Employe Administratif Accueil Medico-social

**AVIS DE VACANCE D’EMPLOI**

**EMPLOYE ADMINISTRATIF**

**ACCUEIL MEDICO-SOCIAL (H/F)**

Poste à pourvoir dès que possible

Le Centre de Gérontologie d’Aix en Provence, HOSPITALITE Saint Thomas de Villeneuve,
Etablissement Privé à but non lucratif, CCN51, recherche pour ses établissements un/une
EMPLOYE(E) ADMINISTRATIF ACCUEIL MEDICO-SOCIAL en Contrat à Durée Indéterminée à temps partiel 80 % (statut non cadre).

Notre établissement offre différents types d’hébergement, qu’il soit permanent ou temporaire, et répond aux besoins des résidents par le biais notamment:

- d’une _**Unité Hébergement Renforcée (U.H.R.)**_ dédiée à la prise en charge de personnes âgées atteintes de la maladie d’Alzheimer et/ou de maladies apparentées qui présentent des troubles cognitifs ;
- d’un _**PASA (Pôle d’Activités et de Soins Adaptés)**_ offrant des activités adaptées et spécifiques destinées aux résidents souffrant de la maladie d’Alzheimer ou apparentée, compliquée de symptômes psycho-comportementaux modérés ;
Les professionnels de nos établissements délivrent un accompagnement au plus près des résidents, au plus proche de leurs besoins. Le respect de liberté d’aller et venir, l’implication de chacun pour le maintien de l’autonomie sont apportés à chacun dans un cadre serein et bienveillant caractérisant l’accompagnement à HSTV.

Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier, vous serez intégré à une
équipe. Vous êtes le premier contact de l’établissement, vous avez un rôle d’interface et de régulateur. Votre sens de l’autre et du service vous permet d’assurer un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des différents interlocuteurs.

Dans ce cadre-là, vos principales missions non exhaustives seront:

- Recevoir, identifier, renseigner et orienter le public tel que les résidents, les proches, les professionnels, les prestataires, les partenaires et les visiteurs accueillis,
- Gérer les communications téléphoniques du standard (filtrer, transférer, renseigner...),
- Veiller à la bonne liaison des messages et des informations vers l’interlocuteur ou le service recherché en fonction de leur nature,
- Transmettre des messages,
- Surveiller par système de vidéo l’entrée du parking et actionner l’ouverture des portes
- Gérer le courrier et mails entrant et sortant ; en assurer le suivi,
- Effectuer des travaux de secrétariat administratif (rédaction, frappe, tri, classement, reprographie, archivage... de tous types de documents, dossiers.),
- Afficher, diffuser des menus, et suivis des tableaux repas,
- Assurer la gestion administrative des demandes d’admission : contrôle de l’exhaustivité des documents, accompagnement des personnes ou établissements correspondants dans l’élaboration du dossier en lien avec l’assistante sociale, tableau de suivi, courrier.,
- Gestion de boite mail
- Accueillir les résidents à leur arrivée et leur expliquez le fonctionnement de l’établissement afin de leur faciliter l’intégration.
- Contribuer à la constitution, à la tenue et au suivi du dossier administratif de chaque résident,
- Créer et suivre les dossiers sur le logiciel administratif et de facturation
- Mettre en place les prestations diverses demandées par la famille et/ou le résident

(ouverture de ligne téléphonique, coiffeur, repas invités, pédicure...),
- Prendre des rendez-vous,
- Etablir la facturation des Résidents (préparer, contrôler, envoyer, archiver les factures mensuelles),
- Etablir, gérer la saisie des règlements résidents et en assurer le suivi
- Gérer les dossiers et facturation en lien avec les conseils départementaux
- Gestion et lien avec les familles (réunion, invitation, courrier, mail..)
- Traiter les tâches administratives et comptables en lien avec la facturation
- Participer et établir des reportings interne/externe (mouvement CPAM, mouvement aide sociale, CAF, tableau de suivi, données après facturation, données comptables, enquêtes diverses..)
- Accompagner les familles lors des décès (gestion administrative), notaire
- Coordonner les visites de famille
- Coordonner la visite de l’établissement en lien avec les demandes de renseignements pour des admissions

**Diplôme demandé **: TITRE DE SECRETAIRE MEDICAL ET MEDICO-SOCIAL ou équivalent

**Ancienneté demandée /Profil**:
Première expérience sur un poste similaire est souhaitée.
Une Connaissance du secteur médico-social serait un avantage.
Vous avez des notions en comptabilité
Vous maitrisez les outils bureautiques et informatiques

L’utilisation de MEDSPHERE serait un plus
- **Qualités requises **_ _: _
- Capacité confirmée à la communication : écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact,
- Capacité à travailler en équipe,
- Être autonome dans l’organisation du travail,
- Faire preuve de rigueur et de réactivité,
- Faire preuve de dis