Secrétaire de mairie

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Oui Experience souhaitée Expert Descriptif de l'emploi Accompagner et mettre en œuvre les décisions municipales Assurer l’organisation et la coordination des services municipaux en faisant le lien entre les différents acteurs Assurer l’assistance et le conseil aux élus Assurer l’animation et le pilotage des services Elaborer des documents administratifs et budgétaires Préparer les budgets et garantir la gestion financière de la commune Assurer la gestion du personnel et garantir le suivi des carrières Assurer la gestion des équipements municipaux Assurer le suivi des assurances, des contentieux, des contrats de maintenance Assurer le bon déroulement des élections Coordonner les services municipaux Missions / conditions d'exercice Elus : Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques Préparer, suivre et mettre en forme les décisions du conseil municipal et les actes administratifs du maire Préparer le budget avec les élus Préparer et suivre les réunions et commissions Préparer et suivre des dossiers de subventions Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs Tableaux de préparation des scrutins Tenue des listes : inscriptions / radiations Permanence lors des scrutins et secrétariat lors du dépouillement Personnel : Suivre les carrières du personnel (du recrutement à la retraite) Réaliser les paies et l’établissement des états annuels Assurer le suivi des temps pour l’ensemble des agents (congés, gestion des absences et récupérations) Réguler les dysfonctionnements et les conflits Piloter, suivre et contrôler les activités des services Réaliser les entretiens professionnels annuels Elaborer le plan de formation et en assurer le suivi Actualisation et suivi des assurances pour le personnel et la commune Planifier la gestion des locaux et des équipements Assurer une démarche de prévention des risques professionnels pour l’ensemble des agents communaux (élaboration et suivi du document unique, suivi des équipements de protection individuelle, suivi des formations obligatoires…) Comptabilité : Assurer le suivi de la trésorerie, rôle d’anticipation et d’alerte Garantir le respect des prévisions budgétaires Rédiger, gérer et suivre les marchés publics Assurer le suivi des emprunts Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires Actualisation et suivi des contrats de maintenance Suivi des contentieux Rédaction des actes d’état civil Tenue des actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, pacs etc.) et établissement ou mise à jour de livrets de famille Profils recherchés Connaître les techniques de communication et négociation Connaître le fonctionnement des assemblées délibérantes Connaître les fondements de l'action publique et logique des libertés publique Connaître les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques. Connaître les principes et modes d'animation du management public territorial. Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics Connaître le management opérationnel et participatif Connaître les règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique Connaître les modalités d'application du code des marchés publics Connaître la réglementation fiscale (subventions, délégations) Connaître les procédures d'attribution et d’arbitrage budgétaire Savoir accompagner et structurer les processus décisionnels Savoir conduire, sous l'autorité territoriale, une stratégie visant à l'efficacité des actions et à l'efficience des services au bénéfice de la collectivité Savoir conduire un diagnostic externe et interne et formuler des recommandations visant à traduire en projets, les attentes et les orientations politiques des élus Savoir mettre en place et faire appliquer les options et les procédures d'organisation des services et des actions de la collectivité Savoir mettre en place et faire appliquer des procédures administratives Savoir impulser et piloter des dispositifs de veille et d'observation Savoir adapter et moderniser les services Savoir identifier les sources d'informations stratégiques Savoir arbitrer et opérer les choix stratégiques concernant le système d'information de la collectivité (e-administration) Savoir identifier et mobiliser les partenaires stratégiques Savoir conseiller les services dans la sécurisation des actes administratifs Savoir négocier avec les partenaires de la collectivité Savoir traduire les orientations de la collectivité en projets de services Savoir concevoir une organisation interne Savoir contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité Savoir superviser les conditions de la mise en œuvre d'un projet Savoir apprécier la conformité des réalisations au regard du cahier des charges Savoir faire adhérer les services internes à un projet global Savoir élaborer une stratégie financière Savoir donner les orientations pour l'élaboration et l'exécution du budget. Savoir proposer les arbitrages sur les financements les mieux adaptés Savoir évaluer la qualité des services rendus aux usagers Savoir développer et entretenir des réseaux professionnels Être énergique Être disponible Avoir le goût du travail en équipe Avoir le sens du service public Être capable de résister à la pression Qualité rédactionnelle et de synthèse