Proposer un premier niveau de médiation aux publics en les accompagnants dans les espaces d’accueil des équipements de l’Unité Territoriale et leur donner un 1er niveau d’information - Assurer le lien avec les partenaires (services municipaux, services sociaux, permanences d’accès au droit ne relevant pas de la compétence d’Est Ensemble) et avec les responsables de l’Unité Territoriale Gestion de l’action collective et évènementielle : - Réceptionner et redistribuer le courrier et les livraisons ; - Gérer la téléphonie avec les services internes à la MDE ; - Tenir à jour les statistiques de fréquentation (accueil, évènementiels) et faire le reporting sur les tableaux de bord ; - Gérer le stock de fournitures (administratives et informatiques) liées à l'accueil (imprimantes et photocopieuses, …) et faire remonter les besoins, en lien avec la responsable administrative et logistique ; - Assister le responsable administratif et logistique dans la gestion d’organisation de réunions (lieux ressources, CODIR, …) ; - Participer à l'organisation des évènements ; Suivi de la logistique en lien avec les fonctions ressources : - Organiser le suivi des prestataires intervenant à l’Unité Territoriale - Préparer les commande UGAP - Appuyer la responsable administratif et logistique dans le suivi des demandes (logistique, gestion bâtimentaire, informatique...) Profils recherchés Compétences recherchées : - Techniques de l'accueil : avoir une bonne maîtrise de l'expression orale ; orienter le public ayant un rendez-vous ; favoriser l’expression de la demande et identifier sa nature ; s’exprimer clairement et reformuler les demandes ; s’adapter aux publics de cultures différentes ne parlant pas ou peu français ; réagir avec pertinence aux situations d’urgence ; donner une bonne image de la structure par sa tenue, son expression et sa présentation ; discrétion, respect de la confidentialité et secret professionnel ; accueillir le public avec amabilité, patience et diplomatie ; savoir gérer avec calme et professionnalisme les situations d’accueil délicates sans renoncer à l’application des règles de l’Unité Territoriale) - Connaissances générales sur les caractéristiques du public accueilli ; - Connaissances générales sur les différents partenaires (emploi, juridique…) ; - Règles de base en orthographe et grammaire ; - Bonne connaissance des activités de la direction ; - Savoir identifier et appliquer les procédures administratives ; - Techniques d’archivage ; - Connaissance des règles de sécurité incendie ; - Utilisation de l’outil informatique, d’internet et des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) ; - Appliquer les procédures de réception et de transmission des demandes d'information ; - Savoir organiser la diffusion de l’information par voie d’affichage ; - Gérer les situations de stress et réguler les tensions ; - Capacités de travail en équipe ; - Ponctualité et respect des horaires d’ouverture. Permis B apprécié Anglais courant niveau débutant souhaité Contraintes du poste : Exceptionnellement des heures pourront être demandées par le N+1 en dehors du cycle de travail au vu de pic d’activité. Présence souhaitée lors des événementiels (soir ou week-end) Ces heures seront récupérées Travail sur écran Nos avantages : - Une participation employeur au forfait Navigo (75% pour le forfait annuel ou le forfait mensuel) et/ou au forfait mobilité durable - Une participation à la complémentaire santé et prévoyance (facultative) - Congés menstruels - Un comité national des œuvres sociales (CNAS) attractif, avec des offres de loisirs, de culture, des tarifs préférentiels sur des enseignes, etc. - Participation employeur à la restauration - Une offre de formation diversifiée