Secrétaire de Pôle

Vous êtes à la recherche d’un **poste stimulant** ? Rejoignez nous pour faire partie d’une Association, reconnue d'utilité publique, à taille humaine, dont l’engagement pour accueillir des enfants et accompagner leurs familles, dans le cadre de la protection de l’Enfance, est sa raison d’être.

Venez participer à la **dynamique de projets** d’un des services de l’Association (MECS, SEVA, SAU, SJM, PEAD, VPT,), en rejoignant 150 professionnels déjà engagés _toutes les précisions sur notre nouveau site internet_

Le pôle Hébergement recrute **un/une secrétaire de Pôle à temps plein, rémunéré sur la base de la CCN 66.**

Vous bénéficierez de 30 jours de congés annuels et de 9 jours de congés trimestriels supplémentaires.

Rattaché hiérarchiquement à la Directrice de Pôle, il/elle assure une **mission de secrétariat**pour les MECS ainsi qu’une **mission de référence et d’accueil** de proximité du site La Tournelle.

**Tâches principales**:

- Accueil téléphonique, physique
- Réception, distribution, envoi du courrier
- Assistanat de Direction auprès de la Direction de Pôle
- Actualisation des divers documents (suivi mensuel, fiche repas, feuilles des effectifs, cartes de transports )
- Rédaction des divers courriers demandés par la direction
- Participation à certaines réunions, à la demande du Directeur
- Gestion des documents : reprographie, classement, diffusion
- Mise à jour des plannings d’accompagnement des jeunes (WE/ SEM/ DVH)
- Mise à jour des plannings de fonctionnement du service (réunion d’équipe, OPP, synthèses, Projet Personnel du jeune
- Mise en place et suivi du dossier du jeune de l’admission à la fin de prise en charge (création du dossier à l’admission, fiche signalétique, mise à jour des informations), classement des documents, mise à jour de l’ensemble des documents, vérification des dates de validité des documents administratifs,
- Suivi du dossier médical du jeune : CMU, envoi des feuilles de soins, suivi date de vaccins (relance au éducateurs)
- Mise en page des différents rapports et envoi aux différentes instances
- Gestion de la base de données des jeunes
- Gestion des fournitures - stock tampon (scolaires, hygiènes)
- Reporting au département via les différents outils mis en place par et pour le département
- Lien avec les établissements scolaires : inscription, suivi de la correspondance, transmission d’informations
- Réception, centralisation des demandes d’admissions : tenue du registre réponse aux services (refus, date d’admission, etc.)
- Remise des documents au nouveau salarié (contrat, documents de mutuelle/prévoyance )
- Centralisation et transferts des arrêts maladie au siège

**Compétences requises**: secret professionnel, travail en équipe, maitrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur ), qualités rédactionnelles, rigueur et organisation.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 21 271,00€ à 28 635,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/08/2025