Secrétaire du Maire et de la DG

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui () Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération statutaire sur le grade d'adjoint administratif Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, et en autonomie encadrée, l’assistante assure l’organisation de l’agenda du Maire et prépare les dossiers journaliers de rendez-vous. Elle assure également le secrétariat de la direction générale des services dans le traitement du courrier et la gestion des agendas. Missions / conditions d'exercice SECRETARIAT DU MAIRE et de la DIRECTION GENERALE -Gestion de l’agenda - Gestion du courriers, courriels et appels téléphoniques réservés - Aide à la préparation des dossiers journaliers de rendez-vous - Gestion, envoi, supervision des invitations - Gestion et suivi des doléances - Archivage SERVICE COURRIER - Gestion du courrier entrant de la collectivité (postal et dématérialisé) : o enregistrement en GED, affectation dans les services, suivi de traitement o enregistrement des dossiers d’urbanisme dans logiciel dédié (cart@ds); édition et envoi de récépissé; affichage - Prise des notes, Rédaction et envoi du courrier de la DG - Classement et archivage - Gestion et actualisation de bases d'informations, et fichiers adresses - Rédaction de documents administratifs, comptes rendus et procès-verbaux de réunion CONSEIL MUNICIPAL - Envoi des convocations, en lien avec la DG et le chef du service Juridique et Foncier - Edition des dossiers de séance à la demande des élus - Rédaction et envoi des courriers pour diffusion des délibérations / suivi d’exécution (signature des conventions, actes…) GESTION DES CEREMONIES PATRIOTIQUES ET RECEPTIONS DIVERSES - Gestion du budget « cérémonies » et cabinet du Maire (mariage & anniversaires de mariage, baptêmes républicains, décès…) - Invitation et organisation des événements : o Rdv et réceptions du maire o Cérémonies patriotiques et officielles - Gestion de la réserve « convivialité » - Participation à l’organisation des vœux à la population Profils recherchés COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES – SAVOIRS-FAIRE (peuvent être acquises et développées par la formation et l’expérience professionnelles) - Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires - Notions sur les missions de service public, et sur l’organisation et le fonctionnement des collectivités locales - Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité, de ses compétences, de son territoire et de son patrimoine - Pratique des techniques de secrétariat et classement de documents - Techniques d’accueil (prise des messages, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques) - Gérer les situations de stress et réguler les tensions - Réagir avec pertinence aux situations d'urgence - Conserver neutralité et objectivité face aux situations COMPETENCES COMPORTEMENTALES REQUISES – SAVOIRS-ETRE (qualités attendues sur le poste) - Qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les élus) - Qualités rédactionnelles (bonne maitrise de l’orthographe) - Avoir le sens de l’organisation et du service public (déontologie et discrétion) - Aptitude au travail en équipe - Savoir veiller à la qualité des services et des processus administratifs - Rigueur et discrétion - Capacité d’écoute (pratique de l’écoute active) - Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus - Savoir établir une relation de confiance avec le Cadre