Assistant Administratif

Réf : 6b8qfxoepu Published on 09/01/2024 Assistant Administratif & Formation (H/F) CDI Béziers - Occitanie - France Presentation of the company Implantée en Occitanie, la société RHéflex est un organisme de formation et un cabinet de valorisation des compétences. Le cabinet Rheflex est spécialisé dans les activités de conseil en stratégie d’entreprises, formation, team buildings, coaching, bilans de compétences et accompagnement à la validation des acquis de l’expérience. Leur savoir-faire et leur expertise réseau sont mis au service des entreprises et de leurs collaborateurs. Leur raison d’être est de faire réussir les Hommes et les entreprises de leurs territoires. Job Description Pour appuyer leur développement, la société Rheflex recherche : Un Assistant Administratif & Formation H/F Cette entreprise à taille humaine et dynamique, en plein expansion recherche leur futur(e) co-équipier(e) pour les accompagner dans leur aventure conviviale. Contrat: CDI 35h Rémunération: Fixe + variable + téléphone + mutuelle Lieu de travail: Béziers Expérience significative exigée dans la gestion administrative et commerciale Au sein de l'équipe Rhéflex et sous la responsabilité de l'ingénieure d’affaires, vos missions seront les suivantes : Gestion administrative Vérifier les informations des dossiers d’inscription prospects transmis par les commerciaux et consultants et les suivre jusqu’à validation. Réaliser les devis, conventions et tous documents relatifs à la Qualité. Relancer les dossiers de candidatures incomplets ou non validés. Préparer les éléments matériels pour la formation et les séminaires à destination des stagiaires et participants : recueil des attentes, livret stagiaires, chevalets, feuille émargement, enquête de satisfaction. Transmettre les éléments aux concernés (Consultant, formateur, prestataire) Réaliser la facturation des formations et évènements. Réaliser une synthèse de l’activité auprès de l’équipe (rapport d’activité, relances, pistes d’amélioration, mise à jour de tableaux de suivis formation) Gestion logistique Assurer la réservation des lieux de formation et événements. Réaliser la réservation du restaurant, traiteur… Assurer la conformité des besoins matériels du formateur et des intervenants avec l’équipement présent en salle. Gestion commerciale Réaliser la prospection de nouveaux stagiaires et partenaires. Réaliser les mailings (offres du cabinet et des sessions de formation) auprès des cibles. Effectuer les relances téléphoniques. Effectuer le reporting des éléments de suivi concernés. Gestion des appels d’offres Assurer la veille des appels d’offres en conseil RH et formation Répondre aux appels d’offres : montage de dossier, référencements, contacts avec les différents interlocuteurs, suivi… Gestion des financements Coordonner avec l'OPCO la prise en charge financière de la formation : production des documents administratifs nécessaires Effectuer les relances en cas d’impayés Required profile Vous êtes le ou la candidat(e) idéal(e) si: Vous avez une expérience professionnelle significative dans la gestion administrative Vous êtes curieux(se) et souhaitez découvrir un environnement innovant Doté(e) d’un bon sens de l’organisation, vous avez une bonne connaissance de l’environnement RH et plus particulièrement de la formation. Vous êtes à l'aise avec les outils numériques et avez de bonnes capacités rédactionnelles Une première expérience avec l’application Digiforma serait un plus. Détenteur du Permis B et véhiculé.