Assistant(e) administrativ(e)

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 1ère classe Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Rattaché à la Direction de l’Enfance-Jeunesse, la Petite Enfance et la Parentalité, votre mission se repartie à hauteur de 50% pour le Service Enfance, et 50% pour le Service Petite Enfance. Missions / conditions d'exercice En lien avec le Service Enfance, vous : -Assurez le suivi des absences des agents et organisez les remplacements de courtes et moyennes durées, - Construisez et suivez les plannings de travail annualisés des agents, en lien avec la DRH et les responsables des accueils de loisirs, - Centralisez et suivez les demandes de régulation du temps de travail (récupérations, absences…), - Assurez le secrétariat des recrutements et des demandes de stages (suivi CV, prise de RDV, collecte et transmission des pièces administratives et des contrats signés au service des ressources humaines. - Relayez les informations entre les responsables de sites, la direction des ressources humaines et la direction de l’Enfance, - Communiquez des renseignements de 1er niveau en ressources humaines aux agents (règlement intérieur, temps de travail, procédures, interlocuteurs, autorisations d’absences…). - Alimentez et exploitez des tableaux de bords, outils statistiques, et participez à la rédaction de procédures internes, - Réalisez et suivez l'inventaire des fournitures administratives du service et effectuez les demandes d'achat via JVS En lien avec le Service Petite Enfance, vous : - Assurez la permanence téléphonique des Relais Petite Enfance (RPE), - Prenez en charge le secrétariat du service : Saisie des contacts, création de familles suite Guichet Unique, photocopie, scan, envoi de courriels, courrier réponse, prise de note lors de commission, - Participez à la gestion administrative quotidienne des RPE sur le logiciel ARPEGE-CONCERTO : mise à jour mensuelle des listes d’assistantes maternelles transmises par le Conseil Départemental, saisie des pré-inscriptions et des présences aux temps collectifs, - Participez annuellement à l’élaboration de données statistiques : bilan, rapport d’activité, création d’enquêtes, sondages, créer et des supports graphiques, calendriers etc. - Vous effectuez les demandes d'achat via JVS Profils recherchés Titulaire d’un diplôme technique de secrétariat ou de gestion ou équivalent, ainsi que d’une expérience similaire, idéalement acquise au sein d’une collectivité territoriale ou dans un service à caractère social, vous en connaissez l’organisation et avez le sens du service public. Doté d’un excellent relationnel, rigoureux et organisé, vos qualités rédactionnelles ne sont plus à démontrer. Vos savoirs :  Maitrise de la bureautique et des outils informatiques  Maîtrise du pack office indispensable.  Technique d’accueil, et de traitement des demandes  Connaissance du statut de la fonction publique et du fonctionnement des collectivités territoriale  Création et utilisation de tableaux de bords,  La pratique du logiciel CONCERTO ARPEGE et une expérience des métiers de l’Enfance et/ou de la Petite Enfance seraient des plus. Vos savoir-faire :  Capacité rédactionnelle et de synthèse  Capacité à alerter et à rendre compte  Gestion des échéances, hiérarchisation et priorisation des demandes  Respect des processus  Capacité à la communication (écoute, disponibilité, sens du contact …) Vos savoir-être :  Capacité à travailler en équipe  Sens de l’organisation et du service rendu  Capacité à expliquer,  Respect de la confidentialité, des éléments de situations  Rigueur, autonomie, dynamisme, discrétion  Être force de proposition