Secretaire Medicale Pour Les Missions de

**Descriptif**

Présentation du Centre hospitalier de Cayenne:
Principal établissement public de santé de la Guyane, le CHC a une vocation régionale et des missions universitaires sur le territoire guyanais. Il offre près de 800 lits et places en court séjour, SSR, psychiatrie et gériatrie, organisés en 8 pôles cliniques et médico-techniques avec 2500 ETP non médicaux et 300 ETP médicaux.
Le CHC assure le fonctionnement de 16 centres délocalisés de prévention et de soins (CDPS) réalisant une activité unique de soins, de prévention, d’éducation à la santé et de veille sanitaire sur l’ensemble du territoire guyanais. En 2021, les CDPS ont assuré 179 028 consultations, 3132 mises en observation et réalisé 1049 transferts urgents.
Cette activité requiert un fort soutien depuis Cayenne pour faire le lien avec les services du CHC lors du passage des patients.
Définition du poste:
Planifier les activités (agenda des consultations, admission,...) et assurer le suivi administratif (dossiers médicaux, convocations,...) des CDPS...
Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient
Organiser les missions logistiques des médecins spécialistes de Cayenne vers les CDPS
Missions/Activités principales:

- Contact téléphonique avec les patients et les familles
- Lien avec les personnels des CDPS
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements...)
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)
- Identification et recensement des besoins et attentes des patients, des familles en lien avec les CDPS
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
- Tenue à jour du dossier patient
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
- Organisation de la logistique (déplacements, hébergements) des missions spécialistes de Cayenne vers les CDPS en lien avec le service logistique.

Autres missions:
Selon l’évolution de l’activité, des classements, archivages et travaux administratifs divers seront à réaliser à la demande du responsable administratif et financier.
COMPÉTENCES SOUHAITÉES:
Savoir-être:

- Sens de l'organisation, rigueur et dynamisme
- Capacité d’adaptation

Savoir-faire:

- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

CONNAISSANCES REQUISES
Description Niveau de connaissance
Maîtrise des outils bureautiques (tableur, traitement de texte) Approfondi
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Opérationnel
Codage des acte Opérationnel
Communication Opérationnel
Droit des usagers du système de santé Opérationnel
Réglementation des archives Général
Secrétariat Approfondi
Vocabulaire médical Approfondi
Caractéristiques du poste:
Positionnement hiérarchique:

- Responsable Administratif et Financier CDPS et coordinatrice des projets CDPS

Positionnement fonctionnel:

- Responsable de la logistique

Relations internes:

- Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients
- Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
- Services médico-techniques de l'établissement pour la réalisation d'examens complémentaires

Conditions de travail et niveau requis:

- Niveau Bac (Bac technologique, professionnel,...) à Bac + 2 en secrétariat ou sciences médico-sociales
- 70% soit 24.5 heures hebdomadaires réparties hors week-ends et jours fériés
- 25 jours de congés annuels

**Personne à contacter