Secrétaire de mairie

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur principal de 2ème classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Oui Rémunération indicative Traitement de base +RIFSEEP et CNAS Descriptif de l'emploi Sous l'autorité du maire, la/le secrétaire de mairie assure l'accueil physique et téléphonique des usagers et des correspondants des services. Il/elle exécute et assure le suivi des procédures administratives : notamment en matière d'état civil, d'urbanisme, d'élections. En matière d'urbanisme, l'agent assure la la préparation et le suivi des dossiers avant envoi à l'instructeur, il/elle gère ensuite la relation avec le pétitionnaire une foisla décision assure le suivi et la mise en forme des décisions des élus municipaux. Missions / conditions d'exercice A - MISSIONS 1 -Gestion du standard : réception des appels, prises de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements 2 - Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général 3 - Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, procès-verbaux,...) tri, classement, préparation des documents des séances du Conseil Municipal,... 4 - Urbanisme : préparation des dossiers PC et DP à envoyer à Rambouillet Territoires, aux ABF et au Conseil Départemental le cas échéant, informations des fiches de demandes de renseignements et établissement des certificats d'urbanisme informatifs 5 - Funéraire : gestion du cimetière, concessions, autorisations des opérations funéraires 6 - Etat-Civil : Actes de mariage et préparation des dossiers, acte de reconnaissance(s) d'enfant(s), actes de décès, préparation des tables annuelles et décennales demandes d'extraits ou copies d'actes, duplicata des livrets de famille... 7 -Recensement militaire 8 - Elections : gestion des différentes élections, tenue des listes électorales, préparation et suivi, participation aux différents scrutins 9 - Exécution et suivi des procédures et décisions, suivi des délibérations, conventions, arrêtés... 10 -Gestionnaire : suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs, ... 11 - Suivi de la communication : rédaction d'articles, mise à jour et alimentation du site internet. B - Conditions de travail - Déplacements : Formations - Astreintes : Assister au Conseil Municipal, élections, mariages - Permanences : Aux heures de permanences de la mairie pour l'accueil des usagers - Travail seul ou en équipe. - Horaires fixes imposés (plages horaire d'ouverture au public), astreintes éventuelles (ex : mariages ...) C - Moyens attribués : - Ordinateur et imprimantes - Photocopieur, scanner - Internet et messagerie électronique - Téléphone - Logiciels bureautiques et autres ... - Véhicule partagé pour les missions communales - Possibilité de télétravail un jour par semaine Profils recherchés COMPETENCES : Maîtrise des règles administratives Maîtrise des outils informatiques de bureautique et agilité à prendre en main de nouveaux logiciels SAVOIRS : Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale. Connaissance de base/générale/experte Savoir travailler en équipe Savoir s'organiser et gérer les priorités Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants Savoir prendre des notes Savoir s'adapter à différents interlocuteurs Accueillir le public avec amabilité Gérer les situations de stress Respecter la confidentialité Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique Etre à l'écoute et curieux d'apprendre