Secretaire Medical

**Le poste**:

- **Coordination du parcours patient**

**Quotidiennement**:

- Assister au staff de réanimation à 8H30, puis récupérer les dossiers de sortants au niveau de l’unité 30 et de la réanimation.
- Vérifier si une personne de confiance a été désignée par le patient, dans le cas contraire, recueillir ses informations auprès du patient et faire compléter la fiche « personne de confiance » que l’on doit ensuite scanner dans « documents externes ».
- Scanner les documents et insérer les imageries d’une part des sortants, mais aussi les documents venant de l’extérieur (Bilan pompiers, SMUR, ECG, CR hosp, bio, lettre MT ) des patients hospitalisés.
- Scanner les dossiers transfusionnels et les archiver dans SPARK, puis les verser aux archives centrales.
- Taper, corriger, insérer les courriers des sortants dans DX-Care et adresser par mail si possible, sinon par courrier, une copie aux différents correspondants.
- Quelquefois, des patients sont revus en consultation à l’unité 12 (hôpital de jour), les consultations doivent être programmées, les patients doivent être prévenus et le courrier doit être tapé à l’issue de la consultation.
- Répondre aux différents appels téléphoniques et aux différents mails.
- Scanner les cartes de groupe sanguin et adresser au patient la partie qui lui revient.
- Tous les documents scannés sont conservés dans une boîte à archive que l’on doit faire parvenir aux archives centrales.

**Hebdomadairement**:

- Imprimer la liste des sortants de la semaine (du mercredi au mercredi) ainsi que l’UF d’hospitalisation : réanimation, unité de surveillance continue, ainsi que les dates d’entrée et de sortie et enfin la destination du patient à sa sortie (transfert dans une autre unité, domicile, décès). Il faut s’assurer que, pour chaque sortie, un courrier médical a été fait.

Cette liste sera revue avec les médecins et permet de faire le point sur les éventuels courriers manquants.
- Faire sur ICCA le codage des actes pour chaque hospitalisation.
- Participation au staff éthique du service et rédaction du compte-rendu que l’on transmet au cadre qui le corrige et l’envoie par mail à l’ensemble du personnel.
- Tous les quinze jours, taper le courrier de consultation du Dr. CAMOU, dicté sur Dx-Care par dictée numérique.

**Mensuellement**:

- Taper le tableau de garde Réanimation, Urgences, Cardiologie.
- Sur le planning des médecins du service, la secrétaire peut être amenée à compléter les noms des médecins de garde.
- Contribuer avec le Dr. GUISSET à l’établissement de la liste de garde Séniors du service et à sa correction.

**A la demande**:

- Certains patients, ou lors d’un décès, certains ayant-droits, peuvent demander la copie du dossier d’hospitalisation. Il faut alors faire évaluer par un médecin le nombre de copies à transmettre, en faire part au secrétariat des Admissions par mail ou par fax et attendre leur retour avant de faire les photocopies et de les envoyer à la personne concernée par lettre recommandée.
- A la demande du cadre, faire le point des traçabilités incomplètes renvoyées par l’EFS afin de renvoyer les fiches complétées.
- A l’arrivée des nouveaux internes, il faut créer pour chacun leur compte via-trajectoire et les initier.
- Le papier en-tête est mis à jour à la demande de la secrétaire (changement de CCA, cadre, etc ).
- Répondre à la TIM dans le cadre du PMSI (manque score SOFA, IGS2, etc ).
- Des missions ponctuelles peuvent être confiées à la secrétaire : récupérer des dossiers de patients par exemple.
- Faire les commandes de papèterie sur Lyréco avec la secrétaire des urgences (budget commun).
- Participer aux études cliniques (avec centres).

**Fonctionnement avec les urgences**:
La secrétaire des urgences travaille dans le même bureau que la secrétaire de réanimation.

Chacune d’elle peut être amenée à remplacer l’autre, dans les tâches urgentes, en cas d’absence.

Contacts avec le secrétariat MIR Pellegrin (lien).

Etre en lien avec l’équipe médicale, paramédicale et l’encadrement

contact : CARNIS Fanny coordinatrice des secrétariats médicaux poste 22672

**Profil recherché**:
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Service Patient, Dx Planning,)

Savoir planifier les différents examens complémentaires selon la prescription médicale.

Etre autonome, méthodique et rigoureuse dans l’organisation et l’exécution de son travail

Faire preuve de rigueur dans l’utilisation des outils de communication

Faire preuve d’adaptabilité et d’anticipation

Faire preuve de rapidité dans la prise de décision

Avoir le sens de l’initiative dans son champ de compétence

Connaitre et appliquer les procédures liées à la programmation

Faire preuve de ponctualité et d’assiduité au travail

Savoir analyser les situations, prendre des initiati