Assistant(E) D’agence(H/F)

Description de l'entreprise

Eryma, la marque sûreté du Groupe Sogetrel, est un acteur de référence en France et un expert reconnu de l’intégration de solutions de sûreté IP (Détection de présence / vidéosurveillance / contrôle d'accès / Interphonie) depuis plus de 40 ans. Riche d’un savoir-faire auprès des clients, Eryma a su développer un ADN tourné vers l’innovation et les technologies au service de ses clients et des grands projets. Eryma est la marque sûreté du Groupe Sogetrel depuis 2018.

Description du poste

L’Assistant(e) d’agence(s), rattaché(e) au Responsable d’Agence gère l’administratif courant de l’agence tout en étant le relais entre les salariés et les fonctions-support. Il/Elle travaille en collaboration avec les autres fonctions administratives de la région, dont il/elle assure ponctuellement le backup.

A ce titre, il/elle réalise les missions suivantes:
**Assistanat d’agence**:

- Accueil d’agence (physique et téléphonique)
- Gestion des commandes de fournitures et factures de frais généraux
- Gestion des abonnements
- Collecte et envoi des notes de frais au service Comptabilité de Nancy

Assistanat des managers opérationnels
- Organiser les comités d’agence et divers événements de l’agence
- Traiter le courrier et les livraisons
- Rédiger des courriers, comptes-rendus, notes internes, affichage réglementaire
- Assiste le manager dans les démarches préalables aux éventuels déménagements du site

**Rôle en QSE**:

- En cas d’accident du travail, réaliser immédiatement, avec validation du Pôle QSE, la déclaration interne d’accident du travail
- Suivre les visites médicales d’embauche, périodiques, de reprise ainsi que les entretiens de ré-accueil.

Saisir les visites médicales dans AGIR’S
- En cas de déménagement, assurer le changement de centre de Médecine du Travail et faire le lien avec le service paie pour le paiement des cotisations
- Suivre les habilitations et certifications du personnel (CACES, recyclages, électrique, amiante...)et les saisir dans GINKO
- Délivrer les cartes professionnelles à jour et commander les cartes BTP-Gérer les EPI et vêtements de travail

**Rôle RH**:

- Ouvrir, dans l’outil de gestion des recrutements, les postes à recruter, trier les CV et prendre les RDV pour les managers opérationnels
- Programmer et suivre les parcours d’intégration des nouveaux embauchés
- Suivre les périodes d’essai
- Commander le matériel informatique, téléphone et les véhicules des nouveaux embauchés
- Saisir et transmettre les feuilles d’heures
- Rédiger divers courriers RH (confirmation, renouvellement, rupture de périodes d’essai, accusé de réception de démission, de congé maternité, paternité, etc.)
- Réceptionner les arrêts de travail et les transmettre au CSP Paie (Nancy)
- Réceptionner et distribuer les tickets-restaurant
- Suivre la réalisation du plan de formation (organisation des sessions de formations, suivi budgétaire)
- Suivi des contrats intérim
- Organiser le circuit départ en cas de départ d’un collaborateur avec restitution du matériel

Montage des dossiers d’appels d’offres:

- Rechercher les dossiers de consultations des entreprises (DCE)
- Monter la partie administrative des dossiers de réponse aux appels d’offres et compiler les estimations et le dossier technique établis par les commerciaux
- Enregistrer et suivre l’acceptation des AO et des devis commerciaux.

Savoir et Savoir-faire:

- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook)Savoir-être:

- Confidentialité et rigueur
- Aisance relationnelle
- Aptitudes rédactionnelles
- Polyvalence& Autonomie
- Disponibilité
- Faire preuve de rigueur et d’organisation

**Qualifications**:
BTS Assistante de manager/ Assistante de gestion PME-PMI