Un assistant ou une assistante 57-25

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le CESER est la deuxième assemblée régionale, il regroupe 190 représentants de la société civile désignés par le préfet de Région pour un mandat de 6 ans. Le CESER est saisi régulièrement par le Conseil régional pour formuler un certain nombre d’« avis » sur ses principaux schémas d’orientation. Véritable laboratoire d’idées, il offre une voix et un visage à la société civile d’Île-de-France et alimente également le Conseil régional de ses propres réflexions prospectives et de ses propositions. Sous l'autorité du secrétaire général, l’assistant ou l'assistante doit faire preuve de polyvalence afin d’assurer la suppléance sur l’ensemble des missions administrative et de gestion de l’équipe du secrétariat général du Ceser Missions / conditions d'exercice MISSION 1 : Participer à l’organisation et suivi de l’activité des conseillers - Préparer, mettre à jour et transmettre les mailing List des commissions aux chargé.es de mission en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général - Réserver les salles des commissions et demander l’appui d’un technicien informatique afin de s’assurer, avant et pendant la commission si nécessaire, des bonnes conditions techniques de la visioconférence - Participer à l’alimentation des tableaux d’assiduité des conseillers aux différentes instances du Ceser - Contribuer au suivi des inscriptions aux formations - Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe MISSION 2 : Contribuer à la gestion du calendrier des instances - Alimenter et mettre à jour le calendrier partagé (Assemblée plénière, Bureau, réunions des vice-présidents du Ceser, réunion des présidents, commissions etc.) en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général - Lier les ordres du jours, les convocations et autres documents des différentes instances aux dates retenues en coordination avec les autres membres de l’équipe du secrétariat général - Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l’ensemble de l’équipe MISSION 3 : Prendre part à l’organisation logistique des déplacements des commissions en binôme avec le ou la chargée de mission - Créer un dossier numérique du déplacement. - Suivre les inscriptions et préparation d’une feuille de présence. - Relancer les conseillers. - Être l’interlocuteur de l’organisme accueillant sur les aspects logistiques du déplacement (transmission de la liste des participants, réservation de parking sur site, détermination d’un point de rencontre, etc.). - S’assurer de la disponibilité des supports nécessaires (chevalets, feuille de présence, trombinoscope, rapports etc.). - Transmettre aux conseillers les informations nécessaires à leur déplacement. - Assurer un reporting régulier au chargé de mission. Profils recherchés · Excellente maîtrise du pack office 365 (Word, Excel, Powerpoint, Teams, Outlook, sharepoint). · Capacité de reporting, d'organisation et d'anticipation. · Écoute des interlocuteurs, expression claire, courtoisie face à tout type d’interlocuteurs. · Aime travailler en équipe, souple, adaptable, a le sens du collectif Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel de la Région. · Qualités rédactionnelles, aisance à l’oral.