Responsable planification et pilotage F/H

Employeur

L'université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c'est travailler dans un cadre privilégié au sein d'une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d'accueil et d'inclusion, de formation et de mobilité interne. C'est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C'est s'engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le pôle pilotage et aide à la stratégie (PAS) vient en appui des évolutions stratégiques et organisationnelles de l'université de Bordeaux par la coordination et l'appui au pilotage de ses projets stratégiques.

Ses missions :

- Être en appui des évolutions stratégiques et organisationnelles de l'université de Bordeaux par la coordination et l'appui au pilotage des projets stratégiques.

- Accompagner l'établissement et les composantes dans les différentes étapes de leur réflexion stratégique, l'élaboration, la réalisation et le suivi de leurs projets.

- Promouvoir la culture de l'amélioration continue et du développement organisationnel en prenant appui sur les outils du management de la qualité et du pilotage par les processus.

Au sein du pôle PAS, la direction de la planification stratégique (DiPSi) mène des missions de coordination et de conseil en soutien à la stratégie de développement de l'université de Bordeaux. La DiPSi accompagne la gouvernance, notamment l'équipe de direction, dans la conception, la planification et le pilotage coordonné de ses grands projets de développement (priorités stratégiques financées en interne ou dans le cadre des programmes nationaux PIA, France 2030, Contrats d'objectifs de moyens et de performance, Horizon Europe, etc.).

Elle est composée de 3 services travaillant en transversalité et complémentarité afin de servir la trajectoire de développement de l'université au plus près des services en charge de la mise en œuvre des projets de développement de l'université

· Service CONCEPT : Prospective et conception de projets de développement

· Service PILOT : Accompagnement au pilotage et coordination de projets de développement

· Service SUPPORT : Soutien à la Planification, la programmation et le suivi de programmes de développement

Le service SUPPORT (Soutien à la Planification, la programmation et le suivi de programmes de développement) couvre deux missions principales au service de la stratégie de l'université de Bordeaux et qui contribuent à garantir l'articulation et l'alignement entre la stratégie de l'établissement, les objectifs fixés et les moyens déployés dans un souci continu d'optimisation, de mutualisation et de rationalisation pour une efficience accrue des actions conduites :

• Planification : Soutenir la gouvernance dans la programmation stratégique de son projet de développement

• Outillage, conseils : Soutenir, optimiser et sécuriser le pilotage des projets de développement de l'université (outils, méthodes pour la conception, l'exécution et le suivi)

Pour accomplir ses missions, le service SUPPORT assure des activités de planification et d'appui méthodologique pour le pilotage administratif et financier, et le suivi des grands projets de développement, dont l'IdEx, en permettant notamment à l'équipe de direction d'avoir une vision globale de l'ensemble de leviers mobilisables.

Le service est composé de 4 personnes :

- un chef de service

- un.e responsable de Planification et pilotage (poste à pourvoir)

- un chargé Planification et pilotage de ressources

- une chargée d'Appui au pilotage

Votre mission

Vous avez comme missions principales le pilotage et le contrôle administratif, technique et financier des initiatives stratégiques de l'université de Bordeaux, notamment de son Initiative d'excellence. Dans le cadre de celle- ci, vous travaillez en coordination avec les services programmation de la DiPSI, avec le service de coordination administrative et financière, qui en assure le contrôle de gestion, et avec les différents services de l'université qui assurent la mise en œuvre des actions. En lien avec le responsable du service, vous préparez les ordres du jour du comité technique exécutif ainsi que du comité de direction exécutif. Dans ce cadre, vous analysez les sujets soumis, formulez des recommandations, documentez les décisions et vous vous assurez de leur bonne transmission aux parties prenantes.

En tant que Responsable planification et pilotage F/H, vos activités sont les suivantes :

# Activités principales

• Vous traduisez en termes financiers la programmation stratégique, construisez et suivez un plan pluriannuel d'investissements.

• Vous établissez et proposez un budget annuel, contrôlez sa répartition et son exécution. Vous faites le suivi et l'analyse des dépenses.

• Vous formalisez et sécurisez les processus de décisions et d'attributions financières

• Vous préparez les instances de gouvernance exécutives et les documents support associés. Vous assurez la cohérence des décisions avec la planification financière.

