Assistant Administratif

Rattaché(e) à la Direction Technique, en sa qualité d’Assistant administratif, les attributions seront notamment les suivantes:

- **Au quotidien/ traitement des demandes magasin**

- Traitement quotidien des demandes magasin / pré-demandes

- Vérification auprès des directeurs magasin et de la Directrice Technique de la fiabilité la demande (description de la panne)

- Transformation de la pré-demande en demande d’intervention

- Envoi de la demande d’intervention (DI) au prestataire - faire faire plusieurs devis si montant important

- A J+1, vérification de l’état d’avancement de la DI dans GDM

- A J+2, vérification de l’intervention auprès du directeur

- Transmission du devis auprès du service technique

- Enregistrement du devis contresigné dans GDM

- Transmission du bon pour d’accord au prestataire via GDM

- Demande auprès du prestataire de la date d’intervention via GDM

- Relance des demandes en attente de devis, de date d’intervention, de facture. auprès des prestataires via GDM deux fois par semaine

- Rapprochement entre le devis et la facture. Si facture ok et DI clôturée, enregistrement de la facture

- Enregistrement en PDF renommé du double de facturation dans un dossier commun pour partage avec le service comptabilité

2. **Gestion du préventif et du réglementaire (froid, sécurité incendie)**

- Saisie dans GDM des plannings de nettoyage des meubles froids, donnés par ACR mensuellement

- Transmission aux DM et MR des dates d’intervention à S+1

- Constitution du dossier de suivi du nettoyage par magasin (certification de réalisation)

- Vérification de la bonne exécution de la prestation. Report si nécessaire

- Démarche identique pour les portes automatiques et les montes charges sauf concernant la planification

3. **Q18 - vérifications réglementaires périodiques électriques**

- Suivi des alertes Quali Consult

- Edition, sur Quali Consult, de 3 rapports:

- Rapport de vérification périodique des installations électriques / code du travail
- Rapport technique
- Q18

- Envoi de ces rapports aux prestataires (électricien/ascensoriste/froid/matériel de manutention/gaz) pour les levées de réserves et saisie de la demande dans GDM

- Transmission aux magasins des jours d’intervention

- Suivi dans GDM comme pour les demandes d’intervention magasin (cf point 1)

- Enregistrement dans le dossier (G technique) de toutes les pièces

4. **Préparation des commissions de sécurité**

- Information du DM/MR/DR d’une prochaine commission de sécurité

- Information des différents services concernés par la commission de sécurité (formation, exploitation, Antoine) - et récupération des documents (ex : formation)

- Constitution du dossier administratif et classement des pièces dans le G technique- Rapports de vérification
- Factures et/ou certificats, contrats concernant extincteur, RIA, alarme incendie, DAE, désenfumage,
- issues de secours, éclairage de sécurité, plan magasin + signalétiques d’évacuation et d’information (ex TGBT)
- Vérification auprès du DM de la présence du registre de sécurité

- Constitution d’un dossier papier de ces éléments pour remise au magasin concerné

Même démarche à la suite de la visite de l’inspection du travail, CRAMIF ou demande d’un syndic/copropriété.

5. **Alimentation de la base de données GDM**

- Autorisations administratives

- Plans

- Contrats

- Commissions

- Données prestataires

- Répartitions

6. **Suivi des indicateurs**

- Mise en place de tableau de bord de suivi de l’activité via GDM

- Pannes récurrentes par magasin

- Réactivité des prestataires

- Suivi des sinistres

- Clôture des demandes

D’une manière générale, le Salarié sera chargé de l’ensemble des travaux d’ordre administratif qui seraient rendus nécessaires par les besoins du service.

Nous recherchons un-e professionnel-le rigoureux-se et adaptable, capable de gérer efficacement son temps et de communiquer avec aisance. Vous êtes doté-e d’une attention particulière aux détails, essentielle pour garantir la précision des informations traitées.

Votre capacité à vous adapter à un environnement dynamique et votre bon niveau de communication écrite et orale seront des qualités déterminantes.

Compétences comportementales:

- Organisation : Vous savez structurer vos tâches pour optimiser votre efficacité.
- Communication : Vous êtes à l’aise pour échanger avec différents interlocuteurs.
- Attention aux détails : Vous veillez à la précision des informations traitées.
- Gestion du temps : Vous savez prioriser vos tâches pour respecter les délais.
- Adaptabilité : Vous vous ajustez facilement aux changements et aux nouvelles situations.