Coordinateur Administration

**Descriptif de l'entité et de l'activité**

Acteur majeur dans le domaine des gaz à usage médical, Air Liquide Santé France est un établissement pharmaceutique dont la vocation est d'assurer, aux établissements hospitaliers, la qualité et la sécurité de leurs approvisionnements en gaz médicaux, les moyens et matériels pour leur mise en oeuvre et des prestations de services contribuant à l’amélioration des soins donnés aux patients.

**Quelle sera votre contribution et comment vous épanouir dans ce poste ?**

Les sociétés Technologies Hospitalières (TH) sont des filiales d’Air Liquide Santé France, implantées régionalement et interviennent dans les établissements de soins hospitaliers. Elles ont en charge l’installation, la maintenance des Systèmes de Distribution et production de Gaz Médicaux, ainsi que l’exécution des prestations de services associées.

Sous l’autorité du Directeur des opérations de la filiale TH, la Cellule Administration et Planification assure des missions en lien avec l’activité d’une zone géographique de sociétés Technologies Hospitalières (“TH”):

- Il/elle appuie l’exécution des activités commerciales du TH ;
- Il/elle assure l’ordonnancement de l’ensemble des activités en lien avec les responsables de secteurs et/ou chargés d’affaires et le donneur d’ordres ALSF
- Il/elle assure le suivi administratif et logistique des prestations de travaux neufs et de maintenance et services ;
- Il/elle assure le suivi administratif des sociétés et du personnel TH, sous la responsabilité du directeur des opérations, et en lien avec le/la responsable RH et les services partagés.

Au sein de cette cellule, le Coordinateur Administration et Planification est amené(e) à assurer tout ou partie des missions reprises ci-dessus et détaillées ci-après.
- assure le suivi du traitement des demandes clients ;
- assure la mise en forme, l’envoi des devis et offres puis assure la relance auprès des clients ;
- enregistre les commandes client et assure le suivi du portefeuille commercial dans les systèmes d’information ;
- consolide le plan de charge annuel de l’ensemble des activités selon les prévisions ;
- affecte les ressources nécessaires (humaines et matérielles) aux activités et procède aux mises à jour ;
- anime une revue de planning hebdomadaire afin de garantir la réalisation des activités ;
- assure un échange d’information régulier avec le donneur d’ordre ALSF sur l’avancement des interventions et arbitrages nécessaires ;
- fait remonter les informations et les demandes d’arbitrages relatives au planning auprès du chargé d’affaires et/ou du responsable de secteur, et le cas échéant, du Directeur des opérations ;
- assure un suivi des ressources au quotidien (suivi congés, décalage des interventions) et alerte sur la charge et les besoins en ressources ;
- contrôle la saisie des heures et kms des ordres de services (OS) ainsi que leur validation et signale les écarts.
- assure le traitement des demandes d’achats du chargé d’affaires et/ou du responsable de secteur (commande, réception, gestion des stocks) ;
- assure la facturation des interventions et le traitement des travaux modificatifs ;
- enregistre la traçabilité des dispositifs médicaux ;
- établit les déclarations de sous-traitance et dossiers de cautionnement et garantie bancaire ;
- apporte les éléments nécessaires à l’établissement de la paie ;
- gère les formalités administratives en coordination avec le directeur des opérations, et le responsable ressources humaines ;
- assure la coordination avec les services partagés sur des sujets liés à la comptabilité, aux achats, ou à la gestion de flotte ;contribue à la production et à l’analyse des rapports d’activité (chiffre d’affaires, coûts et indicateurs).

**Etes-vous LA personne faite pour ce poste ?**

Le profil recherché est le suivant:

- BTS Gestion d’entreprise, logistique ou administration des ventes
- maîtrise des outils informatiques (ERP, digital, tableurs )
- très bonne communication orale et écrite
- sens du service, bonne écoute, capacité à travailler en équipe
- autonomie, sens de l’initiative, rigueur

**Nos différences font notre performance**

Chez Air Liquide, nous nous engageons à créer un environnement de travail collaboratif et inclusif qui reflète la diversité de nos collaborateurs, de nos clients, des patients et de nos parties prenantes ainsi que des cultures à travers le monde.