Secrétaire Médicale

**Identification du poste de secrétaire médicale H/F**

**1. Spécificité du poste**
- Utilisation des logiciels EASILY - PASTEL - Pack Office - ONCOCHA - Sharepoint
- Connaissance en terminologie médicale

**2. Liaisons hiérarchiques**

**Niveau Hiérarchique Supérieur**
- Directeur
- D.R.H
- Secrétaire médicale encadrante

**3. Liaisons fonctionnelles**

**3.1. Interne**
- Chef de service
- Chef de pôle
- Cadre supérieur du pôle
- Cadre de Santé
- Les médecins
- Les secrétaires médicales
- Les infirmiers et les aides-soignants
- Les Adjoints Administratifs
- La Patientèle

**3.2. Externe**
- Patients
- Familles des patients
- Médecins
- IDE
- Ambulanciers
- Maisons de retraite
- Brancardage
- Forces de l’ordre

**4. Contenu du poste**

**4.1. Missions**

Le/la secrétaire médicale H/F est à l’interface entre le service d’urologie, les patients et le public. Il/Elle assure un rôle primordial dans le processus de la prise en charge du patient.
- Accueille et renseigne les patients, le public
- Planifie les activités (rendez-vous de consultations ou interventions)
- Assure le suivi administratif (dossiers médicaux, convocations) du service
- Identifie les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Rédige et met en forme des notes, des documents
- S’exprime avec professionnalisme au téléphone ou en face à face
- Traite et résout des situations conflictuelles
- Travaille en équipe
- Utilise les outils bureautiques et les logiciels métiers

**5.2. Activités**

Les tâches sont définies suivant un planning de journée.
- Accueil physique et téléphonique
- Prise de rendez-vous, gestion des agendas et congés des professionnels de santé
- Frappe des différents comptes rendus : consultations, comptes rendus opératoires et hospitalisations
- Préparation des consultations
- Assistance aux consultations des professionnels de santé : traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, examens)
- Gestion des entrées/sorties des patients hospitalisés et des dossiers médicaux
- Tenue à jour des dossiers patients et archivage
- Gestion et traitement du courrier (papier et mails) et résultats anatomopathologiques (enregistrement, tri, diffusion, archivage)
- Préparation en amont de la Réunion de Concertation Pluridisciplinaire (cancérologie) et gestion en aval (communication et traitement des informations, prise de rendez-vous)
- Préparation de la programmation opératoire semaine +1
- Gestion de l’activité libérale (encaissement)
- Gestion des prescriptions médicales de transport
- Gestion et commande des fournitures de bureau
- Gestion congés médecins (eGtt) et planning de gardes
- Encadrement des stagiaires

**6. Conditions de travail**
- Ouverture du secrétariat du lundi au vendredi de 8H à 17H:
8H00-16H00 / 8H30-16H30 / 9H00-17H00 / 9h30-17h30 / 10H00-18H
- Congés annuels pris en concertation avec l’équipe du secrétariat et en fonction des nécessités du service
- Repos fixes les samedis, dimanches et jours fériés
- Une pause de 20 minutes est accordée pour 6 heures de travail consécutif. Elle doit se faire en concertation avec les collègues afin de garantir la continuité du service pendant cet intervalle de temps.
- Possibilité d’aller travailler sur le site de Sedan.

**7. Niveaux et compétences requis**

**7.1. Connaissances théoriques**

Ø Maitrise de l’outil informatique WORD - EXCEL

Ø Connaissance des logiciels spécifiques EASILY - PASTEL - ONCOCHA

Ø Maitrise de l’orthographe et vocabulaire médical

Ø Utilisation internet/intranet pour communiquer ou réaliser des recherches documentaires

**7.2. Qualités personnelles**

Ø Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle

Ø Etre méthodique, rigoureuse et organisée

Ø Avoir le sens de l’accueil et de l’écoute

Ø Savoir transmettre à qui de droit les informations indispensables à la continuité du service

Ø Savoir rendre compte de ses actes

Ø Avoir une capacité d’adaptation aux différentes situations professionnelles rencontrées

Ø S’intégrer facilement à une équipe

Ø Etre ponctuelle, dynamique et savoir faire preuve de disponibilité

Ø Goût prononcé pour le contact avec le public

Ø S’exprimer clairement

Ø Hygiène rigoureuse

**7.3. Formations**

Ø BAC+2 ou BAC avec +/- une formation dans le secrétariat ou le médical

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 1 mois

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail en journée

Mesures COVID-19:
Port du masque obligatoire
Pass vaccinal valide

Lieu du poste : Un seul lieu de travail