Assistante administrative et juridique

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Grille indiciaire de la FPT Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité de la DGS, l’agent : - Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et juridique du service. - Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences en collaboration avec le responsable de service. - Assiste le responsable de service dans l’organisation du travail du service. - Apporte une aide permanente au responsable de service en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Missions principales : -Gestion de l’information, classement et archivage de documents Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers Photocopier et assembler des documents Trier, classer et archiver des documents Synthétiser et présenter des informations Rechercher et diffuser des informations Préparer les dossiers pour les instances Identifier les sources de documentation - Gestion des affaires courantes et du secrétariat du service et des services technique et assainissement + Veille juridique Rédiger, mettre en forme et mettre à la signature du Président les documents administratifs tels que courriers, conventions, notes, devis, … Gérer les bons de commandes du service technique et service assainissement + Gérer la procédure mise en place + Gérer les différents devis - Gestion des sinistres - Assurances Gérer les déclarations des sinistres et des réclamations Évaluer les responsabilités Solliciter des expertises juridiques et techniques Gérer les relations avec le courtier et les assureurs Suivre les relations avec les usagers et les indemnisations - Urbanisme - PLUi Renseigner les particuliers et le cas échéant les professionnels relatifs au PLUi Gérer les droits de préemption (DIA) Gérer, en collaboration avec le responsable de service, les demandes d’urbanismes de la collectivité telles que permis de construire, déclarations préalables, autorisations de travaux, certificats d’urbanismes Rédiger les documents administratifs divers Assister la responsable de service dans le suivi administratif et réglementaire du PLUi - Gestion du parc de logements, garages et ateliers – Flotte automobile Instruire des demandes de logement Gérer les documents administratifs Suivre les locataires entrants et sortants Gérer les demandes et les réclamations locatives Gérer les contrats de locations - Gestion des bâtiments : faire un état des lieux de tous nos bâtiments en collaboration avec le service technique (via le logiciel patrimoine ou via tableau Excel) + assurer la veille réglementaire + assurer le suivi + assurer le suivi des points de livraisons - Gestion des dossiers de demandes de subventions en collaboration avec la DGS - Gestion de la publicité des actes fonciers - Référente EDF - Veille juridique - Réalisation des registres de délibérations Missions annexes : - Travailler en étroite collaboration avec les autres assistantes administratives du service - Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité quand l’autre assistante est absente - Accueil physique et téléphonique du public quand l’autre assistante est absente Profils recherchés Licence Administration publique ou Carrières juridiques BTS Assistante de gestion PME/PMI ou Assistante de direction ou autres diplômes dans le domaine ou domaine juridique Savoirs : Connaissances théoriques Connaissance de l’environnement territorial Diplôme en droit public Savoir-faire : Connaissance pratiques Connaissances administratives et juridiques souhaitées Connaissance de l’organisation et des compétences des collectivités Capacité d’analyse et de synthèse Qualités rédactionnelles Maîtrise de l’outil informatique Connaître l’environnement territorial et les acteurs publics Avoir un sens pointu de l’organisation Définir des priorités et gérer des urgences Travailler sur des plages horaires étendues Savoir-être : Qualités essentielles Rigoureux Réactif Autonome Discret Respect du secret professionnel Polyvalent Méthodique Aptitudes relationnelles Aptitudes au travail en équipe