• Vous assurez la mise en œuvre et le suivi des décisions en concertation avec les services de programmation de la DiPSi et le SCAF.

• Avec le SCAF, vous consolidez et analysez les informations relatives au déroulement des programmes : données opérationnelles produites par les chargés de programme, et tableau de bord financier.

• Vous produisez, en collaboration avec le service PILOT et le contrôleur de gestion, différents livrables : reporting annuel, demandes d'évaluation et d'information externes (évaluation de l'IdEx, communication auprès des partenaires...), livrables sur des sujets clés pour accompagner ces initiatives stratégiques (analyses, bilans, cartographies).

• Vous proposez aux décideurs des actions ou des solutions correctives à mettre en œuvre.

• En lien avec d'autres ressources du pôle, vous assurez la maitrise d'ouvrage pour le développement, le déploiement et la mise à niveau des outils de pilotage et de gestion de fonds d'investissement, en incluant les moyens d'analyse adaptés (indicateurs et tableaux de bord financiers). Vous suivez leur utilisation et leur déploiement et proposer les évolutions nécessaires, le cas échéant.

• Vous assurez l'encadrement d'un contrôleur de gestion : suivi de ses activités et retours réguliers et constructifs sur ses performances.

• Vous êtes en charge du management fonctionnel du chargé de planification et pilotage de ressources.

# Activités spécifiques

• Vous réalisez totalement ou partiellement des analyses et des rapports.

• Vous accompagnez et promouvez les actions retenues au sein de l'établissement.

• Vous analysez, interprétez et présentez les résultats d'un traitement statistique.

• Vous animez et coordonnez des groupes métier.

• Vous assurez une assistance méthodologique et de conseil auprès des différents acteurs.

• Vous collectez et analysez les données quantitatives et qualitatives et en contrôlez la fiabilité.

• Vous contribuez à l'aide à la décision par la détermination des sujets d'études et par l'élaboration d'outils et d'indicateurs.

• Vous exercez une fonction de veille sur le(s) domaine(s) concerné(s).

• Vous organisez, animez et partagez le suivi de gestion.

Vos atouts / Vos talents

# Formation et expérience 

· Titulaire d'une formation de niveau Bac+ 5, économie-gestion / science politique

· Une expérience significative sur un poste similaire est souhaitée

# Connaissances

· Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique

· Politique de recherche et d'innovation

· Connaissance d'un domaine disciplinaire ou interdisciplinaire

· Langue anglaise : B2 à C1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

· Méthodologie de conduite de projet

· Connaissances budgétaires générales 

· Méthodes d'allocations budgétaires

· Connaissance des environnements et outils informatiques pour le pilotage, et notamment la création et la gestion de bases de données

# Compétences opérationnelles

· Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision

· Transmettre des connaissances

· Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

· Animer un réseau / un groupe

· Piloter un projet

· Entreprendre

· Mettre en œuvre un système de contrôle de gestion

· Piloter des prestataires

· Savoir représenter l'établissement

· Conduire une négociation

· Construire et faire vivre un dispositif d'évaluation de la performance

· Mettre en œuvre une démarche qualité

# Compétences comportementales

· Capacité à développer une vision stratégique 

· Capacité de conceptualisation

· Capacité prospective

Plus d'informations :

Basé à Bordeaux - accès tram B (arrêt de tram Bergonié) bus, vélo.

CDD de 24 mois (renouvelable).

Rémunération mensuelle brute entre 2 250 € et 3 200 € selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (prime contractuelle incluse).

Contexte et environnement de travail

Le poste s'exerce en interaction avec l'équipe de direction en responsabilité (président, vice-présidents, chargés de mission) et dans un contexte de confidentialité des informations et des données.

Le responsable de planification et pilotage assure le management fonctionnel d'un contrôleur de gestion au SCAF, et encadre le chargé de planification et pilotage de ressources au sein du service. Il travaille en étroite collaboration avec le reste de l'équipe de la DiPSI.

Enfin, Il exerce ses fonctions en interaction avec une diversité d'interlocuteurs en fonction de la nature des projets : services centraux, composantes de recherche ou de formation, partenaires, etc.

Avantages liés au poste :

50 jours de congés annuels dès la première année

Télétravail possible selon nécessités et organisation du service

Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Restauration subventionnée

Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels 

Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

Parcours d'accueil et formations