Référent Absences RH

Détails de l'offre Famille de métiers Gestion des ressources humaines > Ressources humaines, statut et rémunération Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Rédacteur Rédacteur principal de 2ème classe Rédacteur principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Assure la gestion administrative des absences des agents dans le SIRH et la paie (maladie, maternité, accident, invalidité, etc.), le suivi des dossiers médicaux et les déclarations auprès des organismes (CPAM, Relyens). Il garantit le contrôle des incidences sur la paie, la conformité des DSN, la veille réglementaire et la mise à jour des procédures. Il participe également au reporting RH (absentéisme, RSU), à la gestion des temps, à l’accueil des agents et au soutien administratif du service RH. Missions / conditions d'exercice 1. Gestion administrative de l’absentéisme •Gérer les absences des agents de la collectivité dans le SIRH et la paie : saisie des congés maladie, maternité/paternité, accidents de service, longues maladies, maladies professionnelles, temps partiel thérapeutique, etc. • Constituer et suivre les dossiers liés aux absences, avec saisine du Conseil Médical le cas échéant. • Assurer la gestion des congés de maladie à plein, demi ou sans traitement, ainsi que des dossiers de retraite pour invalidité. • Gérer les rendez-vous auprès des médecins agréés et la médecine préventive, • Réaliser les déclarations auprès des organismes compétents : o CPAM : établissement des attestations de salaire pour les agents concernés. o RELYENS : déclaration des absences des agents relevant de la CNRACL (avec justificatifs) et des contractuels/titulaires à temps incomplet (sans justificatifs). • Dématérialiser les arrêts maladie et assurer l’archivage des pièces justificatives. 2. Saisie et contrôle paie / DSN • Saisir et contrôler les absences dans le SIRH, en lien avec les gestionnaires carrière/paie. • Vérifier l’incidence des absences sur la paie et participer au contrôle final. • Assurer le contrôle et le dépôt de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) avant transmission à la Trésorerie. 3. Suivi réglementaire et documentation • Assurer une veille permanente sur l’évolution de la réglementation liée aux absences, à la protection sociale et à la gestion statutaire. • Participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes relatives à la gestion des absences. AUTRES ACTIVITES 4. Gestion des temps et reporting RH • Assurer le suivi et la régularisation des données de présence/absence sur l’outil INCOVAR +. • Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord relatifs à l’absentéisme. • Participer à la réalisation du Rapport Social Unique (RSU) et du Rapport sur l’égalité professionnelle femmes/hommes (extractions, analyse de données, contribution à la présentation). 5. Accueil et assistanat du service • Accueillir physiquement (par roulement) et téléphoniquement les agents de la collectivité sur les thématiques liées aux absences. • Assurer la gestion du courrier entrant (postal et numérique) par roulement : tri, enregistrement et diffusion au sein du service. • Rédiger divers courriers administratifs (notifications, attestations, convocations). • Appuyer les gestionnaires carrière/paie dans leurs missions selon les besoins du service : gestion administrative, bons de commande, d’engagement, archivage, suivi des évaluations, CET... Profils recherchés SAVOIRS • Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de messagerie : Word, Excel (fonctions avancées appréciées), Outlook, etc. • Connaissance des règles statutaires liées à la gestion administrative des agents : absences, congés maladie, temps partiel thérapeutique, retraite pour invalidité. • Maîtrise du fonctionnement des organismes de protection sociale (CPAM, CNRACL, Relyens, Conseil Médical...). • Bonne connaissance des outils SIRH et notamment de CIRIL. • Capacité à utiliser les outils de gestion du temps (type INCOVAR+) et à produire des tableaux de bord RH. • Connaissance des principes de la paie dans la fonction publique territoriale et des impacts des absences sur les rémunérations. • Capacité à analyser des données RH et à contribuer à des rapports réglementaires (RSU, égalité H/F). • Qualités rédactionnelles confirmées (courriers, attestations, notes). • Savoir prioriser ses tâches et respecter des délais réglementaires stricts. • Autonomie dans l’organisation du travail tout en rendant compte à la hiérarchie. SAVOIRS-ETRE • Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue. • Calme, maîtrise de soi et diplomatie, notamment en cas de situations sensibles ou conflictuelles. • Rigueur, méthode et sens de l’organisation. • Discrétion absolue, respect de la confidentialité, sens du devoir de réserve. • Réactivité, dynamisme, esprit d’initiative face aux imprévus ou urgences. • Goût du travail en équipe et en transversalité avec les autres pôles RH. • Posture professionnelle bienveillante, respectueuse et orientée service public. • État d’esprit constructif et capacité d’adaptation aux évolutions réglementaires. FORMATIONS ET QUALIFICATIONS NECESSAIRES • Une formation en gestion administrative, RH ou paie est appréciée. • La connaissance des textes relatifs à la protection sociale des agents publics constitue un atout.