Secretaire Du Service Strategies Territoriales

**Missions et activités**:

- La direction de l’aménagement du territoire, de l’accès au numérique et de la montagne (DATM) vise pour ses grandes thématiques à renforcer la présence régionale sur les territoires, tout en assurant un suivi qualitatif des différents dispositifs portés par la direction.
- Pour répondre à ces objectifs, la DATM est organisée autour d’un service dédié au pilotage et à l’instruction des dossiers (SPI), de 3 services thématiques (Infrastructures numériques, Stratégies Territoriales, Montagne et fleuves) et de 5 services territoriaux.
- Le Service Stratégies Territoriales est chargé notamment de la mise en œuvre du SRADDET. Les missions des agents du service s’orientent aujourd’hui vers l’accompagnement de son appropriation dans les territoires, la déclinaison de ses objectifs dans les politiques de la Région, et par une action spécifique en tant que Personne Publiques Associée à l’élaboration des documents d’urbanisme locaux.
- Le service Pilotage et Instruction regroupe toutes les compétences d‘instruction, de suivi budgétaire et engagements, ainsi que de pilotage général.
- Sous l’autorité du Responsable du Service Stratégies Territoriales, et en lien étroit avec le Responsable du service Pilotage et Instruction, votre mission sera la suivante : assurer le secrétariat et l’assistance administrative pour le service Stratégies Territoriales et le service Pilotage et Instruction.

**Activités d’appui aux deux services**
- Préparer des réunions internes (convocations, réservations de salles, réservation de matériels informatiques, repas, fiches de présence, reproduction des documents de séance),
- Rédiger les relevés de décision des réunions de services et groupes de travail,
- Appuyer la préparation des instances délibératives,
- Assurer l’accueil téléphonique du service, orienter les communications, gérer et transmettre les messages, apporter les premiers renseignements,
- Gérer les agendas, assurer l’interface avec les partenaires extérieurs et les autres services en interne,
- Accompagner les agents et avoir un rôle facilitateur pour les RH : être le relais Saturne (suivi des badgeages) ; accompagner le télétravail (suivi des demandes de renouvellement), consolider le planning des congés

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**Activités spécifiques au service Stratégies Territoriales**
- Garantir le fonctionnement d’Elise et une bonne circulation interne des courriers : assurer le suivi des courriers entrants et sortants / appui à l’équipe dans l’utilisation de l’outil / relecture corrections, mise en page / coordination et suivi du circuit des parapheurs...,
- Gérer le courrier entrant (transmission - stockage), suivi particulier des courriers Président / Vice-Président) et sortant (mise en forme et mise en signature, circuits de signature, suivi des chronos et suivi des parapheurs),
- Suivre les courriers des agents déconcentrés pour transmission par mail des urgences ou convocations,
- Organiser le traitement spécifique des courriers relatifs aux procédures d’urbanisme, que la Région reçoit en tant que Personne Publique Associée : intervenir sur le SharePoint « mon urbanisme » dédié au suivi ; appuyer les chargés de mission pour sécuriser le traitement différencié, classer et archiver les différents documents de procédure,
- Assurer le suivi des différentes boites mail du service (urbanisme, DATM, SRADDET,),
- Suivre les demandes de notes pour les déplacements du Président et des élus avec relais vis-à-vis de l’équipe : gestion de la boite DATM,

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- Suivre les demandes de notes pour les déplacements du Président et des élus avec relais vis-à-vis de l’équipe : gestion de la boite DATM,
- Assurer la mise à jour des contacts « métier » des partenaires de l’Aménagement du Territoire et du fichier des partenaires du SRADDET, sous EUDONET, afin de sécuriser les publipostages réguliers,
- Assurer l’organisation de réunions institutionnelles (SRADDET ), l’accueil de colloques ou évènements ; la préparation de réunions de travail avec les partenaires extérieurs (Ateliers SRADDET),
- Contribuer à l’organisation annuelle de la CTAP (Conférence Territoriale de l’Action Publique).

**Activités spécifiques au service Pilotage et Instruction**
- Assurer un publipostage régulier et récurrent (tous les 15 jours) de courriers AR

**Activités spécifiques, fonctions transversales**
- Contrôler et gérer les stocks des fournitures : recensement, gestion du stock / logistiques, photocopies,
- Assurer le rôle de référent « plan de classement » pour le service
- Assurer le rôle de correspondant informatique et EUDONET (accès et extraction pour mailing),
- Assurer une coordination avec les assistantes des services de la direction,
- Assurer la continuité du service (tri du courrier entrant dans la direction ; accueil téléphonique).

Ces missions peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins des deux services

**Compétences et particularités du poste**:
**SAVOIRS et SAVOIR FAIRE**
- Avoir une formation de ni