Assistant(E) D'elu

**Descriptif et missions**: L’assistante d’élu joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien du mandat de l’élu. Elle assure un soutien administratif, logistique et relationnel de proximité. Elle facilite l’organisation de ses activités, prépare ses dossiers et événements, assure le lien avec les services de la collectivité, les partenaires institutionnels, les administrés et les autres élus. Elle contribue ainsi à l’efficacité et à la fluidité du travail de l’élu dans l’exercice de ses fonctions.

Activités

1. Gestion administrative et organisation personnelle de l’Élu:

- Organisation de l’agenda de l’élu : Planifier et optimiser les rendez-vous en fonction des priorités politiques et institutionnelles ; gérer les imprévus et assurer un suivi rigoureux du planning.
- Préparation et suivi des dossiers : Constituer, organiser et mettre à jour les dossiers de fond nécessaires aux réunions, conseils municipaux, interventions publiques et comités ; anticiper les besoins documentaires de l’élu.
- Traitement des documents : Rédiger et mettre en forme courriers, notes, discours, comptes rendus ou éléments de langage à destination de divers publics.
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2. Interface entre l’élu, les services et les interlocuteurs externes:

- Accueil et traitement des sollicitations : Gérer la correspondance papier et électronique de l’élu ; filtrer et hiérarchiser les demandes entrantes (citoyens, associations, partenaires, élus...).
- Lien avec les services municipaux et partenaires : Assurer un rôle d’intermédiaire entre l’élu et les services internes ou les acteurs extérieurs, pour fluidifier les échanges d’informations et garantir le bon traitement des dossiers.
- Suivi des engagements : Assurer le suivi des décisions prises par l’élu, relancer les services concernés, vérifier l’avancement des actions.
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3. Organisation logistique et accompagnement terrain:

- Préparation des réunions et déplacements : Organiser la logistique des réunions internes et externes (réservations, ordre du jour, convocations), prévoir les déplacements (transports, hébergements, éléments de langage).

**Profil recherché**: Profil requis
- Formation : Diplôme en assistanat de direction, secrétariat ou gestion administrative (niveau Bac +2 ou équivalent).
- Expérience : Une expérience dans l’environnement institutionnel, politique ou administratif est vivement souhaitée.
- Qualités personnelles : Discrétion absolue, sens du service public, esprit d’équipe, loyauté, grande disponibilité et réactivité.

Compétences requises
- Excellentes compétences organisationnelles : Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches avec rigueur et méthode.
- Aisance relationnelle et diplomatie : Sens de l’écoute, de la discrétion, aptitude à représenter l’élu avec professionnalisme.
- Maîtrise des outils bureautiques : Très bonne connaissance des logiciels de traitement de texte, tableurs, outils collaboratifs et de messagerie.
- Compétences rédactionnelles solides : Capacité à synthétiser, reformuler et rédiger avec précision dans un langage adapté aux différentes cibles.
- Réactivité et autonomie : Capacité à s’adapter à un rythme soutenu et à prendre des initiatives dans le respect du cadre politique.

**Avantages liés au poste**:
**Avantages collectifs au travail**:
**Description de la collectivité**: La Ville d’Arles est située dans le Département des Bouches du Rhône (13) en région Provence Alpes Côte d’Azur et compte 52 857 habitants.

La Ville est membre de la Communauté d’Agglomération Arles-Crau-Camargue-Montagnette.