Assistant-e de La Chefferie de Service Pmi

**Le Département de la Seine-Saint-Denis**

**Qui sommes-nous ?**

Avec **8 000 agent-e-s départementaux** et près de **200 métiers**, le Département de la Seine-Saint-Denis est le **premier employeur public du territoire**. Nos missions couvrent des **domaines variés** tels que le social, la petite enfance, l’éducation, l’aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.

**Employeur responsable**, nous œuvrons à ce que **notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire**. Ainsi, nous sommes fiers d’être la **première Collectivité à avoir été doublement labellisée** : Diversité et Égalité Femme / Homme.

**Direction**:
Au sein du pôle Solidarité, la direction de l’enfance et de la famille se compose de trois services ; le service de l’Aide sociale à l’Enfance, de la Protection Maternelle et Infantile et le service des crèches.

Le Service de la Protection maternelle et infantile a une mission de prévention, de proximité en direction de la petite enfance, des femmes enceintes et des jeunes. Des projets collectifs sont menés sur des thèmes très divers : promotion de la santé bucco-dentaire, prévention de l’obésité infantile, prévention du saturnisme, prévention de la maltraitance, prévention des accidents domestiques, prévention des grossesses non désirées, prévention des violences faites aux femmes.

Le service est composé de 26 circonscriptions, 113 centres de PMI (dont 88 départementaux et 29 municipaux) et 130 centres de planification familiale

**Raison d'être du poste**:
Placée sous l’autorité du chef de Service, l’assistante de la chefferie de Service aura notamment pour missions la coordination et l’organisation de l’activité, l’accueil, la gestion du courrier ainsi que l’organisation de la circulation de l’information interne.

**Missions principales**:

- Assister la chefferie de Service au cours de certaines réunions et prendre des notes afin de préparer des comptes-rendus synthétiques.
- Organisation et préparation des différentes réunions du Service : avec les cadres, les bureaux techniques), la Direction de l’Enfance et de la Famille, le DGA du secteur et avec les élus. Veiller à la diffusion des dates et ordres du jour et la préparation des fonds de dossiers.
- Suivi des courriers signalés en lien avec la secrétaire, des fiches projets et tableaux reporting, des documents demandés par la DEF, le DGA, le DG
- Gestion administrative des dossiers importants (ouverture, constitution, suivi, courriers ; tenir un échéancier des réponses ou réunions à venir et garantir les échéances)
- Accueil physique et téléphonique : être l’interlocuteur privilégié des collaborateurs de la Direction générale, de la DEF et des Vices-Présidents.
- Suivre les ordres du jour, planning, relevés de décisions, suivi des réunions, notamment les réunions récurrentes avec la Direction de l’Enfance et de la Famille, avec le DGA du secteur et avec les élus, ainsi que les réunions avec les cadres du service de PMI ; organiser la constitution et la diffusion des fonds de dossier.

**Profil**:

- **Relationnelles**:

- Sens relationnel et goût du travail en équipe,
- Rigueur, organisation et discrétion,
- Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité
- **Organisationnelles**:

- Autonomie et esprit d’initiative,
- Savoir rédiger des comptes rendus de réunions
- Savoir mesurer l’urgence et alerter le cas échéant,
- Disponibilité et polyvalence au sein du secrétariat de la direction de Service,
- **Techniques**:

- Savoir élaborer des outils de suivi, de classement ainsi que des procédures partagées de travail,
- Connaître la charte dactylographique départementale,
- Maîtriser la syntaxe et l’orthographe,
- Maîtriser les outils bureautiques et les techniques du secrétariat.
- Connaître les initiatives du Département dans le domaine de la santé maternelle et infantile et de la planification familiale.

**Informations complémentaires**:
**Diplômes requis**: BTS de secrétariat de direction ou une expérience dans un secrétariat de direction sont souhaités

**Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire **:Expérience dans l’organisation d’un secrétariat de direction

Le poste ouvre droit à la NBI de 10 points secrétariat obligations spécifiques

Tous nos postes sont handi-accessibles