Executive Administrative Assistant

Distech Control's success and reputation is fueled by our team of world-class employees. We are looking for qualified individuals who strive to succeed and are willing to actively contribute to our continued growth. Distech Controls values its team members and offers them a modern and motivating work environment, as well as competitive salaries and benefits.

**Who is Distech Controls?**

Distech Controls is a Canadian company located in Brossard, on the South Shore of Montreal (QC), with a European headquarters in Brignais (Lyon), France. We are proud to be part of the Acuity Brands’ family since 2015. Our mission is to connect occupants to connected buildings to improve well-being, space management and energy efficiency through our cutting-edge technologies and services. Our passion for innovation, quality and sustainability guides our business every day, as we pave the way for a bright, productive and connected world.

**Why work for Distech Controls?**
- Innovative company
- Dynamic workplace
- Open-minded company
- Constantly evolving company
- Modern workplace designed for our employees

**DCSAS - DCSAS - Distech Controls SAS (European Headquarter)**
- Company Agreement:

- Profit sharing
- CET (Time Savings Account)
- RTT
- Bicycle mileage allowance
- Good level of supplementary health coverage
- Billiards
- Fresh fruit every week
- Restaurant ticket
- SEO premium

**Description de poste**:
Nous recrutons au sein de notre Siège européen Distech Controls notre futur(e) Office Manager / Assistant(e) de direction.

Rattaché(e) au Directeur Général Délégué Distech Europe, il/elle s'assurera du bon fonctionnement du bâtiment à Brignais tout en apportant un soutien administratif au Comité de Management local, garantissant ainsi le bon fonctionnement des activités quotidienes et le respect des normes de qualité.

**Missions principales**:
Gestion des bâtiments - Services généraux
- Identifier et consolider les besoins en services généraux au sein de l'organisation.
- Identifier les prestataires de services potentiels et fournir une comparaison de prix pour faciliter la sélection du prestataire en collaboration avec le Directeur Général Délégué
- Assurer le suivi des prestaires et être leur contact principal.
- Gérer les relations avec les prestataires réguliers (p. ex. nettoyage), suivre la qualité du service, surveiller la conformité aux contrats.
- En relation avec le Chargé des Services Généraux au Canada, contribuer à l'harmonisation de l'expérience salariés sur tous les sites Distech

Réception et communication
- Assurer la réception téléphonique et rediriger les appels de manière professionnelle.
- Offrir un accueil chaleureux et professionnel aux visiteurs, en répondant à leurs besoins et en les guidant vers les contacts appropriés.

Préparation et coordination des événements sur site
- Contribuer ou préparer et coordonner des événements tels que des visites de clients, des activités « employer branding » et d'autres événements internes, en veillant à ce que chaque détail soit prise en compte pour assurer le succès des initiatives.
- Gérer la logistique des événements, y compris les réservations de chambres, les réservation de repas et la coordination avec les différentes parties prenantes impliquées.

Gestion du budget
- Collaborer à l'élaboration du budget annuel des services généraux du site.
- Faire le suivi budgétaire.

Soutien au Comité de Management local
- Fournir un soutien administratif au Comité de Management local y compris la préparation de documents, la prise de notes pendant les réunions et la gestion de l'ordre du jour.
- Aider à organiser et à coordonner les réunions du Comité, en veillant à ce que tous les participants disposent de l'information nécessaire.

**Profil recherché**:

- Minimum 3-5 ans d'expérience pertinente dans un poste similaire
- Connaissance avancée des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Maitrise du français et de l'anglais (à l'écrit et à l'oral)
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Capacité à travailler de façon autonome et à gérer de multiples priorités.
- Solides compétences en communication, tant verbale qu'écrite.
- Esprit d'équipe et capacité de collaborer efficacement avec divers intervenants.
- Soucieux du détail et consciencieux
- Attitude proactive active
- Capacité à gérer les demandes urgentes

LI-DR1