Assistant(E) de Gestion

Rejoignez le Groupe MLD, un acteur dynamique et innovant dans la gestion des fluides

Le Groupe MLD est un groupe d'entreprises françaises qui intervient dans de nombreux métiers liés à la gestion des fluides. La philosophie du Groupe est de fédérer des PME en leur apportant la puissance d'un groupe organisé. Fort de ses 6 filiales, le groupe intervient dans différents secteurs comme l'énergie, la sidérurgie, la verrerie, la cimenterie, le bâtiment et les centres de recherche. Le développement des synergies humaines, techniques ou commerciales permet d'apporter aux clients toujours plus de savoir-faire, de service et de réactivité. C'est dans ce sens également que le Groupe a vocation à s'enrichir de talents et de compétences nouvelles.

L’entreprise PFS, pour laquelle nous recrutons un(e) Assistant(e) en gestion commerciale et administrative confirmé(e) est spécialisée dans le stockage, la distribution, la régulation et la supervision de fluides et gaz spéciaux. Nous concevons, réalisons et assurons l’intégration de systèmes complets de gestion de fluide. Grâce à notre savoir-faire et nos équipes réactives, nous savons accompagner les clients dans leurs projets.

Si vous êtes expérimenté(e) dans la gestion des relations clients et que vous souhaitez évoluer dans un environnement stimulant et en pleine croissance, ce poste est fait pour vous

Basé(e) sur le site de Saclay, au cœur du Commissariat à l'Énergie Atomique (CEA), vous serez un maillon essentiel dans la gestion des relations clients et dans le soutien opérationnel de l’équipe. Votre mission ? Apporter un appui complet, à la fois administratif et commercial tout en prenant en charge la gestion des contrats de maintenance et de travaux.

Vos missions clés:
? Secrétariat:

- Assurer les appels entrants (filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné) et sortants (auprès des clients, des fournisseurs, des prospects et des partenaires)
- Traiter les mails et courriers.
- Assurer la gestion des plannings d’astreinte et des bons d'intervention des techniciens.
- Collecter et enregistrer les pointages du personnel.

? Support commercial à la vente:

- Préparer les dossiers d’intervention et la planification en accord avec le chargé d’affaires ou le responsable de maintenance.
- Assurer la relation client : suivi commercial, gestions des incidents, relance pour le recouvrement.
- Gérer les contrats depuis les commandes jusqu’aux livraisons en s’assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes.
- Suivre la finalisation des commandes, régler les réclamations.
- Contribuer à établir des propositions commerciales, élaborer des devis.
- Gestion des approvisionnements : lancer des consultations fournisseurs, négocier les prix et passer les commandes.

? Soutien administratif aux chargés d’affaires avec la gestion des données clients:

- Créer les comptes des nouveaux clients:

- Saisir les informations et assurer le suivi des dossiers (devis, commande/contrat, incidents etc)
- Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients : saisir toutes les informations clients nécessaires au suivi des chantiers et à la facturation
- Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents.
- Contribuer à la préparation des tableaux de bords de suivi d’activités et rédiger les rapports d’activités hebdomadaires et mensuels.
- Effectuer le suivi des travaux et dépenses hors contrat.

? Support comptable:

- Collecter et enregistrer les bons de livraisons.
- Editer les factures de vente.
- Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec le service comptable.
- Vous justifiez d’une expérience significative dans un rôle similaire (assistante commerciale, gestion de contrats, relation client).
- Vous êtes autonome, organisé(e), et avez une excellente gestion des priorités.
- Vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécifiques à la gestion de maintenance (idéalement Batigest et GMAO).
- Vous avez un excellent relationnel et un sens aigu du service client.
- Vous êtes rigoureux(se), polyvalent(e), et avez une grande capacité à gérer des dossiers complexes.

Organiser de façon efficace son temps de travail dans les délais, Etre capable de travailler seul ou en équipe et rendre compte de son activité, Adapter ses comportements à des interlocuteurs différents (collègues, hiérarchiques, services connexes), Assurer la relation client, Utiliser des outils de communication