Assistant (h/f)

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Cotation : Agent administratif Soucieux de définir une stratégie partagée face aux enjeux des territoires et institutions départementales, les Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine ont créé début 2016 un établissement public de coopération interdépartementale (EPI 78-92) ayant vocation à porter les politiques menées de concert entre les deux départements et les services chargés de leur mise en oeuvre. En particulier, afin de gagner en performance, en qualité et en maitrise des dépenses dans un domaine stratégique et emblématique de l'action départementale, les deux Départements ont créé en 2017 rattaché à l'EPI 78-92, un service interdépartemental consacré à l'entretien et à l'exploitation de la voirie. Ce service comprend 250 agents répartis en une agence centrale et 4 services territoriaux. Il couvre l'ensemble des activités concourant au bon fonctionnement des réseaux routiers départementaux des Yvelines et des Hauts-de-Seine (1900 km de routes et 750 carrefours à feux). Missions / conditions d'exercice Placé sous l'autorité du chef de l'unité, elle travaille au sein de l'unité voirie Nord qui a en charge la surveillance et l'entretien du réseau routier départemental dont le trafic véhicule est supérieur à 30 000 véhicules jour. Elle assure la gestion administrative de l'unité, suivi, courrier, accueil, gestion du personnel, suivi comptable et est l'interlocuteur direct avec les correspondants internes ou externes (80%). Elle assure également le suivi et la frappe du courrier pour le chef de service STU92 (20%). ACTIVITES : - Assurer l'accueil téléphonique et physique de l'unité voirie. - Gérer les agendas et planifié les réunions. - Gérer les dossiers suivis de l'unité (dossiers nécessitant des réponses ou des avis). - Assurer le suivi des dossiers administratifs des agents (congés, formation, carrières...). - Veille statutaire en liaison avec la DRH. - Assurer le suivi des tableaux de programmation des travaux - Assurer le suivi financier des opérations de l'unité - Assurer la liaison avec l'Unité de Gestion - Assurer l'intérim du secrétariat des autres Unités du Service - Gérer les missions courriers (frappe, vérification et rédaction de certains courriers) Profils recherchés - Adjoint administratif territorial titulaire, ou à défaut contractuel disposant d'une première expérience réussie dans l'assistanat et/ou le secrétariat (art. 3-2, loi du 26 janvier 1984) - Connaissance des normes rédactionnelles, des techniques de secrétariat, de l'environnement administratif et institutionnel. - Maîtrise du pack office. - Adaptabilité, capacité d'analyse des dossiers en gérant priorités et échéances, à rendre compte et travailler en équipe. - Capacités organisationnelles, disponibilité et sens de la confidentialité.