Coordinateur.ice évènementiel

Enjeux / Contexte du poste

Vos missions s'inscrivent dans le cadre procédures de concertation citoyenne dont l’objectif est de permettre aux autorités publiques, aux promoteurs de projets ou à d'autres parties prenantes de présenter un projet ou une initiative au public concerné. Ces réunions visent à informer les citoyens sur le projet, à recueillir leurs avis, leurs préoccupations et leurs suggestions, et à favoriser un dialogue ouvert entre les différentes parties impliquées.

Quel sera votre rôle ?

En tant que coordinateur.ice évènementiel, vous êtes en charge du bon déroulement de l'événement et de faciliter la communication entre les organisateurs, les intervenants et le public.

Vous êtes rattaché(e) au chef de projet évènementiel.

Missions:
En tant que coordinateur.ice évènementiel, vous assistez le chef de projet évènementiel à la préparation et la mise en œuvre du cahier des charges de l’évènement (réunions publiques, débats mobiles, rencontres...) et à la coordination des évènements sur place.

**1. Planification et coordination des événements**:

- Sélection des lieux appropriés et coordination des horaires avec les différents prestataires
- Organisation du transport des produits (moyens matériels, équipements ) et des personnes vers le lieu de l’événement
- Relation avec les prestataires et fournisseurs : réception des devis, négociation et validation en lien avec le cahier des charges de l’évènement
- Gestion des stocks et du matériel lié à l’activité évènementiel
- Assistanat régie logistique sur le terrain pour des évènements de proximité

**2. Gestion administrative** liée aux évènements:

- Achats de titres de transports, formalités de voyage des personnes, formalités d’escale, réservation d’hôtels
- Assistance administrative en lien avec la comptabilité pour les contrats
- En période de faible activité : assistance au service consultation publique en charge du traitement des dossiers d’enquêtes publiques

**3. Élaboration de rapports**:

- En phase de préparation : recherches, repérages de lieux
- Aide à la rédaction des fiches techniques et plans d’implantation des évènements
- Collecte et analyse des retours auprès des participants et/ou des commissions organisatrices dans une démarche d’amélioration de nos process

Vous disposez d’une formation en communication, gestion de projets, évènementiel ou dans un domaine connexe et/ou vous avez une première expérience dans le domaine, idéalement dans le secteur des services aux collectivités, de l'environnement, ou des enquêtes publiques.

**Compétences en communication** : bonnes capacités de communication écrite et orale, avec une aptitude à présenter des offres complexes de manière claire et convaincante.

**Sens de l'organisation** : capacité à gérer efficacement plusieurs tâches et projets en même temps, à prioriser les demandes et à respecter les délais. Etre à l’aise avec les chiffres.

**Esprit d’équipe** : capacité à collaborer efficacement avec les collègues et les partenaires externes, à partager les informations et les ressources, et à travailler ensemble vers des objectifs communs.

**Sens du service client** : forte orientation vers la satisfaction client, avec une capacité à établir des relations de confiance et à accompagner les clients dans leur processus de décision.

**Compétences informatiques** : Maîtrise des outils informatiques standard (suite Microsoft Office, CRM, etc.) et capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux logiciels.

**Process de recrutement**:
1. 1er entretien téléphonique avec la cheffe de projet évènementiel

2. Entretien avec la cheffe de projet évènementiel

3. Entretien avec la direction générale

**Ce que nous offrons**

Rejoindre notre entreprise représente une opportunité unique de travailler dans un environnement dynamique et innovant, où l'histoire et la culture d'entreprise favorisent un fort sentiment d'appartenance et de collaboration. En intégrant une équipe à taille humaine, vous bénéficierez d'une agilité organisationnelle qui favorise l'innovation et offre des opportunités de croissance professionnelle rapide. En outre, notre secteur d'activité axé sur l'engagement des citoyens dans les projets d'aménagement urbain vous permettra de contribuer directement à des initiatives ayant un impact tangible sur la société, tout en bénéficiant d'un équilibre travail-vie personnelle favorisé par notre culture d'entreprise inclusive. Rejoignez-nous pour faire partie d'une entreprise où votre travail compte et où vous pourrez développer une carrière gratifiante et épanouissante.

**_ Inclusion des personnes RQTH _**_: L’ensemble de nos postes est ouvert aux personnes vivant avec un handicap. Afin de garantir l’égalité de traitement et des chances, nous prendrons, en fonction des besoins individuels, les mesures appropr